Spring’22 Release: Nieuwigheden in Purchase to Pay

Bij Exact innoveren we continu om ondernemingen zo goed mogelijk te blijven ondersteunen, zodat zij grip houden op hun cijfers en de juiste beslissingen nemen. Tijdens de Spring’22 Release stelden we de innovaties van de verschillende oplossingen voor. Ontdek welke nieuwigheden en verbeteringen in de verschillende modules van Purchase to Pay vanaf nu beschikbaar zijn. 

Contractmanagementmodule 

Als je de functie CMM_MAIL_ALL_ATTACHMENTS aanzet, kan je actieve contractbijlagen meesturen met de mail voor de contractaanmaak. Daarnaast kan je zoeken op waarden in een keuzelijst uit een zelf toegevoegd contractveld. De waarde moet dan wel gescheiden zijn door een komma en een spatie. Dan wordt ze getoond in het zoekresultaat.  

Bestelmodule 

Als je de tekst 'Specimen' op je bestelling wil toevoegen, kan je dat activeren via Beheer. Je activeert de Specimen-tekst via Beheer --> Systeemparameters --> Bestellen --> Toon 'Specimen' op ordertemplate voor de bestelstap. 

Verder is de logging van de verzending van een XML-bericht naar een URL (posten van een bestelling) verbeterd. In de workflowhistoriek (te vinden in het actiepaneel van de bestelling) wordt nu de reactie van de ontvangende partij gelogd. Als de verzending van een bestelling niet lukte, kan je als gebruiker hier de reden achterhalen. 

En als je artikelen selecteert in een andere valuta (bv. dollars), dan werd de valuta 1 op 1 geconverteerd naar euro. Dat werd aangepast en voortaan wordt de standaardvaluta van de gebruiker gebruikt.  

Factuurmodule 

Je kan nu foutieve of dubbele betalingen verwijderen uit de applicatie. Dat is mogelijk als je de systeemparameter 'Geïmporteerde betalingen verwijderen' toevoegt. Die systeemparameter is alleen zichtbaar als de betaalmodule niet actief is. Daarnaast kan de goedkeuringsstap gekoppeld worden aan een groep en niet aan de gebruiker. Klik op 'Alles starten' zodat de workflow wordt gekoppeld aan de groep. Dat kan ook als een budgethouder de factuur goedkeurt. Het voordeel van die werkwijze is dat de functioneel beheerder bij een autorisatieaanpassing alleen de budgethouder in de groep moet vervangen en het dus niet meer nodig is om de facturen aan te passen. 

Budgetmodule 

Budgetoverschrijdende facturen worden in de juiste budgetperiode weergegeven. Voor bijvoorbeeld een factuur uit 2021 met boekingsregels met rapporteringsdata 2021 en 2022 worden die nu opgenomen in het respectieve budget van 2021 en 2022. 

Beheermodule 

• Je kan in het interfacevenster van de catalogus aangeven dat de verbinding naar een externe catalogus via 'Secure OCI' moet gaan. Door 'Secure OCI' worden de username en het password beveiligd verstuurd. Dat betekent dus dat als een gebruiker de externe catalogus in de bestelmodule opent er een sessie wordt geopend met een beveiligde communicatie tussen de webshop en P2P. 
• Het beheerscherm van de functionele groepen is verbeterd voor verschillende onderdelen: 
  - De mailnotificatie van de gebruiker in de groep kan nu met één klik worden uitgezet. Klik daarvoor aan het begin van de regel op het 'Wijzig'-pictogram. 
  - Het onderdeel 'Supergroep' wordt alleen zichtbaar bij het aanmaken van een organisatorische groep. De overbodige informatie bij de functionele groep is niet meer zichtbaar. 
  - Via 'Beheren koppelingen' kunnen gebruikers nu eenvoudig worden toegevoegd aan de functionele groep. 
• Bestellingen zonder factuur kunnen uitgesloten worden voor facturatie. In het 'Parameters'-onderdeel kwal een optie bij om aan te geven dat bestellingen zonder gekoppelde factuur ook worden afgesloten voor facturatie.  
• De zoekfunctie werd uitgebreid met identificatienummer, omschrijving en status. 
• Je kan als klant nu je eigen logo uploaden, dat in e-mailberichten wordt getoond.  

Er werden verbeteringen doorgevoerd in de koppelingen met verschillende Exact-applicaties: 

• Exact Globe: bij het aanmaken van een nieuwe leverancier worden records voor adressen en contactpersonen aangemaakt. Dat is onder andere noodzakelijk voor de Globe-interface. 
• Exact Financials: In het exportbericht vanuit Exact Financials zie je - als de startdatum van de periode niet valt in een afgesloten periode - dat de tegenboeking nu voorzien wordt van tags met periodeverdeling. Daarnaast kan je - als er meerdere leveranciers geëxporteerd worden - in de logging zien welke leverancier (niet) succesvol werd uitgewisseld.  

Spring’22 Release

Elk kwartaal brengen wij je op de hoogte van de laatste innovaties en ontwikkelingen in onze producten. Zo kan je altijd het maximum uit je Exact-software halen. Ontdek alle innovaties die we in de Spring’22 Release voorstelden.