Finance
Edificio
Edificio is het bedrijf dat verantwoordelijk is voor het beheer en de verhuur van de Skyhall op Brussels Airport, Hotel Wielemans en de Solvay Bibliotheek te Brussel. Stuk voor stuk exclusieve locaties die worden verhuurd voor evenementen. Edificio is ook verantwoordelijk voor het organiseren van de politieke debatten en conferenties van de organisatie “Friends of Europe”, een onafhankelijke denktank die de open discussie en het creatief nadenken over onderwerpen met een impact op Europa en zijn burgers, stimuleert.
Het hele jaar door wordt er bijna dagelijks een evenement of debat georganiseerd in één van de locaties die Edificio beheert. Het bedrijf hecht enorm veel belang aan de personalisering van zijn facturen. In functie van de klant, wordt het logo van de gehuurde locatie op de factuur vermeld. Hiervoor gebruikt het bedrijf al enkele jaren Exact ProAcc Professional van Exact. De mogelijkheid om facturen snel te personaliseren via deze oplossing betekende voor de administratie van Edificio minder werk en dus tijdswinst.
Het merendeel van ons werk gebeurt momenteel via Exact ProAcc Corporate. Dit betekent tijdwinst, omdat de updates in het systeem nu centraal gebeuren.
De elektronische BTW-aangifte en het afsluiten van de jaarrekening
Ook voor de boekhouding maakte Edificio tot 2 jaar geleden enkel gebruik van Exact ProAcc Professional. In 2007 werd de vanzelfsprekende overstap naar Exact ProAcc Corporate gemaakt. Sinds dat ogenblik doet het bedrijf zijn BTW-aangifte elektronisch en wordt de jaarrekening via deze nieuwe oplossing afgesloten. De overstap is vanzelfsprekend te noemen omdat de medewerkers al vertrouwd waren met Exact Professional. Extra training voor de medewerkers, die bij een overstap naar een nieuw boekhoudpakket van een andere leverancier meestal voorzien moet worden, was dan ook overbodig.
Centralisatie van de gegevens
Bijkomend voordeel van deze oplossing is dat in vergelijking met vroeger de updates die medewerkers aanbrengen in het systeem, nu volledig automatisch en centraal verlopen. Als onderliggende database maakt Exact ProAcc Corporate gebruik van Microsoft SQL Server.
Omdat die updates bij Exact ProAcc Corporate centraal in het systeem gebeuren, wint het team, verantwoordelijk voor de boekhouding, enorm veel tijd. In de periode voor de overstap naar Exact ProAcc Corporate moesten de aanpassingen in de boekhouding op de computers van de medewerkers eerst gecentraliseerd worden op één computer. Pas daarna kon er overgegaan worden tot het afsluiten van de boekhouding.
“Het merendeel van ons werk gebeurt momenteel via Exact ProAcc Corporate. Dit betekent tijdwinst, omdat de updates in het systeem nu centraal gebeuren,” zegt Martine Mvuesa, Accounting Manager bij Edificio. “Enkel het personaliseren van facturen en het transfereren van die facturen naar Exact ProAcc Corporate gebeurt nog via Exact ProAcc Professional. Dit vertegenwoordigt ongeveer 5% van ons werk.”
Op dit ogenblik maakt Edificio zowel gebruik van Exact ProAcc Professional als van Exact ProAcc Corporate. Exact ProAcc Professional wordt nog steeds gebruikt door de ongeveer 15 medewerkers van Edificio voor het inboeken van facturen omwille van de mogelijkheid om facturen te personaliseren. Nadien worden de geboekte facturen getransfereerd naar Exact ProAcc Corporate.
