Florensis spreekt wereldwijd zelfde taal dankzij Exact

Plantenveredelaar koppelt sectorspecifiek ERP-pakket aan finance- en HR-software

Florensis is een van die bedrijven die Nederland op de kaart heeft gezet in de internationale tuinbouwsector. Het bedrijf met wortels in Hendrik-Ido-Ambacht voorziet kwekers van over de hele wereld van jonge planten. De financiële en HR-software van Exact functioneert als een vertaalmachine tussen de verschillende landen waarin Florensis is gevestigd: “We merken dat we internationaal veel meer dezelfde taal spreken. De communicatielijnen zijn korter en dat stimuleert de uniformiteit.”

1 Miljard planten

De internationale logistiek van Florensis is behoorlijk complex. Naast het hoofdkantoor in Hendrik-Ido-Ambacht beschikt Florensis over verkoopkantoren in België, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk, Italië, Polen en Engeland. Productielocaties liggen niet alleen in Nederland, maar ook in Ethiopië, Kenia en Portugal. De 1 miljard jonge planten die Florensis jaarlijks veredelt en produceert vinden hun weg naar professionele kwekers over de hele wereld.

Net als veel tuinbouwbedrijven maakt Florensis gebruik van PAT (Plant Production Administration Trade) voor de orderregistratie, orderplanning, productieplanning en uitlevering en facturatie van jonge planten. De financiële administratie wordt echter niet ondersteund door PAT. Tot voor kort gebruikte Florensis daarvoor diverse financiële pakketten en spreadsheets. In Exact vond de internationale plantenkweker een oplossing die een bewezen koppeling had met het sectorspecifieke ERP-pakket. Ook niet onbelangrijk: de internationale support die Exact levert voor alle landen waarin Florensis actief is.

Italiaanse Btw-regels

“Zo kregen we in Italië ook een Italiaanssprekende consultant die ons hielp bij de implementatie”, aldus Martijn Paarlberg, die als externe projectmanager betrokken was bij de implementatie. “Niet alleen omdat zij de taal spreekt, maar ook omdat zij specifieke kennis heeft over lokale eisen, zoals Btw-regels. Als een consultant op dat vlak kan meedenken, dan helpt dat enorm.”

“Sowieso hadden we een sterke behoefte om onze processen over de verschillende landen heen te uniformeren”, aldus Alexander van der Bijl, CFO van Florensis. “Of het nu gaat om het verwerken van inkomende facturen of de basic boekhoudfuncties, je wilt uniformiteit en uitwisselbaarheid van processen in verschillende landen, zodat je zo efficiënt mogelijk met elkaar kunt samenwerken.”

Salarisverwerking gedigitaliseerd

Naast Exact Globe voor de financiële processen maakt Florensis gebruik van Exact Synergy voor HR. “Synergy heeft ons geholpen om het hele HR-proces te liften naar een volledig workflow-gebaseerd proces”, aldus Martijn Paarlberg. “Niet alleen de salarisverwerking is nu gedigitaliseerd, maar ook alle HR-processen: van recruitment tot tijdregistratie en personeelsregistratie.” Voorheen maakte Florensis gebruik van losse oplossingen voor al deze processen. Het voordeel van de nieuwe geïntegreerde aanpak is dat het eenvoudiger is om kerncijfers op HR-gebied te verzamelen. “We rapporteren regelmatig over personeelsinformatie, zoals in- en uitstroom van medewerkers internationaal en de groei van het personeelsbestand. Met Synergy is het veel eenvoudiger om deze cijfers op internationaal niveau te verzamelen.”

En de samenwerking met Exact? “Vanaf het verkoopproces waren de Exact-consultants uiterst professioneel. Ze hebben behoorlijk diepgaand gekeken naar de functionaliteit en toepasbaarheid van Globe en Synergy voor Florensis. Omdat ze daar veel energie in hebben gestoken, konden wij de implementatie voor een belangrijk deel zelf doen. Dat gebeurde in samenwerking met een stuurgroep van technisch specialisten van Exact.”

Vertaalmachine

Ook na de implementatie lijkt Exact als een goed werkende vertaalmachine te werken. Van der Bijl: “Nu we met zijn allen in één pakket werken, merken we dat we veel meer dezelfde taal spreken in verschillende landen waarin we actief zijn. De communicatielijnen zijn korter en dat stimuleert de uniformiteit.”