Podcast: uurtarief werkt inefficiëntie in de hand

Hij omschrijft zichzelf als een eigenwijze man, is afkomstig uit een ondernemersfamilie en heeft een duidelijke visie op Accountancy en de positie die zijn kantoor in die branche inneemt.  

Tijdens deze derde aflevering van de podcast Exact Spod On ging Boudewijn Pothoven in gesprek met Marcel Spoelstra van Spoelstra Accountancy Services. Dit kantoor in Landsmeer maakt er een punt van geen uurtarief te hanteren, want dat ziet hij als een stimulans voor inefficiëntie. Wat is de filosofie achter dit prijsmodel? Dat bespraken de heren op 26 mei.  

Gericht op het mkb

“Ik ben Marcel Spoelstra en ik ben registeraccountant en eigenaar van een accountantskantoor met vier mensen, waaronder ik zelf. Wij richten ons op het mkb. Veel van onze klanten zijn familiebedrijven die beschikken over oud kapitaal, dat komt in deze regio relatief veel voor. Sinds vijf jaar halen wij steeds meer nieuwe klanten binnen via het internet. Dat werkt voor ons erg goed, en ik controleerde zojuist mijn boekhouding en wij staan op een omzet van plus 30% op dit moment.”  

“Betekent dit dan ook dat een zzp’er bij jou niet terecht kan voor je dienstverlening?”, vraagt Boudewijn. Marcel: “Als je niet voldoet aan ons klantprofiel sluit ik je niet meteen uit, maar een zelfstandige zonder personeel kan in mijn optiek beter aankloppen bij een administratiekantoor. En dit was voorheen wel anders, want tot zes jaar geleden hingen wij de vlag uit als er een nieuwe klant bij ons aanklopte. Nu is dat wel anders, wij halen maandelijks 1 tot 2 nieuwe klanten binnen.” 

Omslagpunt

Wat is Marcel dan zes jaar geleden anders gaan doen? “We hebben ons duidelijker in de markt gepositioneerd, nagedacht hoe onze ideale klant eruit ziet en we hebben onze processen anders ingericht. Onze visie is erop gericht klanten te helpen successen te bereiken. En door dit duidelijk te vermelden,  trek je ook klanten aan waar deze boodschap bij resoneert. Dat is echt anders dan puur klanten te helpen bij het behalen van fiscale voordelen.” 

Luisteren 

Terug naar het heden en de huidige omstandigheden. Voor zijn circa 100 klanten is Marcel vooral een luisterend oor, want dat was waar ze nu behoefte aan hebben. Hij schreef een blog waarin hij oproept niet in paniek te raken en deelt daar praktische stappen die ondernemers kunnen nemen om met de omstandigheden om te gaan. De impact van corona op zijn planning is fors, want het had niet op een beroerder moment kunnen komen. Voor accountants draait de maand april om aangiftes en btw en in plaats daarvan was hij bezig met mailen en subsidieaanvragen. “Alles gaat nu digitaal. De spreekkamers op kantoor zijn aangepast zodat iedereen online  ondernemers kan onderwijzen over hun jaarrekeningen en aangiftes kan bespreken. We missen wel het fysieke bezoek aan onze klanten en de dingen die je ziet op een locatie, maar we missen geen omzet.”  

AAAS -  Accountancy as a service 

30% van de accountants verwachten een omzetdaling. Voor zijn kantoor ziet Marcel dat anders. “De omzet is gegroeid om twee redenen, nieuwe klanten en klanten van een grotere omvang. Daarnaast  bied ik bestaande klanten aanvullende diensten aan in abonnementsvorm.” 

Marcel gaat verder: “Het is meer dan een prijsmodel; het is een dienstverleningsmodel. Ik ben niet de goedkoopste accountant, maar ik werk met een vaste prijs. Dus je ontvangt geen uurtarief van mij, maar een vast bedrag voor het uiteindelijke resultaat. Zo weten mijn klanten vooraf wat het gaat kosten. Het geeft ze zekerheid en voorkomt nare verassingen achteraf. En ik geef ze de mogelijkheid in termijnen te betalen.    

Dit model maakt het een stuk laagdrempeliger om mij te benaderen en andersom; ze schrikken niet als ik ze bel.”  

Een gebrek aan lef 

Value Based Pricing klinkt heel logisch, concludeert Boudewijn. “Waarom is het nog geen gemeengoed in de branche?”, vraagt hij zich af. Volgens Marcel stamt dit uit het verleden. “Als je bij je eerste werkgever leert je uren te schrijven en door te belasten, is het logisch dat je die werkwijze overneemt. Maar ik zie een verschuiving in het betalen van bijvoorbeeld je auto, het streamen van muziek of films of je abonnement van de sportschool. Het is steeds vaker mogelijk iets te leasen of een abonnement af te sluiten. Ik bewijs met mijn kantoor dat dit uitstekend werkt, maar daar heb je wel durf voor nodig.” 

Noodzaak tot veranderen 

“Niet zozeer de huidige crisis, maar wel de technologische ontwikkeling die we nu doormaken zet aan tot verandering”, volgens Marcel. Als voorbeeld haalt hij Scan&Herken aan, een tool die het verwerken van een factuur of bon digitaliseert en deel uitmaakt van een volledige digitale verwerkingsstaat. “Hoe wil je dit offreren aan je klant, als je niet kan aantonen hoeveel tijd die verwerking jou als accountant nog kost? In feite beloont deze manier van werken inefficiënt werken en verrassend genoeg accepteren klanten dit nog steeds.

Vroeger gaf je aan hoeveel tijd het boeken van een order kostte en koppelde je daar een uurtarief aan. Maar alles gaat nu digitaal en gebeurt in enkele secondes; hoeveel tijd ben jij daar als accountant aan kwijt en welk uurtarief koppel je daaraan?”  

Mindset 

“Het vergt een aantal stappen en iedereen binnen je organisatie zal erin mee moeten gaan, dus gooi niet zomaar je prijsstelling om. Standaardiseer je werkprocessen, liefst in de Cloud. Omschrijf duidelijk wat je dienstverlening wel en niet omvat, maak prijsafspraken met je klanten en start met periodiek factureren.” 

Drie adviezen van Marcel 

• Zorg dat je boekhouding bij is. Misschien niet iedere dag, maar zeker minimaal 1 keer per week. Snel factureren betekent snel incasseren. 
• Maak een planning en een begroting op. Je hebt een exploitatiebegroting nodig, wat verwacht je dit jaar om te zetten? 
• Stel een cashflowforecast op. Bijvoorbeeld de maand mei, waarin ondernemers vakantiegeld moeten uitbetalen.  

Marketing is een investering 

Zelf gaat hij niet zoveel anders doen. Ook niet de vaste lasten omlaag brengen door te stoppen met sales en marketing, zoals hij andere organisaties zag doen. Want juist in deze moeilijke tijden moet je zichtbaar zijn. En Marcel ziet marketing niet als een kostenpost, maar als een investering.  

Tot slot vraagt Boudewijn Marcel naar de impact die de crisis heeft gehad op de toekomst van zijn bedrijf. “Ieder jaar maakte ik beroepshalve een mooie reis naar Amerika of Australië, omdat die landen vooroplopen qua ontwikkeling. Dat zal er dit jaar waarschijnlijk niet in zitten. Maar dat is niet zo erg, de grootste impact van corona zit voor mij in het sociale aspect. Want ik mis nu vooral het klantcontact.” 

Podcast

Wil je nooit meer een aflevering missen van de podcast Exact Spod On? Abonneer je dan op ons kanaal.