Btw-aangifte doen? Dit moet je weten + handige tips

Ben je ondernemer, dan is het in de meeste gevallen een klusje dat elk kwartaal weer terugkomt: de btw aangifte. In de btw aangifte geef je aan hoeveel belasting je hebt ontvangen en hoeveel belasting je hebt betaald. Vervolgens bereken je welk btw bedrag je de Belastingdienst nog verschuldigd bent, of hoeveel je juist nog van hen moet ontvangen. Wanneer je btw aangifte gaat doen, zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Wij zetten dit voor je op een rij én geven je handige tips om zo makkelijk mogelijk je btw aangifte in te vullen. 

Hoe doe je btw aangifte?

Om als ondernemer btw aangifte te kunnen doen, moet je onderneming aangemeld zijn bij de Belastingdienst. Dit gebeurt automatisch wanneer je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Vervolgens ontvang je van de Belastingdienst een brief met daarin een gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kan je inloggen op de omgeving van de Belastingdienst en digitaal je btw aangifte doen.

Wanneer doe je btw aangifte?

In principe doe je als ondernemer ieder kwartaal btw aangifte. In sommige gevallen is het ook mogelijk om maandelijks of jaarlijks je btw aangifte te doen. Hiervoor gelden bepaalde voorwaarden. Daarnaast hoef je in de meeste gevallen helemaal geen btw aangifte te doen wanneer je meedoet aan de kleineondernemersregeling.

Wat gebeurt er als je te laat bent met de btw aangifte?

Als ondernemer is het je eigen verantwoordelijkheid om op tijd de btw aangifte te doen. Wanneer je meer dan 7 dagen te laat bent met het indienen van de btw aangifte, krijg je een naheffingsaanslag en een boete. De hoogte van de naheffingsaanslag verschilt per situatie; de boete bedraagt standaard €68.

Het boetebedrag is natuurlijk wel te overzien, maar toch is het zonde van je geld. Om boetes en naheffingsaanslagen te voorkomen, is het daarom belangrijk dat je zelf de uiterste aangite- en betaaldatums in de gaten houdt. Tip: de app Btw-Alert geeft je een seintje op het moment dat je aangifte kan doen.

Kan je uitstel aanvragen voor de btw aangifte?

Het is mogelijk om uitstel voor de btw aangifte aan te vragen, maar de Belastingdienst keurt dit alleen bij hoge uitzondering goed. Neem daarom contact op met de Belastingdienst voor meer informatie over uitstel van de btw aangifte. 

Kan je je btw aangifte corrigeren?

Ja, als je een fout hebt gemaakt in de btw aangifte, dan kan je een correctie doorgeven. Dat doe je door een suppletie aangifte in te dienen. Dit hoeft alleen bij bedragen van meer dan €1000. Kleinere bedragen mag je verwerken in de eerstvolgende btw aangifte. 

Tips om je btw-aangifte zo makkelijk mogelijk te maken

Je kunt je administratie uitbesteden aan je boekhouder of accountant, of je kan dit zelf doen. Veel ondernemers zonder administratief medewerker(s) zien hun belastingaangifte als een bijzaak en zijn te druk met hun werk bezig. Ze sparen hun bonnen op en leveren ze net voor de deadline in bij hun accountant. Of ze voeren deze in een spreadsheet. Herken je dit? Dan ervaar je de ongemakken wellicht. Als je op het laatste moment aan je administratieve verplichtingen wil voldoen, loop je de kans dat er wat tussenkomt dat net wat meer prioriteit heeft. Gevolg: je bent te laat met je aangifte. Wil je dit voorkomen? Ga dan aan de slag met de volgende tips.

• Zorg dat je administratie goed op orde is. Spaar je inkoop- en verkoopfacturen niet het hele kwartaal op, maar werk regelmatig je administratie bij. Kies bij voorkeur een vast tijdstip in de week - of als je veel facturen hebt - per dag om dit te doen. Dat maakt de btw aangifte niet alleen makkelijker; je krijgt ook een beter beeld van je omzet en winst. Zo is je administratie niet alleen een moetje, maar een waardevolle databron voor zakelijke beslissingen.
• Let op de factuurvereisten. Je mag alleen de btw verrekenen als een factuur aan jou geadresseerd is. Er zijn enkele uitzonderingen: de pinbonnen bij de benzinepomp of pinbonnen bij winkels die gerelateerd zijn aan je zakelijke rekening.
• Doe je veel zaken met dezelfde leveranciers, vraag dan om een verzamelfactuur. Je krijgt dan 1 factuur per maand in plaats van al die losse bonnetjes met kleine bedragen. Leveranciers zijn overigens niet verplicht om een verzamelfactuur te verstrekken, maar als jullie een goede verstandhouding hebben, dan is de kans groot dat je er een krijgt. Dat scheelt je een hoop invoerwerk (of geld als je het invoeren overlaat aan je boekhouder of accountant).
• De leesbaarheid van bonnetjes is beperkt omdat de inkt na verloop van tijd verbleekt. Maak daarom kopieën of foto's. Beter nog: scan ze in. Dat maakt het bewaren van je bonnetjes een stuk eenvoudiger.  

Nog makkelijker

Met deze tips bespaar je al een hoop tijd op je btw aangifte. Maar het kan nog makkelijker, namelijk door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hierin houd je heel eenvoudig je administratie bij. Die kan je vervolgens delen met je boekhouder, zodat hij minder tijd kwijt is aan jouw boekhouding. En heb je geen boekhouder, dan draai je in een handomdraai een overzicht uit wat je kan gebruiken om zelf je btw aangifte te doen.