Een digitale factuur: wat zijn de voordelen?

Steeds vaker wordt de traditionele papieren factuur vervangen door een digitale factuur. Dat is logisch, want het verwerken van een digitale factuur gaat een stuk makkelijker en sneller. Maar wat is een digitale factuur eigenlijk? Wat zijn de voordelen? En hoe maak je ze? In dit artikel leggen we het je uit.

Wat is een digitale factuur?

Een digitale factuur is een factuur die je digitaal kan versturen, inzien en verwerken. Vaak is dit een PDF-bestand die je per e-mail verstuurt of ontvangt. Qua lay out ziet een digitale factuur er meestal hetzelfde uit als een papieren factuur.

Waar moet een digitale factuur aan voldoen?

Voor een digitale factuur gelden dezelfde eisen als voor een papieren factuur. Voldoet je digitale factuur aan deze eisen van de Belastingdienst, dan is hij rechtsgeldig.

Wat zijn de voordelen van een digitale factuur?

Eerder noemden we al dat het verwerken van een digitale factuur makkelijker en sneller gaat dan het verwerken van een papieren factuur. Maar dat is niet het enige voordeel. We zetten alle voordelen op een rij.

1. Een digitale factuur maken kost minder tijd

Verstuur je papieren facturen, dan maak je deze waarschijnlijk met behulp van Excel of Word. Het nadeel van deze programma’s is dat ze hier eigenlijk niet voor bedoeld zijn, waardoor het je onnodig veel tijd kost. Zo verspringt de lay out bijvoorbeeld vaak, en voordat je dit goed hebt gezet, ben je zo vijf minuten verder. Werk je met digitale facturen middels een factuurprogramma, dan heb je hier geen last van.

2. Krijg sneller betaald

Bij een digitale factuur heb je de mogelijkheid om een betaalknop toe te voegen. Deze betaalknop is gekoppeld aan een betaalsysteem, waardoor je klant de factuur direct kan betalen via zijn computer of smartphone. Daardoor heb je sneller je geld binnen. Verder kan je herhaalfacturen automatisch versturen op vaste data, wat er ook weer voor zorgt dat je eerder betaald krijgt – je kan het immers niet meer vergeten of uitstellen.

3. Verwerk eenvoudig je transacties

Het handmatig verwerken van transacties is een tijdrovend klusje. Werk je met een digitale factuur, dan gaat dit een stuk sneller. Via een bankkoppeling in je factuurprogramma upload je je transacties, waarna het programma je facturen automatisch op ‘betaald’ zet. Zo zie je ook gelijk welke facturen er nog open staan. 

4. Vind facturen makkelijk terug

Het terugvinden van een digitale factuur is makkelijker. Deze worden namelijk overzichtelijk bewaard in het factuurprogramma dat je gebruikt. Geen ordners doorspitten, maar eenvoudig de factuur opzoeken die je nodig hebt. 

5. Meer inzicht

Digitale facturen zorgen ook voor meer inzicht. Een factuurprogramma houdt namelijk precies voor je bij welk bedrag je al hebt ontvangen en hoeveel er nog openstaat. Bewaar je je bonnetjes in hetzelfde programma, dan heb je zelfs een compleet overzicht van je inkomsten en uitgaven. Dat is handig voor de btw-aangifte. 

6. Het neemt geen fysieke ruimte in

Werk je met papieren facturen, dan ben je verplicht om deze minimaal zeven jaar lang te bewaren. Dat betekent dat de berg papierwerk en ordners naar verloop van tijd steeds groter wordt. Werk je met digitale facturen, dan heb je hier geen last van. Dat scheelt je niet alleen ruimte, maar het is ook nog eens beter voor het milieu. 

7. Makkelijk te delen met je boekhouder

Digitale facturen zijn niet alleen voor jou een uitkomst; je maakt je boekhouder er ook blij mee. Deze zijn namelijk een stuk makkelijker te delen en te verwerken, wat je boekhouder elk kwartaal een hoop gepuzzel scheelt. 

Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur?

Soms worden de termen ‘digitale factuur’ en ‘elektronische factuur’ door elkaar gebruikt. Toch is dit niet hetzelfde. Een digitale factuur is simpel gezegd hetzelfde als een papieren factuur, met als enige verschil dat je deze digitaal verstuurt en op een beeldscherm kan bekijken.

Een elektronische factuur verstuur je ook digitaal, maar deze is geschreven in computertaal. Deze computertaal heet UBL (Universal Business Language) en daarom wordt een elektronische factuur ook wel een UBL-factuur genoemd.

Een digitale factuur maken: hoe doe je dat?

Een digitale factuur maken doe je heel eenvoudig met behulp van een boekhoudprogramma. Benieuwd hoe dit werkt, kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Boekhouden.