Starten van een webshop, nachtmerrie of zegen?

Een jaar of 5 geleden heb ik een webshop gehad. Een lucratief kanaal om via internet je waren aan te bieden. Ik weet nog dat het destijds een behoorlijke online zoektocht was naar aanbieders van eenvoudige webwinkeldiensten. Ik kwam uit bij Shoptrader.nl, een partij die vandaag de dag nog steeds bestaat. 

Inmiddels wemelt het van dergelijke aanbieders. Doe een Google search op webshop en voilà: een complete lijst met aanbieders. Dat het thema hot is bleek wel uit de bezoekersaantallen van de Webwinkel Vakdagen afgelopen week. Meer dan 10.000 geïnteresseerden bezochten de beurs in 2 dagen. Een stijging van tientallen procenten ten opzichte van de vorige editie.

“Meer dan 10.000 geïnteresseerden bezochten de Webwinkel Vakdagen. Een stijging van tientallen procenten ten opzichte van de vorige editie.”

Gedoe

Met wat gestuntel had ik destijds uiteindelijk mijn webshop online. Gedoe met het aanmaken van artikelen, plaatjes en prijzen en het vinden van de juiste opmaaktemplate. Daarna moest ik de juiste betalingsmodules uitrollen, zodat consumenten zowel met iDEAL als met creditcard konden betalen. Een creditcard op de zakelijke rekening of een PayPal-account waren toen echt een vereiste.

Webshop is verslavend

Ik maakte toen gebruik van Ogone, een aanbieder van allerlei betalingsdiensten. Mijn webwinkel werkte prima en werd zelfs een beetje verslavend. Bestellingen en betalingen komen binnen en je gaat steeds vaker alles checken. Het vele werk werd beloond. Van heinde en verre werden bestellingen geplaatst en betalingen gedaan.

“Dat het de accountant veel tijd kostte, betekende impliciet dat het mij veel geld kostte.”

Veel geld

Na 3 maanden klopte de accountant aan om de btw-aangifte te doen. Hij fronste zijn wenkbrauwen toen ik vertelde hoe ik de betalingen regelde. Facturen werden namelijk aangemaakt binnen Shoptrader, naast de facturen die in andere systemen werden aangemaakt. Dat het de accountant veel tijd kostte, betekende impliciet dat het mij veel geld kostte.

Administratie rechttrekken

Hoe eenvoudig de modules ook te activeren waren, voor mijn accountant was het ingewikkeld om door de bomen het bos te zien. PayPal en Ogone zijn als het ware aparte bankrekeningen. Facturen moeten wel opeenvolgende nummers hebben, ook al komen ze uit verschillende systemen. Om nog maar te zwijgen over crediteringen, retouren en deelbetalingen...

“Het heeft de accountant heel wat uurtjes gekost om de administratie weer enigszins recht te trekken.”

Nog net geen nachtmerrie

Het heeft de accountant heel wat uurtjes gekost om de administratie weer enigszins recht te trekken. Hij voerde de correcties handmatig in. Het was nog net geen nachtmerrie. Achteraf kan ik zeggen: ik ben door schade en schande wijzer geworden. Een mooi voorbeeld van hoe dingen er in de praktijk aan toe gaan. Conclusie? Bij het opzetten van een webshop is het verstandig om op voorhand een aantal essentiële zaken te checken.

Integratie met boekhouding

Prijsverhogingen, aanpassingen van producten, kortingen en aanbiedingen... Op een gegeven moment werd het 1 grote brij aan informatiestromen. Dat leidde tot groeiende geldstroom van mij naar de accountant. Al snel werd duidelijk dat een integratie en koppeling vanuit de webshop naar de financiële administratie een vereiste was.

Webshopdienst kiezen

Bekijk met welk online boekhouden-systeem het webshopsysteem te integreren is. Er bestaan eenvoudige webshopdiensten zoals Shoptrader, BiedMeer en Pangaea. Prima diensten die 80-90% van de markt kunnen bedienen. Er zijn ook meer complexe systemen zoals die van Magento. Dat is meer voor de gevorderden onder ons die van de webshop hun levenswerk hebben gemaakt.

“Neem je tijd om een goede webshopdienst uit te zoeken.”

Tips

Als je de webshopomgeving met de boekhouding gaat integreren, let er dan goed op op welke manier de integratie plaatsvindt. En met welke specificaties. Het overhevelen van de ordergegevens naar de financiële administratie is niet voldoende. Neem je tijd om een goede webshopdienst uit te zoeken.

Online webshop in 4 stappen

Met Pangaea bijvoorbeeld kun je een webshop online zetten in 4 stappen, op basis van artikelen- en prijsinformatie die al in de financiële administratie aanwezig zijn. Bestellingen en betalingen, voorraadposities en de financiële gevolgen daarvan zijn real-time en online in sync met elkaar. Verder zorgen ze ervoor dat als de webshop eenmaal online is deze ook wordt gevonden in de zoekmachine.

Een webshop hoeft geen nachtmerrie meer te zijn. Doe je voordeel met deze tips! Het bespaart je veel hoofdbrekens en je accountant ook!