Meer structuur aanbrengen in je bedrijf? 5 tips

Gestructureerd werken: niet iedereen heeft er een aangeboren talent voor. Toch is het voor een ondernemer wel een handige eigenschap. Maar wees gerust: structuur aanbrengen in je bedrijf is ook mogelijk als je niet over die eigenschap beschikt. En dat is fijn, want structuur aanbrengen zorgt ervoor dat je efficiënter kunt werken, waardoor je meer tijd overhoudt. Benieuwd hoe je dit aanpakt? Structuurcoach Shelley Barendregt deelt in deze gastblog 5 handige tips.

1. Begin vanaf dag een met structuur aanbrengen

De grootste valkuil van beginnende ondernemers is dat ze denken dat structuur aanbrengen later wel komt. Eerst geld in het laatje krijgen, dan komt de rest later wel. Helaas, zo werkt het in de praktijk niet het handigst. Want hoe meer je bedrijf groeit, hoe drukker je het krijgt. En dat is precies de reden dat het aanbrengen van structuur uiteindelijk vaak blijft liggen. Daarom is het belangrijk dat je direct vanaf de start begint met structuur aanbrengen in je bedrijf. Maak hier tijd voor vrij en zorg dat de fundering staat, zodat je hierop verder kunt bouwen.

2. Zorg voor een efficiënte workflow

Wil je structuur aanbrengen in je bedrijf, zorg dan voor efficiënte workflows. Met een workflow bedoel ik hoe je bepaalde dingen aanpakt; de manier waarop je werkt. Een concreet voorbeeld: stel dat er vandaag tien nieuwe klanten bij jou aankloppen. Voor de meeste ondernemers zou dat een probleem zijn, want hier hebben ze niet voldoende capaciteit voor. Tien keer een klant verwelkomen, tien keer de juiste informatie doorsturen, tien keer een kennismakingsgesprek inplannen... Loop je hier ook tegenaan, dan is het aan te raden om deze workflow eens kritisch te bekijken en te optimaliseren. Dat kan je bijvoorbeeld doen door dit proces te automatiseren met behulp van een automatische e-mail waarmee je je nieuwe klanten direct alle benodigde informatie stuurt. Op die manier breng je structuur aan in je bedrijf en bespaar je uiteindelijke een hoop tijd.

Het uitwerken en opzetten van je workflows hoeft trouwens helemaal geen maandenlang proces te zijn; je kan ook met kleine stapjes beginnen. Werk bijvoorbeeld eerst een workflow uit voor het bijhouden van je administratie en ga daarna aan de slag met een groter project, zoals het onboardingproces voor nieuwe klanten. Door klein te beginnen, merk je direct wat het effect is van structuur aanbrengen, waardoor je vanzelf gemotiveerd raakt om dit door te voeren binnen je hele bedrijf.

3. Zorg dat je bedrijf een op zichzelf staand iets is

Wat in mijn ogen hét element is voor een goede basis, is dat je bedrijf een op zichzelf staand iets is. Het hoeft geen verlengde te zijn van jou als zzp’er. Is dat wel het geval, dan is je bedrijf volledig afhankelijk van jou, wat er uiteindelijk toe leidt dat je dag en nacht aan het werk bent. Bereik je dat punt, dan zit je tegen het groeiplafond aan. Je hebt het zo druk, dat niet alleen je inbox, maar ook je hoofd overloopt. En tijd voor nieuwe plannen is er al helemaal niet. Geen ideale situatie, toch?

Door structuur aan te brengen in je bedrijf en je processen efficiënt in te richten, zorg je ervoor dat je bedrijf continu kan doorlopen. Ook als jij er even niet bent om de telefoon op te nemen. Dat biedt niet alleen een hoop rust, maar het zorgt er ook voor dat je veel sneller kunt groeien. Kortom: door ervoor te zorgen dat je bedrijf een op zichzelf staand iets is, heb jij vaker je handen vrij. 

4. Prop je to-do list niet te vol

De meeste ondernemers hebben het altijd druk. Dat lijkt misschien een goed teken, maar vaak wijst het vooral op een propvolle to-do list en een ongestructureerde werkwijze. Daarom zeg ik altijd: less is more. Je kunt je veel beter focussen op een paar dingen die je heel goed wilt neerzetten, dan elke maand iets nieuws starten wat je niet af krijgt doordat je het zo druk hebt. Het is veel slimmer om te kijken naar wat je al hebt en hoe je daar maximaal resultaat uit kunt halen, dan alsmaar dingen blijven toevoegen. Doe je dat wel, dan begraaf je jezelf in het werk en wordt je to-do list ellenlang. Want ook dat is onderdeel van structuur aanbrengen in je bedrijf: bepalen waar je prioriteiten liggen.

5. Werk met een planner

Ben je van jezelf niet zo’n gestructureerd persoon (of zeg maar gerust: een behoorlijke chaoot)? Dan kan een planner jou misschien helpen bij het aanbrengen van structuur in je werkdag en daarmee in je bedrijf. In een planner kun je je afspraken en to-do lists bijhouden, zodat je altijd overzicht hebt en geen dingen vergeet. Dat neemt flink wat stress weg en helpt je ook weer om de juiste prioriteiten te stellen. 

Een planner is trouwens niet alleen handig als je chaotisch bent; ook voor de echte structuurjunk is het een handig hulpmiddel. Zelf werk ik hier ook graag mee. Het helpt me om te focussen op mijn doelen, zodat ik zoveel mogelijk van mijn tijd besteed aan dingen die iets opleveren.