Zelf btw aangifte doen? Dit zijn de 7 valkuilen

Veel zzp’ers en kleine ondernemers kiezen ervoor om zelf hun btw-aangifte te doen. Vaak wordt deze keuze gemaakt vanuit financieel oogpunt; door zelf je btw-aangifte te doen, bespaar je kosten op een boekhouder. Ook denken ondernemers vaak dat het zelf doen van je btw-aangifte heel eenvoudig is. In de praktijk valt dat helaas vies tegen en worden er bij deze klus behoorlijk wat fouten gemaakt. In dit artikel zetten we de 7 valkuilen voor je op een rij.

1. Je doet aangifte over facturen uit een ander tijdvak

Wat vaak fout gaat, is dat een ondernemer die zelf zijn btw aangifte doet, uitgaat van de betaaldatum in plaats van de factuurdatum. De factuurdatum bepaalt namelijk in welk aangiftevak de factuur valt. Verstuur je bijvoorbeeld een factuur op 25 maart en wordt deze op 4 april betaald, dan valt deze factuur onder de maand maart en moet je deze dus meenemen in de btw aangifte van kwartaal 1. Alleen wanneer je valt onder het kasstelsel, mag je uitgaan van de betaaldatum.

2. Je vergeet bepaalde aftrekposten en fiscale voordelen

Als zzp’er en kleine ondernemer zijn er behoorlijk wat aftrekposten waar je gebruik van kunt maken, zoals de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Ook zijn er allerlei andere fiscale voordelen waar je misschien wel gebruik van kunt maken, zoals de kleineondernemersregeling (kor). Helaas zijn veel ondernemers die zelf btw-aangifte doen hier niet van op de hoogte, waardoor ze (veel) geld mislopen. Zonde!

3. Je weet niet hoe je oninbare vorderingen terugvraagt

Het kan gebeuren dat een klant een door jou verstuurde factuur niet kan betalen, bijvoorbeeld vanwege een faillissement. Dit noem je een oninbare vordering. Heb je in een eerder tijdvak btw afgedragen over deze factuur, dan kan je dat in de meeste gevallen terugvragen. Maar dan moet je natuurlijk wel weten dat dit kan én hoe dit moet.

4. Je vraagt onterecht btw terug

In principe mag je over al je zakelijke uitgaven de btw terugvragen, maar er zijn een aantal uitzonderingen. Ga je bijvoorbeeld zakelijk lunchen met een klant in een horecagelegenheid, dan mag je de btw over dit bedrag niet terugvragen. De Belastingdienst stelt namelijk dat je geen btw mag aftrekken als het eten en drinken worden genuttigd in een horecagelegenheid, of als een cateraar dit verzorgt in een speciale ruimte. Ook mag je geen btw terugvragen over privéuitgaven. Dit klinkt logisch, maar kan in de praktijk nog weleens voor vragen zorgen. Want wat als je je fiets bijvoorbeeld zowel zakelijk als privé gebruikt? 

5. Je doet aangifte over de verkeerde periode

Een beetje een inkopper, maar toch nog steeds één van de grootste beginnersfouten bij het zelf doen van de btw-aangifte, is dat er aangifte wordt gedaan over de verkeerde periode. De meeste ondernemers doen ieder kwartaal btw-aangifte. De aangifte over kwartaal 1 doe je in april. In deze aangifte verwerk je alle facturen van de maanden januari, februari en maart. In de praktijk gaat dit niet altijd goed; vaak wordt de fout gemaakt dat ook de facturen uit de maand april worden meegeteld, maar dit is niet de bedoeling. Houd bij het doen van de btw-aangifte het volgende schema aan:

• In april doe je aangifte over kwartaal 1, dit zijn de maanden januari, februari en maart.
• In juli doe je aangifte over kwartaal 2, dit zijn de maanden april, mei en juni.
• In oktober doe je aangifte over kwartaal 3, dit zijn de maanden juli, augustus en september.
• In januari doe je aangifte over kwartaal 4, dit zijn de maanden oktober, november en december. 

6. Je dient de btw-aangifte in 2022 niet of te laat in

Per tijdvak stelt de Belastingdienst een uiterlijke datum waarop de btw-aangifte binnen moet zijn. Ben je te laat, dan moet je een boete en in sommige gevallen een naheffingsaanslag betalen. Doe je zelf je btw-aangifte, dan moet je deze datum zelf in de gaten houden; in principe geeft de Belastingdienst je hier geen seintje voor. Daardoor wil dit er nog wel eens bij inschieten. En let op: je moet altijd btw-aangifte doen, ook als je niets aan te geven hebt!

Wanneer je per kwartaal btw-aangifte doet, gelden de volgende uiterlijke data voor het indienen en betalen van de btw-aangifte in 2022:

• 1e kwartaal 2022: uiterlijke datum 30 april 2022
• 2e kwartaal 2022: uiterlijke datum 31 juli 2022
• 3e kwartaal 2022: uiterlijke datum 31 oktober 2022
• 4e kwartaal 2022: uiterlijke datum 31 januari 2022

7. Je doet geen aangifte over buitenlandse facturen

Neem je een product of dienst af van een buitenlands bedrijf, dan krijg je te maken met verlegde btw. Met andere woorden: deze leverancier stuurt jou dan een factuur zonder btw. Toch moet je over het factuurbedrag wel btw-aangifte doen. En verstuur je zelf facturen naar een klant in het buitenland, dan moet je dit ook aangeven in de btw aangifte. Veel ondernemers weten dit niet, waardoor ze dit onderdeel niet opnemen in de btw aangifte. En dat kan achteraf weer zorgen voor problemen met de Belastingdienst. 

Maak het jezelf makkelijk

Kortom: zelf btw-aangifte doen is lang niet zo makkelijk als het lijkt. Gelukkig is dit een stuk makkelijker wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma, bijvoorbeeld Exact voor Boekhouden. Hierin vind je alle gegevens voor de btw-aangifte overzichtelijk terug.