Administratiekantoor Roel Hermans: ”Automatisering geeft onze omzet een boost”

Administratiekantoor Roel Hermans (AKRH) uit Nederweert bestaat dit jaar 10 jaar. Hun werkwijze is er al die tijd op gericht zo efficiënt mogelijk te werken, met als doel om de omzet een boost te geven. Deze continue efficiencyslag maken ze door de focus te leggen op standaardisatie.

Het administratiekantoor heeft een duidelijke strategie, hanteert vaste maandtarieven voor de jaarlijks terugkerende werkzaamheden en focust zich geheel op automatisering. Roel Hermans licht hun werkwijze en visie nader toe: “We hebben eigenlijk nooit anders gewerkt, dat is natuurlijk wel een voordeel. Op dit moment levert 90% van onze cliënten de administratie digitaal aan. De overige 10% bestaat uit de kapster om de hoek of de bakker twee straten verder. Wij krijgen dit voor elkaar omdat we onze ICT-straat strak hebben ingericht. Er wordt duidelijk op een uniform systeem gestuurd. Wanneer processen gestandaardiseerd zijn, kun je namelijk pas beginnen met automatiseren van deze processen.”

“Als wij een nieuwe ondernemer van dienst gaan zijn, is het vooraf duidelijk wat wij verwachten. De ondernemer werkt met de ICT-straat die wij uitgekozen hebben en niet met een ander eigen boekhoudsysteem. Bij ons is het dus verplicht om je administratie in Exact te verwerken.”

Samenwerking met (nieuwe) klanten

“Dit is een kwestie van duidelijk zijn. Onze werkwijze is transparant en voor iedereen hetzelfde”, vervolgt Hermans zijn verhaal. “We hebben de klanten geholpen met het automatiseren van hun administratie; nieuwe klanten weten niet beter. Het voordeel is dat wij hierdoor een vast tarief per maand kunnen hanteren. Uurtarieven rekenen voor jaarlijks terugkerende werkzaamheden is - naar onze mening - verleden tijd. Naar onze mening is dit een commodity die goed, snel en zo goedkoop mogelijk verricht moet worden.”

Grootste uitdaging

Ondernemers hebben nog wel eens moeite met het compleet houden van de administratie. De aanlevering is simpel, maar hoe organiseer ik dat ik ook alles aanlever? Dat is op dit moment de grootste uitdaging.

Toekomstbestendig door automatisering

“Wij geloven er dus stellig in dat je door het standaardiseren en automatiseren van werkprocessen de jaarlijks terugkerende werkzaamheden voor klanten veel efficiënter kunt verrichten. Tot dusver heeft onze werkwijze ons veel gebracht. Ons kantoor groeit de laatste 3 jaren gemiddeld met 30% omzet per jaar. Enerzijds wordt deze groei verwezenlijkt door nieuwe cliënten, maar anderzijds ook door de toename van onze adviesomzet. Onze bruto-marge is de afgelopen jaren daarnaast gestegen. Als administratiekantoor draaien we op dit moment ongeveer € 110.000,- omzet per FTE.”

“Naast dat automatiseren uiteraard een must is in onze branche met het oog op omzet, biedt het ons ook veel kansen. Afstand is geen probleem meer en onze klanten komen inmiddels uit het hele land. Sinds twee jaar zeggen we dan ook oprecht dat we een regionaal kantoor zijn met een landelijk bereik.”

De rol van Exact

“Exact helpt ons waar nodig met kennissessies en onze relatiebeheerder Johan van der Have is altijd bereikbaar om ons bij vragen of problemen verder te helpen en mee te denken over IT-vraagstukken bij klanten. Daarnaast zijn we uiteraard trots op het feit dat we al 3 jaar op rij genomineerd zijn voor de Exact Cloud Awards. Ik kan iedereen alleen maar aanraden om de digitale slag zo snel mogelijk te maken, je kantoor zal klaar zijn voor de toekomst.”