"Met de Gemak producten maken we snel en foutloos aangiftes en jaarrekeningen"

Of je nu behoefte hebt aan financieel advies, een belastingaangifte moet doen of je gehele salarisadministratie uit handen wilt geven, bij Samen ben je aan het juiste adres. Het administratiekantoor uit 's-Hertogenbosch bestaat tien jaar en heeft een ruim portfolio van tevreden klanten. Sinds een paar maanden gebruiken ze Exact Online Fiscaal en Exact Online Jaarrekening; twee producten die het maken van aangiften en jaarrekeningen een stuk eenvoudiger maken.

Laagdrempelige dienstverlening

“We richten ons vooral op het mkb, DGA’s en zzp’ers,” vertelt Daphne van Dongen, financieel assistent bij Samen.” We proberen het zo laagdrempelig en overzichtelijk mogelijk te houden – we willen niet dat mensen het idee hebben dat voor ieder telefoongesprek een rekening wordt gestuurd. Daarom bieden we een totaalpakket op maat voor een vaste prijs, zodat klanten altijd weten waar ze aan toe zijn.”

Web-based werken

“We gebruiken sinds de oprichting Exact Online voor het boeken van de administraties. Het web-based werken bevalt goed, je merkt dat Exact koploper blijft op dat gebied. Toen we hoorden dat Exact met de overname van Unit4 Bedrijfssoftware nu ook fiscale en rapportage-software aanbood, was de keuze om over te stappen snel gemaakt.”

“We gebruiken Exact Online Fiscaal om alle mogelijke aangiftes voor onze klanten te verzorgen en Exact Online Jaarrekening voor de jaarrekeningen en (tussentijdse) rapportages. Het fijne was dat we eerst in een demo-omgeving konden spelen met de software. Zo kwamen we er snel achter hoe eenvoudig het allemaal werkt.”

Integratie met Exact Online

De integratie met de huidige software verliep volgens Daphne heel snel. “We werden goed geholpen om ons volledige klantenbestand over te zetten van het oude naar het nieuwe systeem. Dat was binnen een dag gepiept. Ook keken ze of alles goed werkte voordat ze weggingen. Dat gaf een fijn gevoel.”

Gegevens altijd beschikbaar

“Het fijne van Exact Online Fiscaal en Exact Online Jaarrekening is dat we nu volledig vanuit de cloud werken. Onze vorige software had deze mogelijkheid niet. Nu we meer thuiswerken dan voorheen, merken we pas hoeveel voordeel dit oplevert. Gegevens en informatie zijn voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar – overdag op kantoor, maar ook gewoon ‘s avonds op je laptop op de bank. Zo kun je altijd snel met elkaar schakelen.”

De naam zegt alles

“Exact Online Fiscaal en Exact Online Jaarrekening zijn beschikbaar op hetzelfde platform, zodat je niet meer met verschillende software hoeft te werken. “Als ik bijvoorbeeld een jaarrekening maak voor de klant, staat deze automatisch klaar als ik later de aangifte inkomstenbelastingen doe. En dat allemaal op hetzelfde scherm. Bovendien is alles geïntegreerd met Exact Online. Voorheen moesten we wisselen tussen verschillende software. Nu hebben we een totaalpakket waaruit we alles kunnen doen. Dat werkt een stuk makkelijker.” Ze vervolgt lachend: “Logisch dat ze voor deze naam hebben gekozen, dus.”

Meer ruimte voor advies

“Je hoeft een handeling maar één keer te doen, omdat de software alles voor je onthoudt. Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met de meest actuele financiële administratie, zodat eventuele fouten snel worden herkend. De tijd die we daarmee besparen, kunnen we nu beter besteden aan onze klanten: er is nu meer tijd en ruimte om persoonlijk advies te geven over iemands financiële situatie.”

Gebruiksvriendelijk portaal

“Het is ook fijn dat we alle stukken nu aan de klant aanbieden in een gebruiksvriendelijk portaal. Daar kan de klant zijn of haar documenten inzien en accorderen of afkeuren. Dat werkt veel efficiënter en overzichtelijker dan contact via de mail. En dat is niet alleen fijn voor ons, maar ook voor de klant.”