1 uur tijdwinst per aangifte investeren we in advies | Deelstra Jansen administratie en advies

Deelstra Jansen administratie en advies geeft ondernemers in het midden- en kleinbedrijf en de agrarische sector allround advies op financieel, bedrijfskundig en fiscaal gebied. Een paar jaar geleden werd de oude aangiftesoftware vervangen door Exact Online Fiscaal. Volgens Ruurd Deelstra, partner van het kantoor, heeft dit veel tijdwinst opgeleverd, gezorgd voor blije medewerkers én beter advies aan klanten.

Terug van weggeweest

“Goed gereedschap maakt elk werk makkelijker en dat geldt zeker voor het doen van aangiftes. Toen onze oude aangiftesoftware niet deed wat het zou moeten doen, gingen we op zoek naar een alternatief. We kwamen destijds uit bij de aangiftesoftware van een grote speler die alle functionaliteiten bevatte die je je maar kon wensen. Deze aangiftesoftware is echter gemaakt voor grote kantoren en je kunt weliswaar van alles aanpassen binnen de software, maar daar heb je wel een applicatiebeheerder voor nodig. En die hebben de meeste kleinere kantoren zoals wij niet, dus waren de mogelijkheden uiteindelijk beperkt. Toen we dat inzagen hebben we opnieuw naar Exact Online Fiscaal gekeken dat inmiddels over minstens zoveel functionaliteit beschikte, maar veel gebruiksvriendelijker is. Ondanks het feit dat opnieuw overstappen de investering van afgelopen jaren teniet zou doen, was dit voor ons een betere optie dan blijven doorstrompelen.

Goed gereedschap is intuïtief in gebruik

Inmiddels werken we alweer even met Exact Online Fiscaal en zijn we blij met de voordelen. De medewerkers hebben nagenoeg geen training gehad en konden intuïtief met de nieuwe software aan de slag. Zo hoort het natuurlijk ook: een timmerman weet hoe hij moet boren en heeft bij de aanschaf van een nieuwe boor ook geen instructies nodig. Waarom zou dat wel het geval zijn bij het gereedschap van de accountant of administrateur? Met Exact Online Fiscaal hebben we het overzicht terug wat we kwijt waren en dat leidt tot blije collega’s. Je weet altijd precies waar je bent, welke werkzaamheden je hebt gehad en wat je nog moet doen. Door de overzichtelijkheid en de ingebouwde controles weet je aan het eind van elke aangifte zeker dat je alles hebt gedaan wat je moet doen. Die zekerheid geeft rust.

1 uur tijdwinst per aangifte investeren we in advies

De gebruiksvriendelijkheid betekent ook een hogere verwerkingssnelheid van de aangiftes. Het is altijd lastig om concreet aan te geven wat je tijdwinst is, maar ik denk dat we per aangifte toch zeker één uur minder kwijt zijn. Deze gewonnen tijd gebruiken we voor advies aan de klant. Bijvoorbeeld door te kijken naar de tax planning, kunnen we nog iets doen met een bepaalde post of voorziening. Bij onze oude software waren we allang blij wanneer alle informatie eenmaal goed in de aangifte zat en hadden we bijna geen tijd meer om te kijken naar alternatieve mogelijkheden. In zo’n geval zorg je ervoor dat je je deadlines haalt en that’s it.

Hoe beter de voorbereiding, hoe eenvoudiger de (over)stap

De export uit de oude aangiftesoftware ging één voor één en daar hebben we 3 mensen opgezet om het binnen reële tijd te realiseren. De overstap naar Exact Online Fiscaal was op zich geen moeizaam traject en we hebben nu de hele historie per klant in één systeem. Ik zeg daarom ook tegen iedereen die overweegt een overstap van aangiftesoftware te maken: investeer vooraf voldoende tijd want dat verdien je later ruimschoots terug. Doordat je in één keer alle informatie die je nodig hebt exporteert, voorkom je dat je later dingen alsnog, handmatig moet aanvullen of corrigeren.”