SFAA haalt salarisverwerking in huis: van doorgeefluik naar adviseur

SFAA heeft najaar 2018 besloten om de salarisadministratie voor klanten toe te voegen aan het dienstenaanbod. Daardoor kan de Cloud Award winnaar van 2018 zich verder ontwikkelen tot one-stop-shop voor (administratieve) diensten voor ondernemers. “Geen doorgeefluik meer, maar rechtstreeks antwoorden op vragen.”

Klantgerichte houding

SFAA heeft lange tijd de salarisadministratie uitbesteed, omdat het Amsterdamse administratie- en advieskantoor de kennis niet in huis had. Maar met de groei van het aantal klanten, namen ook de vragen toe. Het deed SFAA pijn dat ze de klantgerichte houding niet helemaal waar konden maken bij de salarisverwerking.

Logische stap

SFAA wil al haar klanten betalingen laten verrichten vanuit Exact Online en de salarissen vanuit deze software betaalbaar stellen. Dit was niet mogelijk, doordat de salarisverwerking was uitbesteed. Na het winnen van de Exact Cloud Award vond SFAA het een logische stap om de prijswinnende innovatieve en klantgerichte houding door te trekken naar de salarisdienstverlening.

Niet vlekkeloos

Ewout Stroomberg stak zijn vinger op en volgde een spoedcursus salarisadministratie. Na eerst met een ander pakket te hebben gewerkt, stapte SFAA over op de salarismodule van Exact Online. “De koppeling met het oude pakket werkte niet altijd vlekkeloos” zegt Ewout. ”Als de grootboekrekeningen namelijk niet helemaal gesynchroniseerd zijn, krijg je foutmeldingen en wordt er niet geboekt. Dat kost tijd.” Soms komen de loonkosten er dubbel in, dat kan niet meer met een geintegreerde module.

Boeken op juiste manier

Na overstap op de salarismodule van Exact Online kwamen deze fouten niet meer voor. De software is namelijk geïntegreerd in de boekhouding. Dat zorgt voor een hoge betrouwbaarheid van de gegevens. “Als je de grootboekkoppelingen eenmaal hebt ingericht, vallen nieuwe componenten hier ook direct onder”, vertelt Ewout. “Er wordt dan dus altijd op de juiste manier geboekt’. Daarnaast sluit de boekhouding altijd aan met de salarisadministratie.”

Goede support

Doordat het programma zo intuïtief is en Ewout al werkt met de Exact Online, kon hij de administraties inrichten zonder hulp van een training of consultant. Hij heeft wel regelmatig gebeld met de supportafdeling voor ondersteuning. “Ze helpen me altijd heel snel en er wordt bijna altijd direct opgenomen”, zegt Ewout. ‘Vaak kan de supportafdeling ondersteunen of er wordt een helpdocument gestuurd. ‘Daar kan ik vervolgens verder mee. Dat werkt prettig.” Ewout heeft er veel profijt van dat hij al werkt met Exact Online. “De salarismodule werkt namelijk in dezelfde logica, dus je weet welke knoppen wat doen.”

Flinke tijdwinst

Hoewel SFAA nog maar kort met het salarisprogramma van Exact Online werkt, merkt het kantoor nu al een flinke tijdwinst in de verwerking op kantoor. Daarnaast kan het kantoor nu direct vragen van klanten beantwoorden. Het doel is dat alle klanten hun mutaties doorgeven en medewerkers kunnen aanmaken. Het medewerkersportaal gebruiken ze al. Op deze manier kunnen medewerkers eenvoudig zelf hun loonstroken ophalen en verlof aanvragen.

Doorgeefluik

Ewout is blij dat hij verantwoordelijk is voor de salarisadministraties. “Op die manier kunnen we ook een bredere dienstverlening bieden. We bieden nu een totaalpakket, de financiële administratie, de salarisadministratie en alle advieswerkzaamheden die daarbij horen. Daarnaast zijn we een stuk sneller. Je bent geen doorgeefluik maar van en naar de loonverwerker, maar kunt direct acteren op vragen van klanten.”