Cryptohopper: “Van veel handelingen naar 1 klik dankzij Exact Online HR”

De exponentiële groei bij Cryptohopper

Op het moment dat je als startup groeit en het aantal medewerkers toeneemt, wordt de bijbehorende HR-administratie in hetzelfde tempo groter. “Begin dit jaar merkte ik dat ik het overzicht compleet kwijt was. We waren eigenlijk te snel gegroeid. En toen vroeg een accountancybedrijf bepaalde zaken waarbij ik zóveel dingen handmatig moest uitrekenen voordat ik het antwoord wist”, aldus Linda. Dat was het moment waarop duidelijk werd dat er iets moest veranderen.

“Sinds het begin van Cryptohopper had ik mijn eigen systeem opgebouwd: voor ieder HR-onderwerp had ik een mapje: over verlofuren, vakantie-uren, stamkaartgegevens, contracten en functioneringsgesprekken. Als iemand iets wilde weten op HR-gebied, dan ging ik op zoek binnen de mappenstructuur. Ook was ik de enige die het systeem snapte. Voor ieder verzoek waren vanuit mij te veel handelingen nodig. Het beantwoorden van e-mails, op zoek gaan in de mappen, het aanpassen van gegevens en het reageren op e-mails.” Het werd te tijdrovend en onoverzichtelijk.

Lange tijd zag Linda nog niet voldoende reden om iets te veranderen aan de werkwijze. “Een drempel waar ik tegen aanhikte was de onrust dat ik me dan helemaal in een HR-systeem moest gaan verdiepen en dat ik daar veel tijd aan kwijt zou zijn. Plus het overzetten van alle gegevens naar het nieuwe systeem. Op een gegeven moment dacht ik toch: hier moet iets veranderen.” Linda ging op zoek op de website van Exact, aangezien ze al met Exact Online Financieel werkten. “Een consulent heeft me vervolgens het hele Exact Online HR platform laten zien. Op dat moment was ik bang dat ik alles moest onthouden, maar later merkte ik dat het platform zo voor zichzelf spreekt dat ik me druk maakte om niks. Het is enorm logisch en gebruiksvriendelijk. Daar ben ik echt superblij mee. Het bespaart me zoveel tijd.”

“Nu we werken met Exact Online HR kan ik alles in één oogopslag zien, op individueel niveau maar ook op afdelingsniveau en voor het hele bedrijf. De tijdwinst die dat geeft is geweldig. Medewerkers kunnen zelf alles bekijken en aanvragen en ik hoef alleen maar op ‘goedkeuren’ te klikken. Ik kan zien welke medewerkers er op de afdeling vrij zijn en een persoonlijk bericht toevoegen aan een goedkeuring. Geen mailwisseling meer en niet langer te veel handelingen. Van veel handelingen naar 1 klik. En daar ben ik zo blij mee.”

De keuze om te starten met HR-software vraagt om een goede oriëntatie. Het is logisch als je hier vragen en twijfels bij hebt. Toch levert het volgens Feltkamp veel voordelen op door op tijd met een HR-systeem te beginnen. Feltkamp: “Als je midden in een opschaalproces zit, ben je alleen maar bezig om up-to-date te blijven. Telkens moeten nieuwe medewerkers worden toegevoegd. Het risico is dat je er dan achteraan blijft hollen. Dat gebeurde mij in ieder geval: ik ben te laat gewisseld. Terugkijkend zou ik zeker bij 8 medewerkers al beginnen. Als je eenmaal een HR-systeem hebt, is opschalen geen probleem.”

De werkwijze in Exact Online HR sluit aan bij de verwachtingen van medewerkers in de tech startup. “Medewerkers die bij Cryptohopper werken, kiezen bewust voor de dynamiek van een jonge organisatie met veel groeimogelijkheden. Ze zijn technisch vaardig en verwachten dat oplossingen die ze gebruiken soepel werken.”

De medewerkers bij Cryptohopper zijn positief over Exact Online HR. “Ze zijn erg enthousiast over het medewerkerportaal en vinden het heerlijk om zelf via de app toegang te hebben tot hun gegevens, zoals de inzage in vakantie-uren. Ook is iedereen enthousiast over de wekelijkse mail waarin staat wie er in de betreffende week vrij is. Ze vinden het fijn om makkelijk verzoeken in te dienen en notulen van functioneringsgesprekken te lezen. Medewerkers vinden vooral het gebruikersgemak en het overzicht erg prettig.”

Zoals een tech startup continu doorontwikkelt, doet Exact Online HR dat ook. Suggesties van klanten worden doorlopend geïmplementeerd. Linda merkte dat eerstehands en geeft hierover aan: “Erg tevreden ben ik over de manier waarop Exact Online HR wordt doorontwikkeld. Als ik een suggestie opper, is het de week erop al geïmplementeerd. Daarin voel ik me echt gehoord.”

Doe jij de HR voor jouw organisatie en heb je interesse in Exact Online HR? We vertellen je graag meer over het platform en de mogelijkheden.