4 nieefektywnie prowadzone procesy finansowe (i jak to zmienić)

Cyfryzacja i automatyzacja szybko stają się normą w działach finansowych. Mimo to nadal zdarza się, że osoby obsługujące księgowość, czy zarządzające budżetem firmy, pracują z plikami Word i Excel lub łączą dane z różnych systemów ręcznie. Dotyczy to nie tylko mniejszych organizacji, ale także dużych przedsiębiorstw.

Czas zabrać się za nagromadzone narzędzia i pliki. Od czego zacząć? Przyjrzyjmy się następującym czterem procesom. Jeśli je rozpoznajesz, to warto rozpocząć sprzątanie.

Raporty w programie Excel... a budżet firmy

Z naszych rozmów z przedsiębiorcami wynika, że Excel jest nadal często używany w procesach finansowych. Arkusze kalkulacyjne są regularnie wykorzystywane do tworzenia raportów lub do konsolidacji.

Niestety wiąże się to ze sporym ryzykiem. Wystarczy jeden niewielki błąd w formule programu Excel, by kierownictwo otrzymało całkowicie błędne dane na temat budżetu firmy.

Brytyjski fundusz emerytalny Mouchel wie coś o tym: odkrycie błędu w obliczeniach w arkuszu kalkulacyjnym doprowadziło do korekty w dół wyniku o 8,6 mln funtów. Kurs akcji spadł o ponad 30 procent po ogłoszeniu i CEO został zmuszony do rezygnacji.

Kolejne ryzyko polega na tym, że tego typu arkusze sprawozdawcze są tak skomplikowane, że często w organizacji jest tylko jedna osoba, która wie, jak są skonstruowane (i w jaki sposób powinny być modyfikowane). Jeśli np. Królowej Excela nie ma w biurze lub, co gorsza, opuszcza organizację, to firma jest w tarapatach.

 

Fakturowanie w Word

Jeśli w dziale finansowym jest jeden dokument, który przeszedł największą transformację w ostatnich dziesięcioleciach, to jest to faktura.

Kiedyś otrzymywałeś pocztą faktury papierowe, które musiałeś ręcznie notować w księdze rachunkowej. Pierwsze kroki w zakresie digitalizacji zostały podjęte poprzez skanowanie tych faktur. Następnym krokiem (większość firm już to zrobiła) jest wysyłanie faktur w postaci plików PDF pocztą elektroniczną. Takie działanie przynosi oszczędności kosztów: faktury nie muszą być już drukowane lub stemplowane. Jednak ten sposób pracy jest nadal dość pracochłonny; faktury są nadal tworzone ręcznie (zazwyczaj w Wordzie), odbiorca musi ponownie przetwarzać pdf, a czasem nawet nadpisywać informacje ręcznie. Tutaj znowu pojawia się wrażliwość na błędy, które ostatecznie mogą wpłynąć na budżet firmy.

 

Zarządzanie wydatkami przez rozproszone programy i dokumenty

Składanie i przetwarzanie wniosków jest również typowym procesem, który jest prowadzony w oddzielnych systemach lub arkuszach kalkulacyjnych. Spójrzmy prawdzie w oczy - wprowadzanie deklaracji nie znajduje się na szczycie listy ulubionych zadań pracowników. Niezgrabne bawienie się paragonami (zawsze kilka gdzieś się zgubi), pamiętanie, która stawka VAT dotyczy biletów na pociąg; nie mówiąc już o konieczności składania wniosków w pliku Excel - nic przyjemnego.

Dla działu finansowego praca z arkuszami kalkulacyjnymi Excel jest szczególnie uciążliwa przy rozliczaniu się z administracją podatkową i celną. No i spróbuj szybko znaleźć paragon, gdy zostaniesz o to poproszony.

Chociaż papierowe paragony na razie nie znikną, oprogramowanie finansowe znacznie ułatwiło skanowanie i automatyczne przetwarzanie paragonów. To nie tylko sprawia, że składanie wniosków jest mniej frustrujące dla pracowników, ale także mniej podatne na błędy. Dodatkową zaletą jest to, że wszystkie wnioski o zwrot kosztów są przechowywane w jednym, centralnym systemie - co jest bardzo wygodne.

 

Nieobecności w osobnym pliku .xls

To może wydawać się znajome - jesteś zajęty finalizowaniem miesięcznego zamknięcia, kiedy kierowniczka działu kadr przychodzi w ostatnim momencie, aby przekazać kilka zmian w administracji urlopów i nieobecności. Ponieważ wszystkie zaległe dni urlopowe muszą być prawidłowo przetworzone w bilansie, oznacza to również zmiany w ostatniej chwili przy zamknięciu miesiąca. To już jest trudne, ale kiedy urlopy i nieobecności są również rejestrowane w oddzielnych systemach lub plikach Excel, tworzy to kolejne problemy. Nadal regularnie zdarza się, że większe organizacje administrują tym w osobnym pliku, w wyniku czego wiele danych musi być ręcznie ekstrahowanych i przenoszonych z działu kadr do działu finansowego.

 

Krótko mówiąc - korzystanie z odrębnych systemów, plików Word i arkuszy kalkulacyjnych Excela bywało trudne do uniknięcia gdy trzeba było szybko reagować na potrzeby firmy. Natomiast zawsze przychodzi moment, kiedy ten sposób pracy powoduje nieefektywność, a nawet błędy. Na tym może stracić budżet firmy. 

Aby dowiedzieć się jak lepiej zarządzać finansami przedsiębiorstwa, sprawdź co oferuje Exact dla finansów.