Cyfrowa transformacja firmy dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

Pandemia koronawirusa zmieniła naszą codzienność o 180 stopni. Świat zaczął funkcjonować bardziej zdalnie niż kiedykolwiek. Większość przedsiębiorstw musiała zmienić model pracy – z w pełni stacjonarnego na pracę z domów. To sprawiło, że w wielu firmach zapanował chaos. Głównie w takich, które nadal korzystają z modelu tradycyjnego obiegu dokumentów – czyli takiego, w którym papierowe wydruki krążą pomiędzy poszczególnymi działami, a niekiedy i oddziałami firmy. Praca zdalna zdecydowanie utrudnia procesy związane zarządzaniem dokumentami: z ich rejestrowaniem, drukowaniem, porządkowaniem, skanowaniem, zbieraniem podpisów i archiwizacją. Nawet gdyby udało się zastąpić papierowe wydruki elektronicznymi umowami, to te firmy zwykle nie mają platformy, na której mógłby funkcjonować obieg faktur.

Konsekwencjami takiego stanu rzeczy mogą być m.in. opóźnienia w płatnościach, problemy z terminowym wykonywaniem zadań, przekroczone terminy realizacji zleceń, braki w dokumentacji, czy problemy w komunikacji wewnętrznej firmy.

Co zatem zrobić w tej sytuacji? Z pewnością warto przyjrzeć się rozwiązaniom, które pozwalają na elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Wdrożenie w przedsiębiorstwie elektronicznego obiegu faktur może być początkiem jego cyfrowej transformacji. Jest to wielka szansa dla firmy, która dzięki digitalizacji dokumentów może w perspektywie długofalowej zwiększyć wydajność pracowników, zoptymalizować pracę i ograniczyć koszty. Warto również dodać, że jak pisze Monika Pogroszewska z Rzeczpospolitej:

„Urząd Skarbowy zgadza się na rozliczanie podatków na podstawie faktur archiwizowanych w formie elektronicznej, których oryginały po zeskanowaniu zostaną zniszczone. Nie ma też przeszkód, by dokumenty przechowywać w formie archiwum elektronicznego, w tzw. Chmurze”

Jest to z pewnością pozytywna informacja dla wszystkich firm, które chcą zdigitalizować przechowywanie dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów jest integralnym elementem wielu systemów ERP, które wspierają zarządzanie niemal wszystkimi procesami w firmie. Jest w pełni zintegrowany z innymi modułami takimi jak np. HRM, CRM, Finanse czy BPM. Moduł zarządzania dokumentami może być uruchomiony zarówno dla pojedynczej spółki, jak i dla firmy będącej grupą spółek.

Przepływ dokumentów jest jednym z kluczowych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Poprzez odpowiednie zarządzanie ich obiegiem, możemy znacznie usprawnić procesy biznesowe zachodzące w firmie. Na tradycyjne zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie składają się takie procesy jak: rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikacja oraz archiwizacja. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentacji przychodzącej do firmy, jak i wychodzącej na zewnątrz.

Podobnie funkcjonuje to w przypadku elektronicznego obiegu faktur, gdzie proces rozpoczyna się od rejestracji przychodzącego dokumentu zwykle już w sekretariacie. Dzięki wykorzystaniu narzędzia do czytania danych – OCR (Optical Character Recognition), możliwe jest zaciągnięcie danych prosto do systemu. Działa to w ten sposób, że usługa OCR pozwala na rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Kolejnym krokiem jest wstępna dekretacja, czyli podanie takich danych, które pozwolą na rozdysponowanie dokumentów do właściwych osób lub działów. Krokiem trzecim jest akceptacja danego dokumentu przez wskazaną osobę. Jeśli mamy do czynienia z fakturą – wtedy jest to np. akceptacja formalna do płatności. Następnym etapem jest dekretacja, gdzie dział księgowy uzupełnia dane szczegółowe, np. informacje o podatku VAT. W dalszym etapie dokument zostaje zaksięgowany.

Dzięki zintegrowanym procedurom wszystkie osoby zaangażowane w przepływ dokumentów, ale też realizację zadania lub czynności, mają dostęp do tych samych informacji. Zadania są automatycznie przekazywane następnej osobie odpowiedzialnej za realizację procesu. Każdy pracownik zna status poszczególnych czynności i wie, kto jest odpowiedzialny za kolejny krok.

Elektroniczny przepływ dokumentów w firmie gwarantuje, że wszystkie formularze, umowy, potwierdzenia oraz wnioski zazwyczaj znajdują się w jednym miejscu - systemie, który może być obsługiwany przez wielu użytkowników jednocześnie. To ułatwia optymalizację i automatyzację procesów dotyczących różnych obszarów i stanowi ułatwienie pracy wielu działów w firmie.

Efektywne rozwiązanie DMS (Document Management System) pozwala na budowanie elektronicznego archiwum dokumentów w dedykowanej strukturze katalogów. Jest to też swoista baza wiedzy, która zapewnia łatwe wyszukiwanie i współdzielenie z innymi użytkownikami. Nie ma konieczności przeszukiwania dysków, czy skrzynek pocztowych – wszystkie potrzebne dokumenty są pogrupowane w jednym, centralnym miejscu. To pozwala uporządkować i kontrolować przebieg procesów i wzmacnia współpracę wewnątrz i na zewnątrz firmy.

Poprzez przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej nie tylko zwiększamy bezpieczeństwo i zachowujemy kontrolę nad danymi, ale też obniżamy koszty związane z magazynowaniem papierowych wydruków.

Ponadto jeśli zależy Ci na tym, aby pracownicy mieli dostęp do pełnej dokumentacji z każdego miejsca i o każdej porze z użyciem urządzenia przenośnego, warto wybrać rozwiązania, które oferują pełną mobilność. Ta usługa pozwala gromadzić informacje w jednym, centralnym obszarze.

System do zarządzania obiegiem faktur oraz zadań działa w oparciu o mechanizmy typu workflow. Obszar roboczy to miejsce, które gromadzi wszystkie dane, dokumenty oraz informacje dotyczące danego zagadnienia, projektu lub procesu. Kokpit stanowi swego rodzaju centralny punkt, w którym gromadzi się wszystkie potrzebne dane, a pracownicy mogą wykonywać swoje zadania.

Faktury to najpopularniejsze dokumenty handlowe w relacjach biznesowych. Na ich podstawie dokumentuje się sprzedaż towarów i wykonywanie usług zarówno na terenie kraju, jak i w przypadku transakcji zagranicznych. Faktury można wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej.

Elektroniczne fakturowanie i płatności sprawią, że działania operacyjne stają się bardziej efektywne. Zyska na tym również zaplecze produkcyjne. Należy bowiem zacząć od automatyzacji systemu księgowego i eliminacji niepotrzebnych czynności wykonywanych ręczne, co nie tylko obniży koszty, ale także zapobiegnie popełnianiu błędów.

Elektroniczny obieg faktur dostarcza firmie bardzo wiele korzyści. Jedną z najważniejszych jest skrócenie nawet o połowę czasu obsługi faktur, co skutkuje poprawą wydajności w dziale księgowości i zmniejszeniem ilości zadań administracyjnych. Automatyzacja tego procesu pozwala również na zminimalizowanie liczby błędów przy obsłudze faktur.

Bardzo ważnym aspektem jest zwiększenie bezpieczeństwa procedur księgowych – faktury są akceptowane jedynie przez uprawnione osoby. Rozwiązanie jest też bardzo funkcjonalne w przypadku audytu, kiedy to mamy szybki i łatwy dostęp do pełnej dokumentacji procedur.

Warto podkreślić również, że zwrot inwestycji w system elektronicznego obiegu faktur zwykle następuje po 6 do 18 miesięcy od wdrożenia.

Rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów sprawdzają się zarówno w średnich firmach, jak i w międzynarodowych organizacjach. Przykładowo - Mazars, przedsiębiorstwo, które zajmuje wiodącą pozycję na rynku usług audytorsko-doradczych, w taki sposób skorzystało z rozwiązania Exact Synergy:

Wybierając system wspomagający elektroniczny obieg dokumentów w firmie, warto postawić na rozwiązania elastyczne, w pełni kompatybilne i konfigurowalne, tak by dostosować je do indywidualnych potrzeb danego biznesu. Oprogramowanie Exact na to pozwala, a ponadto jest rozwiązaniem skalowalnym. Można rozpocząć od automatyzacji jednego lub kilku procesów, a następnie stopniowo zwiększać zakres wdrożenia, realizując tym samym strategię transformacji cyfrowej firmy.

Aby dowiedzieć się więcej na temat elektronicznego przepływu dokumentów w firmie, sprawdź co oferuje Exact DMS.