5 zadań, które pozwoli zautomatyzować portal pracowniczy

Jedną z zalet pracy zdalnej jest to, że pozwala ona na wykonywanie zadań administracyjnych i zarządczych z innego miejsca niż biuro. Oczywiście, o ile posiadamy do tego odpowiednie narzędzia. Jednym z nich jest portal pracowniczy, którego kluczową zaletą jest możliwość efektywnej przepływu informacji między działem HR a pracownikami. 

Zdalny dostęp do portalu pracowniczego w ramach HRM pozwala na indywidualne zarządzanie wieloma zadaniami, które zwykle leżą w gestii działu HR. Możemy to robić z domu, w czasie rzeczywistym, co pozwala na późniejsze monitorowanie tych procesów z każdego miejsca. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom technologicznym i portalowi pracowniczemu zostaje zmniejszona ilość procesów pomiędzy pracownikiem a działem kadr. Narzędzie to oszczędza czas i pozwala obydwu stronom skupić się na innych zadaniach. Poniżej są opisane najważniejsze procesy, które pracownik może zrealizować samodzielnie dzięki portalowi pracowniczemu. 

Plany urlopów są sporządzane w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa przez cały rok. W praktyce jednak organizacja rocznych, półrocznych czy nawet kwartalnych planów urlopowych może być trudnym zadaniem, które generuje pewien stres. Każdy konkretny przypadek wymaga uwzględnienia i szczególnej uwagi, ponieważ specyficzne potrzeby pracowników mogą powodować nakładanie na siebie dat nieobecności. Może to też sprawić, że nastąpi brak równowagi w rozłożeniu obciążenia pracą. Jedną z usług, jakie proponuje nam aplikacja, to składanie wniosków o urlop. 

Wszyscy pracownicy mają dostęp w czasie rzeczywistym do rozkładu dostępnych dni urlopowych i na podstawie tych informacji mogą złożyć wniosek. W ten sposób każda zainteresowana osoba składa wniosek, wiedząc dokładnie, ile dni urlopowych posiada i kiedy zaplanowany urlop mają inne osoby w zespole. Z kolei przełożony jest w stanie monitorować i akceptować je zdalnie. To sprawia też, że nie musi się martwić występowaniem w roli „arbitra" w sporach, które mogłyby wpłynąć negatywnie na relacje panujące w zespole.

Podobnie jak w przypadku zarządzania dniami wolnymi od pracy, odpowiednie monitorowanie i kontrola harmonogramów może sprawić, że będziesz bardziej wydajny, a przede wszystkim sprawniejszy w radzeniu sobie z codzienną pracą
i zarządzaniem określonymi zadaniami. Dzięki zdalnemu dostępowi do portalu pracowniczego każdy z Twoich pracowników będzie mógł mieć bezpośrednią
kontrolę nad swoim czasem pracy, nadgodzinami, zmianami, w jednym, cyfrowym środowisku. Pozwoli to wyeliminować ewentualne błędy w podziale pracy, a także pomoże utrzymać wydatki na nadgodziny pod kontrolą.

Kolejnym nieco złożonym zadaniem, które można rozwiązać za pomocą portalu pracowniczego, jest wniosek o zwrot kosztów. Dodatki na zakwaterowanie, koszty podróży i utrzymania, wydatki związane z działalnością i inne mogą być rejestrowane i zarządzane w łatwy sposób, a także w czasie rzeczywistym. Będziesz musiał tylko wprowadzić tę operację i ją zatwierdzić wygodnie z użyciem aplikacji.  

Coś tak prostego jak zmiana adresu lub przeniesienie się do innego banku może stać się problemem na przykład w administracji i zarządzaniu listą płac. Dlatego tak ważne jest, aby każdy członek zespołu, poprzez zdalny dostęp do portalu pracowniczego, mógł aktualizować te dane osobowe. Dzięki temu będą one w jednym miejscu i uporządkowane. Jest to jedna z możliwości, jaką nam daje portal pracowniczy, która pomimo swojej pozornej prostoty, pozwoli uniknąć bałaganu w papierach.

Nawet jeśli dołożysz wszelkich starań, aby zaprojektować i zaoferować swoim pracownikom najlepsze szkolenia w celu podwyższenia ich kwalifikacji, nie zawsze będziesz wiedzieć, które z tych inicjatyw szkoleniowych są najbardziej pożądane lub najbardziej skuteczne. Za pośrednictwem portalu pracowniczego, każda zainteresowana osoba może zwrócić się o informacje na temat szkoleń, które najbardziej ją interesują i dowiedzieć się, które z nich są dostępne na dany moment. W ten sposób jako przełożony możesz ocenić, zweryfikować lub zmodyfikować swoją strategię pod kątem ciągłego doskonalenia i motywowania zespołu. 

Warto dać pracownikom dostęp do swoich danych z dowolnego miejsca i o każdej porze. To pozwoli im m.in. na łatwe składanie wniosków urlopowych lub uzyskanie zaświadczenia o zarobkach na potrzeby kredytów. Dzięki aplikacji samoobsługowej mogą w prosty sposób zarządzać własnymi sprawami związanymi z HR i wyświetlać swoją kartotekę osobową. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne podczas pracy zdalnej.  

Chcesz poznać więcej możliwości, jakie oferuje system HRM?