Jak pomóc pracownikom w czasie trudnych zmian w organizacji

Pracujemy z domu od trzech miesięcy. Wielu z nas miało trudność z przyzwyczajeniem się do nowej rzeczywistości. To w końcu ogromna zmiana w organizacji codziennego życia. Jak w praktyce wpływa ona na ludzi? I jak można przewidzieć jej konsekwencje? Korzystając z krzywej zmian Kubler-Ross, specjalistka ds. rozwoju organizacyjnego Nanou Haafs-Baart wyjaśnia, co dzieje się z pracownikami w czasie zmian w organizacji.

Krzywa Zmian Elizabeth Kubler-Ross pierwotnie dotyczyła procesu przechodzenia żałoby i miała pięć etapów. Jednak emocjonalna reakcja na zmiany może nam towarzyszyć także w biznesie: w przypadku utraty pracy, wypalenia zawodowego lub przejścia na emeryturę. Ludzie mogą odczuwać różne konsekwencje, mniejsze lub większe, przechodząc przez pewne fazy krzywej zmian. Nie zawsze dzieje się to w ustalonej kolejności - możemy np. powracać do poprzednich faz. Każdy człowiek przechodzi ten proces inaczej.

Wielu ludzi woli zostawienie wszystkiego takim, jakie jest. Lubimy rutynę, która daje nam poczucie, że wiemy, na czym stoimy i na podstawie tej wiedzy możemy mieć oko na ryzyko. Zmiany zakłócają naszą potrzebę stabilności. Przez epidemię koronawirusa nagle zostaliśmy skonfrontowani z koniecznością zmian w organizacji. Nasz codzienny rytm został zaburzony i nawet najbardziej elastyczne osoby mogły czuć się z tym niekomfortowo.

Czasami musimy wprowadzić zmiany w organizacji. Od Ciebie jako pracodawcy zależy, jak je przeprowadzisz. Weź pod uwagę, że Twoi pracownicy mogą postrzegać zmianę jako wąwóz pełen niebezpieczeństw. W tym przypadku, jesteś po jednej stronie wąwozu, a Twoi pracownicy po drugiej. Próbujesz przekonać ich, by stanęli po Twojej stronie, a oni widzą przed sobą przepaść i na tym się koncentrują. To Ty musisz sprawić, by zaufali tej przeprawie.

Oczywiście, możliwe, że są w firmie też pracownicy, którzy są entuzjastycznie nastawieni do nowości: niech to oni zostaną promotorami zmian w organizacji. A ze sceptycznie nastawionymi członkami zespołu będziesz musiał najpierw zbudować most, sprawić, by poczuli się wysłuchani, a potem powoli ich przekonać. Można to zrobić za pomocą krzywej zmiany. W ten sposób odkryjesz i zrozumiesz, w jakiej są fazie. To pomoże Ci przewidzieć, co się stanie i im pomóc: czyli zbudować ten most nad wąwozem. Podaj im rękę! Miej świadomość, że co jakiś czas będziesz zmuszony/a powracać do dawniejszych etapów. Zajmuje to dużo czasu i energii. Pamiętaj: oni nie muszą się od razu sami zmienić, ale powinni być zachęceni do zmiany. Tylko w ten sposób możecie wspólnie poradzić sobie z nową sytuacją.

Zapewne wiesz już od jakiegoś czasu, że ta zmiana nadchodzi i jest duże prawdopodobieństwo, że Twoi pracownicy zostaną nią niespodziewanie obarczeni. Co się teraz stanie? Daj ludziom czas na samodzielne uzyskanie informacji, przekaż im więcej merytorycznej wiedzy i daj możliwość zadawania pytań w późniejszym czasie.

„Nie dam rady" lub „nie chcę tego" to często pierwsze reakcje na zmiany w organizacji. Zbuduj zaufanie. Upewnij się, że w firmie jest jasny przepływ informacji i połóż nacisk na transparentność - warto by twoje działania były jak najbardziej przejrzyste.

Informuj swoich pracowników. Komunikuj się często i regularnie poprzez jedno źródło lub kanał (najlepiej mieć scentralizowane źródło informacji, np. dzięki systemowi ERP). Przekaz niech będzie prosty i bezpośredni, a pracownicy będą wiedzieć, kiedy i czego się spodziewać. Uatrakcyjnij przekazywanie informacji, tak aby skutecznie docierały do ludzi. Oprócz spraw praktycznych, dziel się inspirującymi rzeczami. Daj im chwilę na ,,przetrawienie” informacji i pozwól im zadawać pytania.

Najniższym punktem krzywej zmian jest depresja. Tu trzeba zadbać o podstawę do wzajemnego zrozumienia. Daj swoim ludziom przestrzeń, gdzie będą mogli podzielić się swoimi zmartwieniami i wątpliwościami. Porozmawiaj z nimi i wysłuchaj ich. To bardzo ważne, aby pracownik czuł się usłyszany. Wyjdź na chwilę z własnej roli i wczuj się w rolę swoich pracowników. Zapytaj ich, czego potrzebują. Podkreśl też to, co się nie zmienia i spróbuj nakreślić dla nich nową sytuację. Zainspiruj ich i stopniowo dąż do zmiany.

Wiele rzeczy wdraża się poprzez eksperymenty. To też jest potrzebne w tej nowej sytuacji, więc zrób to: testuj i sprawdzaj! Zaangażuj swoich pracowników i spraw, by czuli się wspierani.

W fazie podejmowania decyzji uczycie się radzić sobie z nową sytuacją. Dziel się ze swoimi pracownikami sukcesami, ale także błędami. Pokaż, że czasami zmiana w organizacji ma prawo być trudna i na dotarcie potrzeba czasu. To redukuje strach i niepewność, a także poprawia nastawienie do zmian.

Ostatecznie nowa sytuacja zostaje zaakceptowana.

Jeden pracownik może szybko przejść przez wszystkie fazy, nawet pomijając niektóre, podczas gdy inny może utknąć w niektórych fazach przez długi czas. Każdy przechodzi ten proces inaczej. W każdym razie, ten model pokazuje, jak zrozumieć swoich pracowników - i jak im pomóc.

I na koniec: pamiętaj, że każdy pracownik może wnieść wiele w działanie firmy. Nawet jeśli to Ty kierujesz zmianą, możesz również oczekiwać, że Twój pracownik weźmie na siebie odpowiedzialność, zdobywając samodzielnie informacje i komunikując się w odpowiedni sposób, gdy czegoś potrzebuje. W końcu razem osiągacie sukces!

Pamiętaj również że zarządzanie zmianą w organizacji jest łatwiejsze, gdy masz ku temu odpowiednie narzędzia - szczególnie takie, które dają i pracownikom i Tobie wgląd w dotyczące Was procesy. Zobacz, jak my to zorganizowaliśmy w Exact.