Jak ulepszyć procesy HR w firmie? Sprawdź przykłady.

Procesy HR w firmach są coraz bardziej złożone. W przeszłości była to najczęściej tylko obsługa kadrowo-płacowa pracowników. Współcześnie zespół do zarządzania zasobami ludzkimi jest odpowiedzialny za coraz szerszy zakres obowiązków np. z zakresu tzw. miękkiego HR, na który składa się monitoring personelu i utrzymywanie jakości kadr.

Pion HR odpowiada najczęściej za takie zadania jak rekrutacja i selekcja kandydatów, proces wdrażania nowych osób, organizacja szkoleń i programów motywacyjnych, employer branding, administrowanie obiegiem dokumentów kadrowo-płacowych, naliczanie wynagrodzeń, a także ocena wyników, umiejętności i kompetencji pracowników. Jak zatem sprawić, by realizacja tych wszystkich zadań przebiegała szybko i efektywnie? Sprawdź dostępne możliwości i metody, które pozwolą zoptymalizować każdy z tych procesów.

Branża HR coraz częściej wykazuje potrzebę korzystania z innowacyjnych rozwiązań. Na rynku dostępnych jest bardzo wiele narzędzi dla firm, które automatyzują wcześniej wspomniane zadania HR. Należą do nich m.in. systemy informatyczne HRM wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim w organizacji.

Profesjonalny system obejmujący ten obszar działalności firmy bazuje na jednej centralnej bazie danych, która szczegółowo obrazuje aktualną sytuację kadrową w organizacji. Narzędzie jest wykorzystywane przez przedsiębiorstwa m.in. do automatyzacji takich aktywności jak administrowanie dokumentacją pracowniczą i świadczeniami, zarządzanie procesem rekrutacji i selekcji kandydatów, monitorowanie frekwencji, czy chociażby planowanie szkoleń i okresowe oceny pracowników.

Na efektywne działanie pionu HR może mieć wpływ także wdrożenie systemu do zarządzania obiegiem dokumentów i narzędzi, które ułatwiają komunikację między pracownikami i ich współpracę poprzez dzielenie się zadaniami.

Na barkach działu HR spoczywa wiele odpowiedzialnych i wymagających zadań. Cele, jakie stawia sobie firma, nadają bieg pracy temu działowi. Procesy kadrowe w znacznym stopniu przekładają się na jakość i efektywność funkcjonowania organizacji, więc ich optymalizacja poprzez wdrożenie systemu HRM może przynieść wiele korzyści firmie. Dobry system HRM zapewni zarówno wszystkim pracownikom, jak i działowi kadr wszelkie pożądane funkcjonalności i informacje. O jakich mowa?

• Będąc w posiadaniu jednej, centralnej bazy danych z aktualnymi i poprawnymi informacjami na temat zasobów ludzkich mamy podstawę do podejmowania dobrych decyzji zarządczych.
• Profesjonalny system HRM jest dobrym narzędziem do prowadzenia spójnej komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie.
• Częściowa automatyzacji procesów HR w zakresie działań rekrutacyjnych, selekcji kandydatów, późniejszego wdrażania pracownika w obowiązki, aż po formalności związane z ustaniem zatrudnienia, to duża pomoc w codziennej działalności sektora kadr.
• Zarówno HR-owcy, jak i reszta zespołu oszczędzają czas dzięki automatyzacji działań administracyjno - kadrowych.
• Zyskujemy lepszą organizację obowiązków - pozwala na to m.in. wgląd w akta pracowników (także we wnioski urlopowe, czy dostępność danej osoby) i automatyczne monitorowanie czasu pracy.
• Rozwiązania technologiczne wspierają pracę zdalną.

System Exact dla HRM jest częścią składową wielopłaszczyznowego rozwiązania biznesowego dla średnich i dużych przedsiębiorstw - Exact Synergy. Jest to platforma internetowa umożliwiająca wszystkim w organizacji wspólny dostęp do zintegrowanych danych 24h na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Oprogramowanie pozwala usprawnić takie obszary jak:

Jest to bardzo ważny obszar w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, który wpływa w znacznym stopniu na budowanie kultury organizacyjnej w firmie. Spójnie prowadzona, klarowna komunikacja wewnętrzna ma pozytywny wpływ na zaangażowanie pracowników, ich motywację, identyfikację z firmą oraz lojalność w stosunku do organizacji. System do zarządzania zasobami ludzkimi od Exact działa podobnie jak intranet, pozwala na bieżące publikowanie informacji, raportów, ankiet czy komunikatów od zarządu na wspólnej osi czasu. Nie jest to jednak narzędzie do komunikacji jednostronnej, umożliwia bowiem każdemu z pracowników publikację ogłoszenia np. o osiągnięciach zespołu czy o prowadzonej akcji charytatywnej.

Exact dla HRM udostępnia aplikację Self - Service (Portal Pracowniczy), dzięki której możliwe jest samodzielne zarządzanie swoimi sprawami kadrowymi niezależnie od stanowiska. Takie metody usprawniają nie tylko pracę działu HR, ale także pozwalają pracownikom „wziąć sprawy w swoje ręce", co oznacza, że każdy w organizacji może w szybki i prosty sposób uaktualnić swoje dane osobowe, czy np. złożyć wniosek o urlop lub o zwrot kosztów przejazdu i zakwaterowania w podroży służbowej. Narzędzie ułatwia także tworzenie harmonogramu pracy, zgłaszanie nieobecności, a także dostarcza wiedzy na temat możliwości szkolenia się i sposobów na podnoszenie swoich kompetencji.

Jedna, zintegrowana baza danych ułatwia współpracę i realizację celów w dziale HR dzięki bieżącemu dostępowi do teczek pracowników i kandydatów, a także cyfrowej dokumentacji z nimi związanej.

Jest to świetny sposób na monitorowanie sytuacji w naszej organizacji, analizowanie bieżących danych, czy wyników finansowych. Również dzięki informacjom na temat kadry pracowniczej zyskujemy pełny obraz firmy i możemy skoncentrować się na realizacji celów i wytyczaniu ścieżek rozwoju.

To narzędzie pomocnicze każdego pracownika, które ułatwia proces planowania i realizacji zadań. Umożliwia ono porządkowanie i gromadzenie wszystkich informacji oraz dokumentów, a także bardziej szczegółowych danych na temat każdego procesu.

Każda branża ma inne oczekiwania, inne priorytety i potrzeby, dlatego dobre rozwiązanie informatyczne powinno być dostosowane do konkretnej organizacji i jej wymagań. Exact dla HRM jest to unikalne oprogramowanie w całości kompatybilne i konfigurowalne.

Sprawdź, co możemy zaoferować Twojej organizacji.