Elektroniczny obieg faktur w firmie – jak go wprowadzić?

Stosowanie nowoczesnych technologii w firmach staje się coraz powszechniejszą praktyką. Mimo że bardzo wiele organizacji postanawia zautomatyzować i tym samym zoptymalizować wiele procesów biznesowych, to jest również duża grupa przedsiębiorstw, które się na to nie decydują. Jednym z obszarów, który wymaga automatyzacji, jest z pewnością zarządzanie dokumentacją.

Tradycyjny obieg dokumentów w dużym stopniu opiera się na manualnej pracy człowieka. Obecnie jest to mało wydajne, kosztowne i niepraktyczne. Papierowy dokument po trafieniu do firmy jest przekazywany od jednej osoby do drugiej - między różnymi komórkami firmy. W takim przypadku cała procedura akceptacji dokumentów, ich dekretacji, zaksięgowania i przeniesienia do archiwum jest żmudna i może powodować m.in. brak płatności w terminie, opóźnienia w wykonywaniu zadań i zleceń dla klientów, braki w dokumentacji, czy problemy w komunikacji organizacji i jej kontrahentów. Warto też dodać, że ręczny obieg faktur nie spełnia w pełni wymogów dotyczących bezpieczeństwa. Poza tym w dłuższej perspektywie przynosi straty firmie - jest wiele dodatkowych kosztów, z którymi wiąże się m.in. utrzymanie papierowego archiwum. Poza tym zarządzanie dokumentacją w sposób tradycyjny jest bardziej czasochłonne, a co za tym idzie - wymaga większych nakładów pracy. Może także generować więcej błędów.

Zanosi się także na to, że elektroniczne faktury staną się obowiązkiem w niedalekiej przyszłości. Według nowych przepisów nowelizacji ustawy o VAT każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Ma to ujednolicić i usprawnić fakturowanie. Jak możemy przeczytać na portalu dla księgowych Infor:

To oznacza jedno - większość firm będzie musiała zaopatrzyć się w systemy do elektronicznego obiegu faktur lub przenieść całkowicie swoją księgowość do zewnętrznych biur rachunkowych.

Elektroniczny obieg faktur to nowoczesne zarządzanie dokumentami tego typu. Jest to swoisty program oparty na bazie danych, który służy do tworzenia, przechowywania, przesyłania, rozpowszechniania i wyszukiwania faktur, a także innych dokumentów. Obieg faktur dotyczy zarówno tych egzemplarzy, które powstały i funkcjonują wewnątrz organizacji, ale także tych udostępnianych na zewnątrz. Profesjonalny system przeznaczony do obiegu faktur jest najczęściej integralnym elementem oprogramowania klasy ERP i umożliwia wyszukiwanie wszystkich najpotrzebniejszych danych najczęściej z wykorzystaniem ścisłych kryteriów czy słów kluczowych. Jak faktura trafia do systemu? Z reguły automatycznie np. poprzez zeskanowanie wersji papierowej. Jednak o tym, jak wygląda przykładowy obieg dokumentów, opowiemy później.

Jeśli naszym planem jest rozpoczęcie cyfrowej transformacji firmy, automatyzacja prostych procesów, czy digitalizacja biura, to naturalnym pierwszym krokiem powinno być zaimplementowanie nowoczesnego systemu do obiegu faktur i innych dokumentów. Przepływ dokumentów w formie elektronicznej pozytywnie wpływa na działalność firmy, na komfort pracy i sprawny przebieg innych procesów biznesowych. Jakie konkretnie korzyści niesie za sobą wdrożenie systemu do obiegu faktur kosztowych i nie tylko?

• Jedną z najważniejszych korzyści jest skrócenie czasu obsługi każdej faktury, a co za tym idzie wzrost wydajności pracowników w dziale księgowania.
• Podniesienie jakości procesu zarządzania dokumentami - zminimalizowanie liczby błędów czy opóźnień np. w dostarczaniu faktur.
• Workflow faktur w znacznym stopniu ułatwia codzienną komunikację między różnymi pionami firmy. Najbardziej skorzystają na nim administracja, księgowość, sprzedaż, dział obsługi klienta, czy HR. Poza tym jest to także usprawnienie centralnego zarządzania w każdej organizacji, szczególnie o zasięgu międzynarodowym.
• Łatwy dostęp do uszeregowanych dokumentów przyczynia się do poprawy przepływu informacji.
• Program do elektronicznego obiegu faktur automatyzuje powtarzalne zadania (m.in. dzięki narzędziu OCR) - tworzenie dokumentów czy ręczne wprowadzanie danych nie będzie już koniecznością. To z kolei pozwoli zwiększyć moce przerobowe pracowników.
• Możliwość wglądu w dokumenty z każdego miejsca i o każdej porze umożliwia pełną pracę zdalną.
• Wdrożenie systemu do obiegu faktur podnosi komfort pracy, ponieważ następuje automatyczne powiązanie dokumentów z projektami, pracownikami, czy kontrahentami.
• Elektroniczny obieg faktur ma trzyskładnikowy proces akceptacji, który zwiększa bezpieczeństwo procedur i pozwala na zachowanie kontroli danych. Niepowołane osoby nie mają wglądu w dokumenty, co jest zgodne m.in. z zaleceniami RODO.
• Faktury w formie papierowej nie muszą być składowane, co wpływa na obniżenie kosztów w firmie.

Można więc powiedzieć, że elektroniczny obieg faktur pełni trzy główne funkcje: minimalizuje czas księgowania dokumentów, koszty, jakie się z tym wiążą i potencjalne błędy, jakie mogą się pojawić przy przetwarzaniu wersji papierowych.

Nowoczesne systemy wspierające elektroniczny obieg faktur posiadają bardzo wiele rozbudowanych funkcjonalności. W procesie selekcji rozwiązań warto sprawdzić, czy dostawcy oferują przynajmniej te podstawowe funkcje. Przykładowo system DMS od firmy Exact umożliwia:

• Pracę w formie online i mobilnie. Wystarczy odpowiedni sprzęt elektroniczny (laptop, tablet bądź telefon komórkowy) oraz połączenie z internetem, aby zyskać dostęp do całej bazy danych (w tym także dokumentów).
• Zaawansowane wyszukiwanie każdego dokumentu w dowolnym momencie.
• Powiązanie faktury z konkretną osobą, projektem, kontrahentem czy transakcją.
• Możliwa jest integracja z systemami branżowymi, a także z MS Office, co pozwala nie tylko na zarządzanie dokumentami, ale także ich wersjonowanie.
• Skanowanie danych z papierowych wydruków i przenoszenie ich bezpośrednio do systemu dzięki narzędziu OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków).
• Funkcja intuicyjnego workflow na koncie każdego pracownika. Na tablicy użytkowników automatycznie pojawiają się m.in. powiązane z nimi dokumenty czy zadania. Proces akceptacji faktur czy innych dokumentów jest więc określony konkretnymi procedurami. W systemie Exact widoczne są także automatyczne alerty, np. o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji.

 

Proces obiegu faktury w systemie Exact jest prosty i przejrzysty. Program DMS od Exact jest częścią platformy internetowej Exact Synergy i jest skonsolidowany z innymi modułami takimi jak: HRM, CRM, czy BPM. Co ważne, łączy się też z rozwiązaniem finansowo - księgowym. Każdy proces przepływu faktur kosztowych czy sprzedażowych przebiega podobnie, a wygląda on tak:

 

1. Proces rejestracji faktury - na tym etapie wykorzystuje się narzędzie OCR, które sczytuje dane z papierowych kopii wprost do systemu.
2. Wstępna dekretacja - podanie danych, które pozwalają na dalsze delegowanie dokumentu do odpowiednich osób.
3. Akceptacja dokumentu księgowego przez wskazaną osobę.
4. Kolejny etap dekretacji - uzupełnienie danych szczegółowych np. na temat VAT (zwykle przez dział księgowy).
5. Zaksięgowanie faktury.

Dużą zaletą tego rozwiązania jest to, że każda osoba zaangażowana w proces rejestracji i akceptacji faktury ma dostęp do tych samych informacji i co ważne wie, który pracownik jest odpowiedzialny za kolejny krok. To pozwala na śledzenie realizacji każdego procesu.

Zaimplementowanie rozwiązań do elektronicznego obiegu faktur może być przeprowadzone bardzo sprawnie i w krótkim czasie. Istotne jest, by wybrany system był kompatybilny z innymi rozwiązaniami, jakie mamy już w przedsiębiorstwie, a także był w pełni przystosowany do ewentualnego rozwoju przez dokładanie kolejnych funkcji. Warto podkreślić, że dobry dostawca będzie miał indywidualne podejście do klienta i w taki też sposób przeprowadzi wdrożenie. Standardowy proces wygląda natomiast następująco:

1. Analiza potrzeb przedsiębiorstwa.
2. Instalacja standardowego systemu.
3. Konfiguracja do wymagań klienta, parametryzacja rozwiązania i jego ewentualna integracja z systemami, z jakich korzysta firma.
4. Testowanie rozwiązania w środowisku pracy.
5. Szkolenie/instruktaż każdego przyszłego użytkownika systemu.

Po przeprowadzeniu procesu wdrożenia klient zwykle nie musi się martwić o ewentualne usterki. Przykładowo w firmie Exact istnieje możliwość korzystania z pomocy działu wsparcia technicznego. Pracownicy Działu Support odpowiadają na każdy e-mail i telefonicznie doradzają klientom w przypadku problemów związanych z systemem.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach DMS na platformie Exact Synergy, dzięki którym zyskasz dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów - m.in. faktur kosztowych i sprzedażowych, umów, elektronicznych zamówień czy innych dokumentów za pomocą jednego kliknięcia.