System ERP - przykłady funkcjonalności usprawniających działania firm

Zmiany, które mają miejsce w otoczeniu firm, w istotny sposób wpływają na ich funkcjonowanie. Konkurencja praktycznie w każdej branży rośnie, a firmy muszą przetwarzać coraz większą ilość informacji. Z pomocą przychodzi transformacja cyfrowa - intensywny rozwój technologii informatycznych i narzędzia, które pozwalają zachować płynność i ciągłość procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwach. Wśród takich narzędzi prym wiodą nowoczesne systemy ERP, które automatyzują codzienną pracę, a także pomagają sprawować nadzór nad wszystkimi kluczowymi obszarami działania firmy. Dowiedz się, jakie funkcjonalności systemów ERP mogą zwiększyć wydajność procesów w Twojej organizacji, a także, czym kierować się przy wyborze systemu ERP.

Systemy ERP wywodzą się z działających już w latach 70. XX wieku systemów stworzonych do planowania zapotrzebowania materiałowego (skrót. MRP). Ciągłe ich rozbudowywanie doprowadziło do powstania ERP (ang. Enterprise Resource Planning), czyli tłumacząc dosłownie - programów do planowania zasobów przedsiębiorstwa.

System klasy ERP daje nam możliwość zarządzania przedsiębiorstwem i procesami biznesowymi w czasie rzeczywistym. Mowa tu przede wszystkim o takich obszarach jak produkcja, finanse i księgowość, logistyka i dystrybucja, kadry czy sprzedaż. To, co jest największą wartością systemu ERP to dostęp do jednej, zintegrowanej i na bieżąco aktualizowanej bazy danych. Każdy pracownik firmy może z niej korzystać, przez co podnosi się wydajność jego pracy, a także ogólny poziom współpracy w przedsiębiorstwie.

Wdrożenie systemu ERP to zauważalna inwestycja w budżecie, w związku z tym najważniejsze jest to, by wybrać oprogramowanie ERP najlepsze dla naszej firmy, czyli takie dopasowane do naszych potrzeb. Jest kilka kwestii, na które powinniśmy zwrócić uwagę, jeśli poszukujemy odpowiedniego systemu informatycznego, który ma nam posłużyć przez długie lata.

Podejmując decyzję o inwestycji w oprogramowanie ERP, powinniśmy dokładnie zweryfikować, jakie możliwości oferuje nam dostawca systemu. Obszary działalności przedsiębiorstwa są różne, każda firma ma inne potrzeby, co jest zależne m.in. od wielkości przedsiębiorstwa, rozproszenia firmy, czy branży, w jakiej działa. Dla przykładu - średnie przedsiębiorstwa mogą mieć potrzeby związane np. z obiegiem dokumentów czy zadań, natomiast duże międzynarodowe firmy będą poszukiwały rozwiązania, które pozwoli im na konsolidację danych, a także będzie zgodne z aktualnymi przepisami prawnymi każdego kraju, w którym firma prowadzi działalność. Na początku projektu warto zastanowić się, jak przebiegają wszystkie procesy biznesowe w naszej organizacji. Ich analiza pozwoli nam ocenić mocne i słabe strony przebiegających procesów, a także ustalić, jakie problemy występują. To ułatwi nam zadanie - pozwoli poznać konkretne potrzeby w naszej firmie, a także wyznaczyć cele, które powinny zostać osiągnięte z wykorzystaniem nowego systemu.

Pamiętajmy, że kluczową kwestią jest komfort i zadowolenie użytkowników końcowych, czyli w tym wypadku - pracowników firmy. Ważne, by system ERP był prosty w obsłudze - intuicyjny i z czytelnym interfejsem. Firmy wdrażające systemy klasy ERP bardzo często zapewniają także profesjonalne szkolenia użytkowników i wsparcie techniczne po zakończeniu procesu implementacji oprogramowania.

Warto pamiętać, że nie znajdziemy jednego, uniwersalnego i pudełkowego rozwiązania, które będzie idealnie dopasowane do wymagań każdej firmy. Jak już wcześniej podkreślaliśmy, każde przedsiębiorstwo ma inną strukturę, wielkość i funkcjonuje w innym sektorze gospodarki, a co za tym idzie - posiada inne potrzeby. Profesjonalny system ERP będzie więc elastyczny i da klientowi możliwość dowolnej konfiguracji pod najbardziej specyficzne wymagania. Będzie także „otwarty na zmiany”, czyli skalowalny. Dobry system ERP można rozbudowywać o nowe funkcjonalności, zgodnie z preferencjami i potrzebami kierownictwa i pracowników, które często rosną wraz z intensywnym rozwojem przedsiębiorstwa.

Bardzo istotne jest także kryterium doświadczenia z różnych branż i referencje dostawcy oprogramowania. Zadowolenie z rozwiązań ERP i usług, które wspierają proces wdrożenia systemu, jest najlepszym certyfikatem jakości. Wiele firm dostarczających oprogramowanie dzieli się historiami referencyjnymi klientów na swoich stronach internetowych, warto zweryfikować także ten aspekt.

Wiele współczesnych organizacji preferuje model pracy zdalnej bądź hybrydowej. To oznacza, że muszą one zapewnić swoim pracownikom narzędzia do zdalnej realizacji powierzonych zadań. Posiadając np. odpowiedni system aplikacji działających w chmurze, mamy wszystkie potrzebne informacje w zasięgu ręki. Jeśli zależy nam na systemie, który będzie obsługiwany także przez urządzenia mobilne, to warto wcześniej zweryfikować możliwości dostawcy w tym zakresie.

System zintegrowany scala procesy, pracowników i klientów za pomocą jednej platformy, a dzięki takiej integracji można szybko i sprawnie importować dane i uniknąć ręcznego ich przenoszenia. Samo oprogramowanie będzie pozwalało na integracje z pocztą, aplikacjami obsługującymi inne procesy biznesowe w firmie i narzędziami do współpracy zespołowej.

Zweryfikujmy także, czy dostawca systemu ERP zapewnia możliwość korzystania z pomocy działu wsparcia technicznego po zakończonym procesie wdrożenia. W takim przypadku konsultanci po stronie dostawcy udzielają bieżącego doradztwa np. za pośrednictwem portalu klienta lub telefonicznie. Ważna jest także bieżąca aktualizacja oprogramowania do najnowszych wersji.

Nowoczesne systemy klasy ERP zapewniają pełną integrację w zakresie wymiany danych i informacji pomiędzy poszczególnymi częściami funkcjonalnymi firmy. Zwykle mają modułową budowę i składa się z takich głównych części jak:

• Finanse i księgowość - moduł ten pozwala na podejmowanie bardziej strategicznych decyzji. Dostępne są m.in. takie funkcje jak: prognozowanie, analiza, raportowanie, kontrola zaplanowanego budżetu, obsługa księgowości finansowej, środków trwałych i kontraktów zakupu.

• Rozbudowany moduł zarządzania produkcją pozwala skutecznie ją planować i kontrolować cały zautomatyzowany proces. Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP – Material Requirements Planning) daje natomiast możliwość, by z wyprzedzeniem zaplanować czynności związane z zakupem surowców, wytwarzaniem produktów i dostarczaniem ich do klientów.

• Elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala na łatwe pogrupowanie wszystkich potrzebnych dokumentów takich jak faktury w jednym, centralnym miejscu, co zapewnia łatwe wyszukiwanie i współdzielenie z innymi użytkownikami. Proces obsługi faktur jest znacznie szybszy, a czynności administracyjne są usprawnione.

• Dzięki funkcjom zarządzania magazynem możemy śledzić produkt w całym łańcuchu dostaw.

• Moduł odpowiedzialny za zarządzanie sprzedażą i relacjami z klientem pomaga usprawnić cały proces sprzedaży, a także podnieść poziom obsługi klienta.

• Funkcje HRM umożliwiają częściową automatyzację procesów kadrowych.

Inne przydatne funkcje to: zarządzanie projektami, czy obiegiem zadań.

System pozwalający na zarządzanie zapasami zapewnia wiele kluczowych korzyści obejmujących różne obszary działalności firmy. Wśród głównych z pewnością należy wymienić:

• optymalizacja kosztów

• automatyzacja większości procesów zachodzących w firmie,

• poprawa efektywności pracy i wydajności pracowników,

• oszczędność czasu,

• efektywne zarządzanie: produkcją, zasobami ludzkimi, finansami, stanami magazynowymi, planowanie sprzedaży itp.,

• wzrost bezpieczeństwa danych,

• podniesienie jakości współpracy w firmie,

• dostarczenie jednolitych danych,

• ułatwienie przy podejmowaniu właściwych decyzji zarządczych,

• zwiększenie dokładności raportów i analiz.

Chcesz wprowadzić zaawansowane technologie do swojej firmy, a ponadto:

- Twoja firma dynamicznie się rozwija,

- masz potrzebę optymalizacji kosztów,

- nie masz skutecznej kontroli nad finansami swojego przedsiębiorstwa,

- Twoja firma działa w oparciu o papierowy obieg dokumentów.

Masz zatem powody do tego, by doprowadzić do cyfrowej transformacji firmy poprzez inwestycję w system ERP.

Wiele firm rezygnuje z tego pomysłu, bądź przeprowadza kalkulacje, czy inwestycja w system się opłaci (szczególnie gdy zapoznają się z tym, ile kosztuje system ERP). W rzeczywistości oprogramowanie odpowiadające za planowanie zasobów to narzędzie do skalowania i usprawniania działań przedsiębiorstwa, które w perspektywie długofalowej przynosi ogromne korzyści i zyski. Co więcej, jego wdrożenie znacznie redukuje koszty prowadzenia firmy i porządkuje procesy w przedsiębiorstwie.

Sprawdź, co oferuje rozwiązanie ERP od Exact!

Proponujemy oprogramowanie dopasowane do potrzeb klienta.