Checklista – czym jest dla firmy i dlaczego warto ją wdrożyć

Jeśli zależy Ci na efektywnym zarządzaniu czasem i na dobrej organizacji zadań, to pojęcie checklisty nie może być Ci obce. Plan działania to podstawa. Inaczej zarówno w pracę, jak i w życie codzienne wkrada się chaos. Checklista, czyli inaczej lista kontrolna, jest niezbędna szczególnie jeśli mamy nadmiar obowiązków lub niezbyt dobrze radzimy sobie z terminowym realizowaniem zadań. Stosowanie checklist bardzo to ułatwia i systematyzuje działania. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz artykuł na temat checklisty i sprawdź, dlaczego warto ją stosować, a także jak stworzyć efektywną checklistę.

Słowo checklista pochodzi z angielskiego i oznacza dosłownie listę kontrolną, czyli inaczej mówiąc, jest to lista rzeczy do zrobienia. Są na niej zapisane istotne punkty np. z zadaniami do zrobienia i chodzi o to, by skontrolować, czy wszystkie zostały zrealizowane. Często zdarza się, że mamy tzw. checklistę jedynie w swojej głowie. Wydawałoby się, że to może wystarczyć, jednak jeśli nie spiszemy bieżących obowiązków choćby na kartce, a mamy ich bardzo dużo, to może pojawić się problem.

Checklista ułatwia śledzenie postępów pracy, umożliwia kontrolę przebiegu np. danego projektu, czy przedsięwzięcia i co najważniejsze - pozwala nam ocenić stopień ukończenia danego zadania. Na liście kontrolnej możemy umieścić wszystkie zalegające zadania z oznaczeniem tych najpilniejszych, co pomaga zachować właściwą kolejność wykonywanych czynności.

Stworzenie checklisty przynosi w zasadzie wyłącznie korzyści. Niezależnie od tego, w jakim zawodzie pracujemy, czy w jakiej branży - lista kontrolna pozwala się skupić na tym, co naprawdę istotne i oszczędzić czas, który możemy przeznaczyć na pracę twórczą. To podnosi wydajność w zespole. W niektórych zawodach checklista pozwala zachować bezpieczeństwo pracy, czy jakość usług. Lista kontrolna redukuje także ryzyko błędu, tego, że coś nam umknie, a to także obniża poziom stresu i wpływa pozytywnie na jakość naszej pracy. W niektórych zawodach efektywna checklista może być sprawą „życia lub śmierci" - np. na sali operacyjnej, czy w samolocie.

Checklista sprawdza się zarówno w pracy indywidualnej, jak i zespołowej. Lista kontrolna ułatwia komunikację między pracownikami i usprawnia delegowanie zadań. Checklista sprawdza się także przed przygotowaniem prezentacji, czy przed pisaniem artykułu. Lista kontrolną dobrze jest wykonać także przed podjęciem decyzji, zarówno biznesowych, jak i w życiu prywatnym.

Efektywna checklista sprawdza się w każdej dziedzinie życia. Poznawszy już jej skuteczność, nie pozostaje nic innego niż stworzenie własnej listy kontrolnej. W tym celu warto przestrzegać kilku zasad, dzięki którym checklista będzie narzędziem wspierającym naszą pracę - indywidualną bądź zespołową.

• Pierwszym krokiem powinno być spisanie powtarzalnych czynności, które towarzyszą nam każdego dnia. Takie działanie umożliwi stworzenie listy kontrolnej i dostarczy nam materiału do pracy z nią.
• W następnej kolejności warto rozpisać poszczególne kroki i przypisać priorytety zadaniom. Czasem jest tak, że któreś drobne czynności wydają się nam tak rutynowe, że się na nich nie skupiamy. To może skończyć się błędami bądź opóźnieniami w przedsięwzięciu. Warto więc takie elementy wychwycić i umieścić je na naszej checkliście. Wtedy każdy najmniejszy szczegół będziemy mieć pod kontrolą.
• Kluczowe jest także, by stosować się do kilku ważnych zasad:

1. Lista powinna niezbyt długa i mało skomplikowana. Dlatego stosuj prosty język i unikaj długich wyrazów - ważne są zrozumiałe sformułowania i proste słownictwo, szczególnie gdy tworzymy listę kontrolną w innym języku lub gdy ma korzystać z niej więcej osób. Nie przesadzaj też z ilością punktów.
2. Używaj podpunktów - w ten sposób łatwiej zorganizować listę.
3. W przypadku list wykorzystywanych do pracy zespołowej - jeśli jakiś punkt jest szczególnie ważny, to dodaj w liście konieczność potwierdzenia jego wykonania.
4. Zweryfikuj checklistę najlepiej wspólnie ze swoim zespołem projektowym. Skup się na wykonywaniu danego zadania i wyłap wszystko, czego brakuje, po czym dodaj to. Zdefiniuj dotychczas popełnione błędy i stosowane poprawki - to pomoże w stworzeniu efektywnej checklisty.
5. Zwróć uwagę na rodzaj checklisty - w przypadku pracy zespołowej warto skorzystać z rozwiązań online. Dzięki temu każda zaangażowana w projekt osoba może na bieżąco informować, na jakim jest etapie realizacji zadania. Może również zgłaszać przeszkody, które napotyka. Jest to szczególnie przydatne rozwiązanie w przypadku, gdy team jest rozproszony, bo np. część osób pracuje z domu.

Obecnie dostępnych jest bardzo wiele rozwiązań, które umożliwiają zespołom zarządzanie dowolnymi projektami, przepływami pracy i śledzenie zadań. W narzędziach takich jak np. Trello mamy możliwość tworzenia dedykowanych tablic, dodawania plików, linków, komentarzy czy list kontrolnych. Trello to cyfrowa tablica projektowa, która pozwala organizować działania projektowe oraz współpracować. Oprócz Trello istnieją takie zdalne narzędzia jak: Bitrix24, Asana, Clickup, czy Jira.

Główną zaletą stosowania checklist jest przede wszystkim to, że systematyzuje ona zadania i organizuje pracę - możemy nadawać pierwszeństwo niektórym obowiązkom i ustalać kolejność działań. Koncentrując się na jednej czynności, mamy pewność, że powtarzalne czynności zostaną wykonane bez zwłoki, a my zyskamy więcej czasu potrzebnego na pracę kreatywną.

We współpracy z doświadczonym zespołem warto planować każdy krok za pomocą checklisty. Szczególnie jeśli od naszej wspólnej pracy zależy powodzenie projektu. Łatwiej też podzielić zadania - z pomocą przychodzi checklista, dzięki której przekazujemy współpracownikom konkretne kroki, często z przypisaną kolejnością i priorytetem. Dzięki takiej organizacji pracy możemy mieć pewność, że zrealizujemy nasz cel, a w pracę grupową nie wkradnie się chaos. Lista kontrolna jest szczególnie przydatna, gdy wdrażamy nowych pracowników w nowe obowiązki.

Warto co jakiś czas przeanalizować procesy (szczególnie te powtarzalne) i zastanowić się, czy przebiegają one najefektywniej, jak to tylko możliwe. Stosowanie checklist sprawia, że mamy pogląd w opisane czynności, możemy zweryfikować i usprawnić dotychczasowe procesy. Za pomocą takich działań możemy zauważyć, że np. nie wszystkie dotychczasowe kroki są niezbędne. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad tym, czy niektóre rutynowe czynności nie mogą być zautomatyzowane dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu. Nowoczesne narzędzia do automatyzacji centralizują informacje, dzięki czemu możliwe jest podejmowanie lepszych decyzji strategicznych, a zarządzanie procesami biznesowymi staje się prostsze, wydajniejsze i szybsze.

Checklista wymusza na nas bieżące monitorowanie postępów pracy nad przedsięwzięciem. Jeśli jej tekst podzielony jest na etapy, to w łatwy sposób możemy zorientować się, w którym momencie procesu jesteśmy. Taka analiza jest konieczna, ponieważ gdy chodzi o pracę zespołową, to paraliż jednego z zadań może opóźnić kolejne etapy postępowania i w rezultacie - negatywnie wpłynąć na efekt ostateczny, realizację projektu. Checklista pozwala też na oszacowanie czasu niezbędnego do ukończenia przedsięwzięcia.

Checklista to narzędzie niezbędne szczególnie w codziennej pracy i w projektach zespołowych. Pomaga nam zachować lepszą organizację, dając pewność, że nie pominiemy żadnego ważnego kroku w procesie realizacji zadań. Dużą pomocą okazują się być także narzędzia do pracy projektowej, a także systemy do zarządzania projektami czy do obiegu zadań.

Przykładowo w oprogramowaniu Exact Synergy dostępne jest workflow, czyli tzw. przepływ pracy. Jest to swoista checklista, punkt wyjścia w pracy każdego pracownika. W tym miejscu znajdują się informacje na temat tego, jakie zadania dana osoba ma każdego dnia do wykonania, czy za jakie projekty jest odpowiedzialna. Akceptacja tych zadań i ich realizacja jest rejestrowana w systemie. Taka checklista pozwala działać szybciej, być bardziej efektywnym i oszczędzać czas.

Jeśli poszukujesz takich narzędzi, to zapoznaj się z naszymi rozwiązaniami.