Co to jest integracja danych i jak ją zacząć w firmie?

Ilość danych docierających do nas z różnych źródeł stale narasta. Każdego dnia przekonują się o tym przede wszystkim przedsiębiorstwa. Ogromnym wyzwaniem może okazać się dla nich uporządkowanie i wykorzystanie danych w taki sposób, aby na ich podstawie przeprowadzać różnego rodzaju analizy i wyciągać odpowiednie wnioski. Tutaj z pomocą przychodzi integracja danych przy użyciu odpowiednich narzędzi - w postaci oprogramowania czy aplikacji.

W wyniku tego procesu dochodzi do połączenia danych pochodzących z różnych źródeł. Celem integracji danych jest zgromadzenie i usystematyzowanie w jednym miejscu informacji istotnych z perspektywy zarządzania organizacją i podejmowania decyzji strategicznych opartych na aktualnych, ujednoliconych danych.

Integracja danych dotyczących firmy pozwala na zebranie danych z różnych źródeł i połączenie ich w sposób, który umożliwi:

• usprawnienie procesu tworzenia analiz - jedna z największych potrzeb każdej firmy to niewątpliwie analiza aktualnych danych w czasie rzeczywistym. Dlatego tak ważne jest, aby można ją było szybko i łatwo przeprowadzić
• wsparcie procesu decyzyjnego - dzięki dostępowi do bieżących informacji wszystkie decyzje biznesowe podejmowane są w oparciu o wiarygodne źródła danych
• uproszczenie i ujednolicenie archiwizacji danych - zgromadzone w jednym miejscu i odpowiednio uporządkowane w ramach jednego systemu dane to klucz do efektywnego zarządzania. Możemy dzięki temu zapisywać dane w taki sposób, aby następnie móc łatwo do nich wrócić, kiedy zajdzie taka potrzeba
• efektywne zarządzanie bazą klientów - o integracji danych nie mogą zapominać szczególnie te firmy, w których dbanie o klienta to droga do sukcesu. Aby móc odpowiedzieć na potrzeby istniejących klientów albo pozyskać nowych, nie należy pomijać gromadzenia i analizy wszelkich istotnych informacji, które ostatecznie mogą zakończyć się finalizacją sprzedaży - na przykład jego ostatnich zakupów czy też najczęściej kupowanych produktów
• analizę efektywności działań - mierzenie jakości czy kwestii takich jak realizacja określonego planu bądź celu staje się łatwiejsze przy użyciu systemów wyposażonych w narzędzia do integracji danych. Korzystanie z nich pozwala na tworzenie w bardzo krótkim czasie odpowiednich raportów popartych aktualnymi źródłami danych.

Proces integracji danych należy odpowiednio zaplanować. Najważniejsza jest analiza potrzeb firmy, która determinować będzie wybór modelu integracji, na który się zdecydujemy.

Zanim zaczniemy proces integracji danych musimy zastanowić się nad powodem tej integracji - co skłania nas do podjęcia działania w tym kierunku? Czy to brak jakiegokolwiek systemu integrującego dane w przedsiębiorstwie? A może mamy już jakieś systemy, ale nie są to rozwiązania, które integrują dane w odpowiedni sposób i potrzebny jest system, który w tej integracji nas wesprze? Ważne jest, aby chęć integracji danych wynikała z pobudek biznesowych, a nie była jedynie inicjatywą działu IT firmy. Na tym etapie należy także odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki skutek ma przynieść sama integracja i jakie są założenia firmy w tym zakresie. W przypadku przenoszenia danych z kilku systemów do jednego należy przeprowadzić analizę systemów źródłowych, w wyniku której dowiemy się więcej o jakości przetwarzanych danych czy ich wielkości, a także o dostępnej dokumentacji czy innych wymaganiach koniecznych do integracji baz danych.

Warto także dowiedzieć się, jaki jest model wsparcia dla nowego systemu, a także jakie będą koszty utrzymania i aktualizacji takiego rozwiązania do zarządzania danymi.

Realizacja opiera się na założeniach, jakie zostały ustalone w poprzednim etapie. Polega przede wszystkim na wyborze narzędzia i metody, w jakiej odbywać się będzie integracja. Te natomiast będą zależały od dokonanej wcześniej analizy systemów źródłowych, procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, a także doświadczenia firmy w tym istotnym obszarze, jakim jest zarządzanie danymi i ich magazynowanie w ramach różnego rodzaju aplikacji czy systemów biznesowych. Większe firmy, zaznajomione z przebiegiem tego typu procesów i swoimi potrzebami mają tutaj zatem trochę ułatwione zadanie.

W trakcie realizacji nie należy także zapominać o testowaniu, które ma na celu sprawdzenie, czy integrowane dane są poprawne.

Do integracji danych używa się różnych narzędzi w zależności od m.in. dostawcy systemu. W Exact wykonuje się to na kilka sposobów - przede wszystkim w zależności od potrzeb klienta i tego, jakiego rodzaju dane wymagają integracji. Jednym ze sposobów jest ręczny import danych przy pomocy plików XML bądź CSV. W przypadku tych pierwszych możliwa jest automatyzacja.

Kolejną, a jednocześnie najpopularniejszą metodą jest integracja za pośrednictwem Web Service'ów, które przechwytują dane z jednego systemu, analizują je i rejestrują w drugim systemie. Jeżeli jednak dostępny Web Service nie jest w stanie wymienić konkretnych danych, istnieje możliwość stworzenia odpowiedniego kanału komunikacyjego na potrzeby danego klienta, czyli tzw. custom solution.

Exact Software oferuje także narzędzie, którego zadaniem jest automatyzacja pewnych powtarzalnych procesów dzięki swoistej integracji między systemami. Tym narzędziem jest Exact RPA (ang. Robotic Process Automation) - pozwala ono zautomatyzować określone czynności, które dotychczas były wykonywane ręcznie.

Integracja danych jest w dzisiejszych czasach niezbędnym elementem efektywnego zarządzania firmą. Kompletne, aktualne i dostępne w zasięgu ręki dane są obecnie kluczem do podejmowania właściwych decyzji strategicznych, a tym samym optymalizacji procesów i zwiększenia efektywności pracy zespołu. Dzięki rozwiązaniom takim jak Exact Synergy czy Exact Globe można przejąć pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie i kierować nią w oparciu o zawsze aktualne, odpowiednio gromadzone dane operacyjne. System tego typu to inwestycja, która z pewnością bardzo szybko się zwróci.