Êtes-vous prêt·e pour l'avenir de l'expertise comptable ?

Qui aurait cru en 2006 que Nokia avait besoin d’une transformation à grande échelle pour se préparer à l’avenir ? L’entreprise finlandaise a dominé le marché des téléphones portables pendant des années ; elle a presque fait faillite en 2014, mais a fait preuve de résilience et est désormais le deuxième acteur mondial sur un marché des téléphones portables qui génère des milliards.

Alors que votre bureau rencontre un franc succès en ce moment, pourquoi voudriez-vous le transformer ? La réponse est simple : si vous ne voulez pas être à la traîne et que vous voulez être prêt·e pour l’avenir, la transformation numérique apparaît comme une évidence.

Et si vous pensez à la lecture de cette introduction : « Je travaille déjà dans le cloud et j’envoie des courriels à mes clients », c’est un bon début ! Mais le rôle de l’expert-comptable est en train d'évoluer à mesure que les données financières numériques s'imposent. Vos clients veulent une vue d'ensemble en temps réel de leurs chiffres et comptent sur vous pour interpréter les données. Assumez-vous déjà ce rôle de conseil proactif ou pouvez-vous améliorer certains éléments de votre offre de services ? Dans ce blog, vous découvrirez les signaux indiquant les points faibles de votre organisation.

Pour savoir si votre bureau est prêt pour l’avenir, nous examinons la situation actuelle.
Analysez en détail vos processus internes
En fait, un processus se compose d’une série d’activités, exécutées par des personnes ou des machines, qui requièrent des informations et de la communication. Examinez par exemple le processus de déclaration. Comment les collègues et les départements collaborent-ils ? Le flux de travail est-il efficace et voyez-vous clairement lorsque quelque chose est « terminé » ? Est-ce que tout se passe bien ou est-ce que le processus stagne sur certaines parties ?

Nous examinons ensuite la communication externe, celle avec vos clients. Vos clients vous posent des questions par le biais de différents canaux tels que le courriel, WhatsApp, le téléphone ? Le traitement des éléments manquants est-il facile ou attendez-vous régulièrement ce petit document qui manque et vous empêche d'avancer ?

Votre bureau travaille-t-il sur une base horaire et ne traitez-vous l’administration qu'à la fourniture des reçus à la fin du mois ou du trimestre ? Cela engendre souvent un pic d’activité pendant les mois de TVA. Une fourniture fréquente vous aide à réduire la pression et à transmettre des chiffres plus rapidement. Vos clients envoient-ils déjà leurs données à l'administration par voie numérique ? Vos clients viennent-ils déposer leur comptabilité avec une boîte remplie de papiers ? Ou fournissent-ils déjà des factures et des reçus par voie numérique ? Veillez à la ponctualité, à l’exactitude et à l’exhaustivité de l’administration en fournissant aux clients leur administration par voie numérique.

Enfin, nous examinons les applications utilisées par vos clients et vous-même. Combien de systèmes sont-ils utilisés dans votre bureau et sont-ils reliés entre eux et entièrement intégrés ? Pensez aux applications de différents fournisseurs, pour les dossiers, la gestion des relations ou la comptabilité. Le fait d'avoir de nombreux logiciels non reliés est souvent cité comme un point faible au sein de l’organisation.

En tant que bureau, disposez-vous de logiciels sans maintenance ? Ou devez-vous encore accomplir des tâches informatiques comme la protection contre l’incendie ou d’autres calamités, les mises à jour de logiciels et la création d’une sauvegarde ? Les avantages des logiciels qui se trouvent entièrement dans le cloud sont que des éléments tels que la sécurisation, les mises à jour automatiques et les sauvegardes en cas de catastrophe sont automatiques. Cela facilite considérablement le travail à domicile et la collaboration en ligne avec les clients. Cela permet également d’établir des liens avec d’autres applications et d’échanger très facilement des données.

Nous remarquons que le besoin d’information du client change et qu’il souhaite avoir une vue d’ensemble de l’administration. Qu’en pensent-ils ? Il s’agit d’informations qui leur permettent de prendre des décisions de gestion. Tout comme ils peuvent consulter le solde de leur compte dans une application bancaire, ils veulent voir directement dans leur comptabilité ce qu’ils peuvent encore réclamer et ce qu’ils doivent payer. « Nous avions une application pour l’enregistrement des factures d’achat et de vente, mais les clients n'y trouvaient pas assez d’informations. Nous avons reçu des plaintes de clients qui ne pouvaient pas voir ce qu’ils avaient envoyé et cela s’est parfois mal passé. »

Si vous reconnaissez une ou plusieurs de ces situations, il se pourrait que votre bureau puisse tirer profit de la standardisation ou de l’automatisation. Vous éviterez ainsi les pics d'activité par mois ou par trimestre et vous répartirez mieux la charge de travail. Cela vous permettra de développer un planning défini et d’avoir une meilleure prise sur les chiffres. Si vous décidez d’innover, ne vous concentrez pas uniquement sur les logiciels. Car si la technologie joue un rôle important dans la transformation numérique, l'essentiel n'est pas les outils que vous utilisez, mais ce que vous en faites.

Les progrès technologiques et l’évolution constante du marché ont modifié la manière dont les experts-comptables créent de la valeur. Exact pour Accountancy est fin prêt. Votre bureau aussi ?