Gagnez du temps lors des périodes de contrôle avec la liste de contrôle Smart Closing

De nombreux (experts-)comptables vérifient encore leurs administrations/dossiers manuellement. Avec Smart Closing dans Exact Online Comptabilité, c’est définitivement du passé : l’application vous permet de finaliser rapidement et avec précision la déclaration de TVA et la clôture annuelle de vos clients.

Vos clients comptent sur vous pour assurer un traitement rapide, précis et fiable des données financières dans leur comptabilité. Or il s’agit là d’un défi majeur dans un secteur caractérisé par une pénurie importante de collaborateurs qualifiés et par une charge de travail sans cesse croissante pour le personnel en place. Le contrôle manuel de l’administration est en effet une activité très chronophage. En l’automatisant, vous gagnez non seulement du temps, mais vous limitez aussi le risque d’erreurs humaines.

Avertissement des écarts

La liste de contrôle Smart Closing vous indique tout changement ou erreur dans les administrations clients. Elle vérifie leur exactitude, leur exhaustivité et leur fiabilité en combinant des indicateurs, des validations, des dépendances, des questions oui/non et bien d’autres contrôles afin d’assurer un traitement cohérent au sein de votre bureau.

Les opérations et les changements dans la comptabilité sont analysés sur la base de critères prédéfinis. En cas d’écart, la liste de contrôle vous alerte afin que vous puissiez résoudre le problème ou fournir des explications. Exemples de contrôles :

• Indication des comptes d’attente qui ont un solde à 0 euro.
• Vérification des grands livres des actifs immobilisés corporels et incorporels, de leurs amortissements et/ou du dépassement d’une valeur déterminée (par ex. : 450 euros pour les immobilisations corporelles en fonction du seuil de la législation fiscale).
• Connexion des grands livres des débiteurs et des créanciers avec la liste des postes ouverts, de manière à garantir la concordance.
• Vérification et indication des postes ouverts pour les ventes enregistrées à partir de la banque, de la caisse ou des écritures d’opérations diverses. Vous pouvez ainsi vérifier les factures manquantes ou les écritures erronées.
• Alerte sur les factures de plus d’un an, pour le recouvrement de la TVA et éventuellement la gestion des créances douteuses.
• Validation de la correspondance entre le code TVA utilisé dans la transaction et le code pays du fournisseur ou du client.
• Contrôle (avec l’application VIES) du numéro de TVA des fournisseurs et des clients de l’Union européenne avec qui une transaction a eu lieu.
• Paramétrage d’un code TVA pour des grands livres spécifiques, comme les frais d’assurance qui ne sont pas soumis à une fiscalité en amont.

Cette liste de contrôle s’exécute sur des périodes que vous définissez vous-même afin que les indicateurs valident les données sur les périodes correspondantes. Exact fournit deux modèles : le premier pour la déclaration de TVA, avec des contrôles TVA spécifiques, et le second pour la clôture en fin d’exercice, qui comprend non seulement les contrôles TVA, mais aussi des vérifications des postes du bilan, des analyses des chiffres et d’autres paramètres importants. Vous pouvez aussi librement adapter le modèle selon vos besoins et l’exécuter pour plusieurs administrations clients.

Deux modèles standards de chèques

Cette liste de contrôle est réalisée en fonction des périodes que vous déterminez vous-même. Les indicateurs valident donc les données sur les périodes adéquates. Exact fournit deux modèles standards : un modèle pour la déclaration de TVA avec des contrôles spécifiques pour la TVA et un modèle pour l'activité annuelle, qui exécute non seulement les contrôles de TVA, mais vérifie également les postes du bilan, les analyses numériques et d'autres éléments importants. Vous pouvez également adapter la liste de contrôle à vos propres souhaits et la mettre en œuvre dans différentes administrations clients.

Révision des corrections

La liste de contrôle n’est pas seulement utile pour les (experts-)comptables fortement sollicités, elle est aussi très pratique pour les collaborateurs juniors. En effet, elle les aide à traiter, une par une, les notifications dans l’administration de manière à améliorer la qualité générale du travail et à assurer le suivi des écarts. Vous souhaitez encore passer en revue la liste de contrôle ? Pas de problème : vous pouvez paramétrer un réviseur dans le système pour vérifier les adaptations et les corrections effectuées. Ce faisant, vous pouvez fournir une administration client complète et correcte.

Plus d’informations sur Smart Closing

Smart Closing est disponible dans le cadre de l’édition Exact Online Comptabilité Professional. Vous êtes intéressé ou vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités? Veuillez contacter votre gestionnaire de compte. Ou convertissez directement votre abonnement en Professional pour pouvoir utiliser immédiatement cette fonction.