Surveillance et gestion continues des exceptions – clôture basée sur des données automatisées

Garantir la qualité en vérifiant, cochant et documentant des listes d’exceptions. Il s'agit là d'un travail important, mais aussi répétitif, pour un comptable ou un expert-comptable. À chaque clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle, vérifier si les amortissements sont exacts, s'il manque des factures ou si aucune pièce n'a été comptabilisée en double, si les salaires ont été repris, si des paiements en espèces importants ou des comptabilisations aberrantes ont été effectués, ou s’il n'y a pas de transactions anormales.

Et si Exact Online pouvait se charger de ces contrôles récurrents à votre place ? Et pas seulement en fin d’une période précise, mais en permanence, sous forme d'élément intégré dans le processus, en quelque sorte. Dans ce blog, nous vous donnons un aperçu de ce à quoi pourrait ressembler la vie d’un expert-comptable s'il s''appuyait sur un processus intégré avec comme point de départ la "gestion par exception".

Contrôle et preuve

Si vous vous penchez sur les services offerts par un expert-comptable, ceux-ci consistent en grande partie à contrôler toutes sortes de cadres, de directives, de législations et de réglementations afin de vérifier qu'ils ont été correctement appliqués dans la comptabilité et les rapports des entreprises. Ces tâches nécessitent des connaissances spécifiques et en constante évolution. Il s'agit là de l'une des raisons majeures pour lesquelles certains entrepreneurs font appel à un expert-comptable. S'il est déjà difficile pour un expert-comptable de se tenir au courant de toutes les lois et réglementations, ce l'est a fortiori pour un entrepreneur. Une comptabilité peut admettre de nombreuses exceptions, ce qui nécessite autant de vérifications. Cette "check-list pour l'administration à la clôture" est synthétisée dans des listes Excel qui sont à chaque fois consultées et documentées manuellement. Car contrôler est une chose, mais déterminer que les tâches ont été accomplies est tout aussi important.

Qualité uniforme

En tant que fournisseur de logiciels, nous collaborons avec des clients à l’automatisation poussée  de ces tâches répétitives. À présent qu’une grande partie de la saisie de données est automatisée et que nous pouvons établir, sur la base de business rules, la manière dont elles doivent ensuite être traitées, la qualité est prévisible et garantie. Compte tenu d'une qualité prévisible, en plus de l’introduction des données, le logiciel peut également décharger l'expert-comptable d'une grande partie des fonctions de surveillance et de détection des anomalies. Il en va de même pour les KPI : dès qu’un écart est observé par rapport à un indicateur de performance donné, l’expert-comptable est averti de la différence par rapport à la norme fixée et peut en rechercher l’explication. Comme le système est actif en permanence, il offre une  des écarts, tandis que le contrôle des exceptions n’est plus uniquement effectué manuellement en fin d’année, mais au moins à la fin de chaque période, et parfois même en continu. L’expert-comptable peut ainsi intervenir beaucoup plus tôt qu’auparavant et attirer l’attention de son client sur les opportunités qui se font jour ou lui conseiller des mesures appropriées en cas de risques.

Optimisation des processus et hygiène de base dans l'administration

La qualité de l’administration doit être déterminée avant que les experts-comptables puissent commencer le processus de composition. C’est ce que l’on appelle l’hygiène de base ou le volet administratif. Comme vous pourrez à l’avenir vous appuyer sur la détermination automatisée des contrôles effectués, les tâches seront bien mieux réparties sur l’année et vous gagnerez du temps. Il s'agit précisément des heures au sujet desquelles un client peut se demander pourquoi il doit les payer, car il n’y voit pas directement une plus-value. L'expert-comptable dispose ainsi d'un système qui, outre la surveillance des écarts qui devraient sans cela être contrôlés manuellement, le décharge également de l’enregistrement.  Les avantages sont les suivants :

• Efficacité – comme les tâches (tant l’encodage que le contrôle) sont autant que possible automatisées, vous pouvez effectuer plus de tâches avec le même nombre de collaborateurs.
• Sécurité – en définissant les contrôles qui doivent être effectués, vous avez la certitude que tous les collaborateurs ont une charge de travail uniforme et que la qualité de l’administration est garantie.
• Satisfaction au travail – les tâches répétitives et rébarbatives sont prises en charge par le système, ce qui laisse plus de temps pour celles qui apportent une véritable plus-value au client.

Participer (à la réflexion)?

Nous travaillons chaque jour à augmenter encore l’automatisation des tâches et la surveillance continue. Comme indiqué précédemment, nous impliquons nos clients dans cette démarche ; il s'agit de bureaux comptables de toutes tailles, qui savent mieux que quiconque quelles activités ils aimeraient confier à quelqu’un d’autre (lisez : à des systèmes de support). Vous souhaitez également contribuer à l’un des pilotes et groupes de réflexion sur ce thème ? Envoyez un courriel à martijn.boeser@exact.com. Nous nous ferons un plaisir d'en discuter avec vous