Six mythes et réalités sur la facturation électronique

Si la plupart des entrepreneurs ont pleinement adopté la facturation électronique, d’autres restent encore réticents. L’envoi et la réception de factures par voie électronique a beau présenter de nombreux avantages, plusieurs idées fausses continuent à circuler. Dans ce blog, nous distinguons les mythes des réalités pour que vous puissiez prendre une décision en toute connaissance de cause.

Mythe 1 : La facturation électronique n’est pas sûre

Certains entrepreneurs craignent que les factures électroniques soient plus vulnérables à la fraude et au piratage. En réalité, les systèmes de facturation électronique sont extrêmement sûrs, car vos données sont protégées par des techniques de chiffrement avancées. Pour assurer la conformité aux normes européennes strictes en matière de sécurité et de confidentialité, nous vous recommandons d’opter pour un système de facturation électronique européen.

Mythe 2 : La facturation électronique est complexe et coûteuse à mettre en place

Une idée fausse largement répandue est que la facturation électronique est complexe et coûteuse à mettre en place, or rien n’est moins vrai : actuellement, les logiciels de facturation électronique sont très faciles à configurer. Et avec la plupart des produits SaaS, vous ne payez même pas de frais de mise en œuvre, mais seulement un abonnement mensuel.

Mythe 3 : La facturation électronique ne convient pas à toutes les entreprises

D’aucuns pensent que la facturation électronique convient uniquement aux grandes entreprises utilisant des systèmes de comptabilité avancés. Or la facturation électronique est accessible aux organisations de toutes tailles – des petites structures unipersonnelles aux grandes sociétés comptant de multiples départements. En effet, la plupart des logiciels de facturation électronique proposent plusieurs formules adaptées à la taille de votre entreprise, qu’il s’agisse de services en ligne simples ou de systèmes automatisés aux multiples fonctionnalités.

Réalité 1 : La facturation électronique est efficace et est synonyme de gain du temps

La facturation électronique est une méthode simple pour envoyer et recevoir des factures. Alors que le traitement manuel des factures est une tâche chronophage et est source d’erreurs, la facturation électronique permet d’envoyer les factures directement à partir d’un logiciel comptable, ce qui permet de gagner du temps et réduit les risques d’erreurs. Le gain de temps varie d’une entreprise à l’autre, mais se révèle important dans de nombreux cas.

Réalité 2 : La facturation électronique réduit les coûts

Un autre avantage majeur de la facturation électronique est l’économie de coûts qu’elle génère, car les factures papier entraînent évidemment des frais d’impression et d’affranchissement. Avec la facturation électronique, ce poste de frais est supprimé.

Réalité 3 : La facturation électronique est écologique

Dernier avantage mais non des moindres, la facturation électronique a un impact positif sur l’environnement. En effet, elle permet de réduire la consommation de papier : pour les entreprises qui misent sur la durabilité, il s’agit donc là d’une manière simple de faire la différence.

Conclusion : la facturation électronique offre de nombreux avantages

La facturation électronique est efficace, économique et écologique. Pour les entrepreneurs qui n’ont pas encore franchi le pas, il est certainement intéressant de se renseigner sur les possibilités de la facturation électronique et les avantages d’un processus automatisé et écoresponsable.

La facturation représente un aspect important de la gestion de votre entreprise. Par le passé, le défi était de taille : il fallait établir la facture, l’imprimer et l’envoyer par courrier. Heureusement, c’est devenu beaucoup plus facile avec les factures en PDF et les factures électroniques. Mais au fait, quelle est la différence entre les deux ? La réponse ici !

Qu’est-ce qu’une facture en PDF ?

Une facture en PDF est un document électronique émis dans un format de fichier appelé « Portable Document Format » (« PDF »). Il s’agit d’un document numérique qui contient des données d’affichage et textuelles, et est donc comparable à une facture papier. Une facture en PDF peut être générée par un système de facturation ou créée manuellement, avant d’être envoyée au destinataire par courriel ou via un autre canal électronique. Elle contiendra généralement un aperçu structuré des données de facturation, comme le numéro de la facture, la date, la description des biens ou des services fournis, le prix, la taxe éventuelle et le montant total dû.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique (ou e-facture) est un document numérique structuré, transmis automatiquement d’un système logiciel à un autre sans intervention humaine. Ces documents sont conçus selon un format standardisé, qui permet leur traitement électronique et leur intégration aux systèmes d’administration financière de l’émetteur et du destinataire. Parmi les exemples de formats structurés de documents numériques, citons UBL (Universal Business Language) ou XML (eXtensible Markup Language). La facturation électronique vise à accroître l’efficacité et la précision du traitement des factures en réduisant les tâches manuelles et les risques d’erreurs humaines.