Vous souhaitez traiter la comptabilité de manière entièrement automatique ? Le bureau Feys le fait!

« Amusant, stimulant, chaque jour différent. C’est ainsi que Wim Feys, administrateur et expert-fiscal de Kantoor Feys à Bruges décrit son travail. Chaque client a des besoins, des souhaits et des projets spécifiques. Cela exige une approche sur mesure et personnalisée. « Grâce à l’automatisation des tâches répétitives, nous avons le temps de bien connaître nos clients et de les conseiller de manière proactive », déclare Wim.

La numérisation réduit la distance avec le client

Fondé dans les années 1990 par Pierre, le père de Wim, Kantoor Feys est une valeur sûre à Bruges. « La plupart de nos clients sont originaires de la région », explique Wim. « Mais avec la numérisation qui se développe de ces dernières années, la distance n’a plus autant d’importance et nous constatons que de plus en plus d’entrepreneurs d’autres régions de Flandre s’adressent également à notre bureau. »

La confirmation que Kantoor Feys fait du bon travail. Avec sa femme et son père, Wim est à la tête d’une équipe de huit collaborateurs qui s’engagent chaque jour pour leurs clients. « Le nombre de clients ne cesse d’augmenter, mais avec notre équipe de huit personnes et Exact, nous sommes en mesure de faire face à cette croissance. »

Automatisation moins de pics d’activité et plus de temps pour nos clients

Kantoor Feys a fait ses premiers pas vers la numérisation en 2015 en automatisant les transactions bancaires. « Auparavant, tout se faisait manuellement. Avec le recul, cette période s'apparente à l’âge de pierre », s’amuse Wim. Personne dans l’entreprise familiale ne veut retourner à cette époque. « L’automatisation nous apporte de nombreux avantages », confirme-t-il.

Les logiciels de comptabilité prennent en charge les tâches répétitives et en facilitent d’autres. « Comme nous travaillons en interne avec Exact Online Comptabilité Plus et que nos clients utilisent Mon [Coach], 80 à 90 % du travail est effectué avant même le début de la période de TVA. Les pics d’activité à la fin de chaque trimestre se sont donc atténués.

« Les collaborateurs ont désormais plus de temps pour se concentrer sur les chiffres et accompagner les clients. Nous pensons également qu’il est important que chacun puisse maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Le logiciel intelligent d’Exact y contribue largement. »

Exact Online est également pratique pour les clients. Vous téléchargez rapidement une facture via Mon[Coach] et vous obtenez instantanément un aperçu complet des chiffres : les entrepreneurs n’ont plus besoin de gérer toute la paperasserie et savent à tout moment où en est leur activité. De plus, le logiciel évolue avec l’entrepreneur. « C’est important », estime Wim. « Le secteur des PME se caractérise par des sociétés à forte croissance. Le logiciel doit pouvoir suivre cette croissance. »

Liens avec d’autres systèmes

Exact Online peut également s'utiliser dans différents secteurs. Grâce à des connexions avec d’autres outils ou logiciels, le système peut être adapté au client. « Nous pouvons relier les caisses des magasins ou des établissements horeca, en transmettant automatiquement chaque commande au logiciel d’Exact Online. » Ainsi, l’entrepreneur a moins de travail administratif et a plus rapidement une vue d'ensemble de ses résultats.

C'est ainsi que la comptabilité de Bikeworld, le magasin de vélos de Tom Feys à Bruges et client de Kantoor Feys, est traitée de cette manière : « Grâce à la connectivité, chaque achat passe directement de la caisse à Exact. L'entreprise utilise aussi Mon [Coach] pour transmettre ses factures, qui sont elles aussi traitées automatiquement. Toute la comptabilité de Bikeworld est numérisée et automatisée. »

Des conseils plus ciblés

Le fait que tout soit désormais numérique dans l’entreprise familiale ne signifie pas que le lien avec les clients est moins fort. « Nous connaissons très bien la plupart des clients sur le plan personnel. Telle a toujours été notre mission. Nous pensons que vous pouvez mieux conseiller et guider notre client si nous connaissons la personne qui se cache derrière l’entrepreneur », déclare Wim. « Nous veillons donc à garder un contact personnel et à être au courant de ce qui se passe.

C’est sans doute l’une des raisons pour lesquelles tant d’entrepreneurs sont clients de longue date. « Nous entretenons en effet de nombreuses relations à long terme », déclare Wim, « et le fait que nous communiquions clairement, rapidement et personnellement avec eux joue certainement un rôle crucial à cet égard. Par ailleurs, la numérisation est aussi une raison importante pour laquelle les clients nous restent fidèles. Nous avons plus de temps pour leur donner des conseils ciblés et réfléchir avec eux. Ils ont de nouveaux projets pour l’avenir ? Nous sommes là pour les aider à les réaliser. Exact nous permet de faire plus pour nos clients que la simple administration. Cela rend notre travail de comptable plus stimulant et plus amusant. »