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VSA Accounting: « Plus de temps pour conseiller et soulager les soucis du client grâce à Exact Online »

Être le bras droit du chef d’entreprise, se positionner aux côtés des entrepreneurs. Telle est l’ambition de Joeri Vits et Pia Stremersch avec leurs cabinets comptables VSA Accounting à Zandhoven et Anvers. « La comptabilité reste bien sûr importante, mais nous voulons aller au-delà du simple traitement des factures et des déclarations de TVA ». « Nous entendons conseiller nos clients, être proches d’eux et les aider à atteindre leurs objectifs. »

Voilà qui explique que VSA Accounting ait choisi comme slogan : « Empower your business ». « Les clients peuvent s’adresser à nous pour toute leur gestion commerciale », explique Joeri. Ce n'est donc pas seulement la comptabilité qui est importante à nos yeux, mais l'ensemble de l'activité. Un problème de personnel ? Nous cherchons avec vous comment trouver une solution. »

Qu'il s'agisse de sociétés de gestion ou d'entreprises familiales, en passant par les entreprises de construction et l’horeca : VSA Accounting peut se targuer d'un large portefeuille de clients. Une relation professionnelle très forte: telle est la façon dont Pia décrit le lien avec ces clients. « Aider des clients, orienter leur entreprise dans la bonne direction et les voir se développer : rien n'est plus stimulant pour nous. Grâce à nos conseils, nous apportons une valeur ajoutée au client, mais aussi, en tant que comptables, notre travail nous procure une plus grande satisfaction. »

Logiciel intuitif

La migration vers Exact Online voici trois ans a permis à Pia, Joeri et leurs équipes de consacrer davantage de temps encore à ce rôle de conseiller. « Auparavant, nous utilisions un autre logiciel, mais celui-ci n'était pas suffisamment performant. Finalement, nous avons commencé à tester Exact Online qui s'est en fait révélé d'emblée conforme à nos attentes », explique Joeri.

Joeri et Pia ont rapidement découvert les avantages d’Exact Online Comptabilité. C’est un produit « complet » : nous ne devons plus payer de frais informatiques pour adapter le logiciel à nos besoins. Vous pouvez également relier Exact à de nombreux autres progiciels et applis, le tout sans aucun effort. Le logiciel est également très intuitif, tout le monde (des clients aux collaborateurs) l’a rapidement maîtrisé. Ces trois éléments étaient suffisamment pertinents à mes yeux pour que je l'adopte directement », explique Joeri.

Aujourd’hui, nous appelons plus souvent nos clients pour leur demander si tout va bien et ces conversations sont plus précieuses que les brefs échanges à la porte du bureau lorsqu’ils apportaient leurs documents.

Un meilleur contact, moins de stress

VSA Accounting utilise Exact Online Comptabilité avec la fonctionnalité Mon [Coach] et Scan & Reconnaissance. « Autrefois, les clients venaient déposer leurs documents dans nos bureaux. Aujourd’hui, ils utilisent pour ce faire l’appli Mon [Coach]», explique Pia. « J’ai crains un moment que cela ne réduise le contact avec les clients, car lorsqu’ils se présentaient chez nous avec leurs documents, un dialogue s'établissait toujours. Mais dans les faits, je constate le contraire : le contact s’améliore. Les clients remettent leurs documents sous forme numérique, mais nous les appelons plus souvent pour leur demander si tout va bien, et ces conversations ont plus de valeur que les quelques échanges à la porte du bureau. »

Auparavant, tout était rassemblé à la fin du trimestre et nous devions aller vite pour traiter chaque comptabilité dans les délais ; désormais, les clients nous remettent leurs documents au fil du temps.

L’envoi numérique des factures, reçus et autres documents facilite le travail de l’équipe de VSA Accounting. Surtout avec la fonction Scan & Reconnaissance intégrée. « C’est l’idéal », sourit Joeri. « Votre client reçoit un reçu ou une facture, la scanne avec l’appli et le système la reconnaît immédiatement. Cette automatisation nous fait gagner beaucoup de temps. »

Pour Joeri et Pia, il est clair qu’Exact Online leur a déjà apporté de nombreux avantages. « Plus de temps pour les conseils, une plus grande valeur ajoutée, la possibilité de décharger davantage le client », évoquent notre duo. Dernier point, mais non des moindres : « La charge de travail a été réduite. Auparavant, tout était réuni à la fin du trimestre et nous devions travailler vite pour traiter chaque comptabilité à temps : le stress trimestriel typique des bureaux comptables. Grâce à l’appli, les clients livrent les documents au fur et à mesure, ce qui rend le travail beaucoup plus efficace et agréable. »

« Ces trois dernières années, Exact Online nous a permis de générer une valeur ajoutée importante pour nos clients et pour nous-mêmes.

Un investissement judicieux

Pia et Joeri recommanderaient-ils Exact Online Comptabilité à d’autres bureaux comptables ? « Exact Online est certes un investissement. Mais c’est un investissement qui se révèle rapidement rentable, car vous êtes beaucoup plus productif et il vous reste du temps pour conseiller et accompagner vos clients. Donc oui, nous le recommandons. Ces trois dernières années, nous avons été en mesure de créer une grande valeur ajoutée pour nos clients et pour nous-mêmes avec Exact Online », estime Joeri.

Pia de conclure : « De plus, le helpdesk d’Exact vaut vraiment de l’or. Lorsque nous avons une question à poser, nous recevons une réponse très rapidement. Du genre : en quelques minutes. Dans d'autres cas, il fallait attendre au moins un jour pour obtenir une réponse, alors que nous ne pouvons pas nous le permettre face à nos clients. Le helpdesk est rapide, ce qui signifie que nous pouvons aussi réagir rapidement vis-à-vis de nos clients.