3 conseils dont l’entrepreneur sera vite reconnaissant à son expert-comptable

Si vous demandez son avis à un entrepreneur sur le travail administratif, il y a de fortes chances qu'il n’hésite pas à s’exprimer. Le PME Business Baromètre 2018 d'Exact * montre ainsi que 59% des entrepreneurs amènent une administration papier à leur expert-comptable. Avec pour conséquence une surcharge de travail et un sentiment de frustration, tant pour l'expert-comptable que pour l'entrepreneur. Dans ce blog, nous vous proposons trois conseils pour encourager vos clients à collaborer avec vous en ligne. 

Le temps d’attente n’est pas répercuté

Bien que de nombreux outils pratiques soient disponibles pour numériser et traiter l'administration papier au bureau, ces méthodes ne sont pas vraiment optimales. Pour preuve, s'il manque un bon ou un autre document, il vous sera impossible de poursuivre le traitement. Vous devrez dès lors envoyer un e-mail au client ou l'appeler. Avant de disposer des pièces manquantes, vous aurez perdu des heures, voire des jours. Et vous ne pouvez pas les répercuter sur votre client. Il est donc préférable d'organiser la numérisation de l'administration à la source, à savoir chez l'entrepreneur. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur de nouveaux services qui bénéficieront tant à votre bureau qu’à vos clients.

75% apprécient leur expert-comptable

Saviez-vous que 75% des entrepreneurs belges sont satisfaits de leur expert-comptable ? Malgré cette bonne appréciation, bien des choses restent encore à améliorer. Comment ? C'est simple ! 59% des entrepreneurs attendent davantage de conseils professionnels et 22% une plus grande rapidité de réaction de la part de leur expert-comptable. Or vous ne pourrez donner des conseils professionnels que si votre temps n'est pas absorbé par le travail administratif. En d’autres termes, cette réactivité n’est possible que si vous demandez à vos clients de traiter leur administration de manière intelligente.

Restructurer l'organisation

Pourtant, un tel changement n’a rien d’évident. Former les clients en vue de leur demander de fournir leur administration sous format numérique peut prendre une année, un délai nécessaire à la restructuration de votre organisation. La numérisation exige en effet une autre méthode de travail de la part de vos collaborateurs. Mais inciter les entrepreneurs à présenter leur administration sous forme numérique requiert aussi d’importants efforts. Les conseils suivants vous aideront à raccourcir sensiblement ce délai d'adoption.

Former le client

Le défi consiste à former les clients à remettre une administration complète. Mais comment expliquer clairement à un entrepreneur ce qu'implique le terme de « complet » ? Le problème est d’autant plus compliqué que les clients sont habitués depuis des années à un certain type de fonctionnement. Pourtant, les conseils ci-dessous vous seront bien utiles.

Conseil 1 : Collaborez via un outil

Passez des accords avec votre client sur la façon dont il procède à la fourniture numérique et sur le type d’outil à utiliser. Saviez-vous que 48% des entrepreneurs trouvent importante la collaboration en ligne avec l'expert-comptable ? Voilà déjà un signe encourageant. Mais vous devrez probablement aussi convaincre les 52% restants. Dans ce contexte, insistez sur les avantages : votre client a toujours une vision actualisée de son entreprise et vous ne devez plus l'importuner avec des demandes d'informations manquantes.

Conseil 2 : Partagez la liste des documents manquants

Vous partirez ainsi sur de bonnes bases, même si vous n'avez pas pour autant la garantie que tout se passera directement bien. Pour accélérer ce processus, envoyez au client la liste des documents manquants. Il pourra ensuite vous les renvoyer au format numérique.

Conseil 3 : Facturez le travail supplémentaire

La meilleure école consiste à mettre en pratique le dicton « Qui casse, paie. » À un certain moment, vous devrez dire à vos clients récalcitrants : voici les tarifs qui ont été convenus si vous procédez à une livraison complète. Et tout surcroît de travail entraînera des frais supplémentaires. A partir du moment où l’entrepreneur devra y aller de sa poche, vous verrez qu'il vous fournira une administration complète.

Convaincu ? Certes, mais vous devrez désormais encore veiller à ce que les entrepreneurs puissent vous remettre facilement leur administration complète au format numérique. Vos clients devront s'y habituer, mais ils vous en seront bientôt très reconnaissants. Surtout si vous avez davantage de temps à leur consacrer pour de nouveaux services susceptibles de profiter à leurs activités. Exact présentera bientôt un outil permettant de rendre la collaboration en ligne avec vos clients facile et agréable !

* Le cabinet d’études ICT indépendant Pb7 Research vient de réaliser, pour le compte d’Exact, une enquête parmi les décideurs, essentiellement des propriétaires, de 1.779 sociétés en Europe. Les interviews ont été menées au départ d’un sondage par panel à base web. L’enquête s’est appuyée sur un échantillon stratifié : dans chaque pays, les interviews sont réparties de manière équilibrée entre les secteurs suivants : production, commerce de gros, services professionnels, comptabilité et ‘autre’. Ensuite, une pondération a été appliquée afin de garantir la représentativité de l’échantillon. Cette enquête est menée pour la 5^e fois, puisque Pb7 l’avait déjà réalisée en 2013, 2014, 2015 et 2016.