Comment et pourquoi la numérisation profite réellement à votre bureau

Quels sont les développements pour les experts- comptables et cabinets comptables et quel rôle Exact joue-t-il auprès d’eux ? Ces questions ont trouvé réponse lors de l'Exact Accountancy Summit de Bruxelles. Lors de ce sommet, les organisations sectorielles l'IEC et l'IPCF ont discuté de l'avenir de la profession. « Nous sommes en mesure de nous adapter, car nous nous formons en permanence. » 

Prendre le problème à bras le corps

Pour ce qui concerne la réduction du travail manuel, un tas d'améliorations sont possibles. Pour l'instant, seuls 8 % des factures sont au format numérique en Belgique. Et 12 % des experts-comptables et cabinets comptables sont passés au numérique. Sur les indications de la Commission Européenne, le gouvernement fédéral établit que 50 % des factures devront être numérisées à l'horizon 2020. Si ce pourcentage n'est pas atteint en 2023, le gouvernement prendra une décision. Bart Van Coile, vice-président de l'IEC, L’institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, se pose la question suivante : « Prenons-nous le problème à bras le corps ou laissons-nous le gouvernement décider pour nous ? »

Les premiers en matière de numérisation

Tous les participants à l'Exact Accountancy Summit sont unanimes. Le fait de ne pas laisser l'initiative aux autres en matière de numérisation assure la légitimité de la profession. Le travail d'encodage manuel va disparaître, mais cela ne signifie pas pour autant que la profession disparaîtra. Grâce aux chiffres maintenus à jour en permanence et grâce aux dashboards, l'expert-comptable peut se consacrer au maximum à sa fonction de conseiller pour les sociétés. Les premiers du classement en matière de numérisation et de refonte du service proposé sont les lauréats d'un Exact Cloud Award. Le grand gagnant est Acco Accountants, Mon3iaan remporte quant à lui l'award récompensant l'innovation tandis que Crowe Horwath Vanhuynegem décroche l'award pour la collaboration.

Une profonde transformation numérique

Quel est l'avis des associations sectorielles en matière de numérisation ? Bart van Coile : « En tant qu'experts-comptables, nous pouvons amorcer la numérisation. De nouvelles tâches se créent étant donné que des outils tels que celui d'Exact assurent désormais le travail que nous accomplissions manuellement auparavant. L'IEC plaide pour une transformation numérique profonde. »

Une transformation progressive

Mirjam Vermaut, présidente de l'IPCF, Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes Agréés (6 000 membres) envisage davantage une transformation progressive. Elle reconnaît que la numérisation constitue une opportunité pour les comptables, mais elle considère également qu'il y a des étapes à respecter. « Les entrepreneurs sont habitués au papier. Ils se demandent si les chiffres figurant sur une facture numérique sont bel et bien fiables. Ils ne se rendent pas compte que chaque facture est établie dans un système pour être imprimée et ensuite envoyée avant d'être de nouveau encodée manuellement dans un autre système. Cet état d'esprit doit changer et nous fournissons des informations en ce sens. Mais changer de comportement, cela demande du temps. »

Des logiciels innovants

Phill Robinson, CEO et Stefan Van den Steen, account manager, en parlent dans leur présentation. Pendant sa présentation, Phill Robinson, le CEO d'Exact, s'est penché sur l'histoire d'Exact, tandis que Stefan Van den Steen, account manager, a détaillé les innovations des produits.

Un aperçu des innovations des produits

• Un algorithme a été intégré à Exact. Celui-ci propose automatiquement des suggestions pour les comptes du grand livre au niveau des relevés de compte et, cette année encore, au niveau des factures d'achat. « Selon les analyses, il apparaît que cette fonctionnalité permet aux utilisateurs du logiciel de consacrer en moyenne 54 % de temps en moins au processus d'enregistrement. »

• Exact a mis au point des cockpits flexibles afin de soutenir le service de conseil. Mais le plus important est bien entendu que l'administration soit tenue à jour en permanence.

Collaborer en ligne

Stefan explique comment les experts-comptables peuvent encore accroître leur efficacité. Practice Management représente un beau complément à ce niveau. Il comporte notamment une fonctionnalité pour la gestion des relations et la gestion des documents. « Pratique », lance Stefan en en faisant la démonstration. « Vous glissez tous les documents dans le cloud et pouvez ensuite vous débarrasser de votre serveur ou armoires à documents physiques. L'avantage, c'est que vous disposez de toutes les informations dans le cloud et pouvez facilement les partager avec votre client. »

Practice Management

Grâce à Practice Management, l'enregistrement des heures et des prestations est on ne peut plus simple. La fonctionnalité workflow permet d'obtenir un aperçu des tâches effectuées au sein du bureau et de gérer la productivité par collaborateur.

Ajout de solutions propres au secteur

D'après Stefan, Exact est un outil unique, car il comporte des fonctionnalités propres au secteur pour le commerce de gros, les organisations de projet et les sociétés de production. Qui plus est, il est possible d'ajouter au logiciel des solutions émanant de tiers, comme les caisses, les boutiques en ligne et les outils d'analyse. Stefan : « Comme ce serait bien de pouvoir collaborer virtuellement avec votre client à chaque niveau, n'est-ce pas ? D'être virtuellement présent aux côtés de vos clients et de pouvoir, au besoin, les accompagner dans tous les processus. De recevoir des alertes concernant tous ces processus, afin de conseiller votre client. »

Plus d'informations

Les outils sont disponibles, il est maintenant temps de s'en servir. Envie d'en savoir plus sur la facilité de travailler avec Exact et d'amorcer également la numérisation dans votre bureau? Contactez votre account manager, remplissez ce formulaire ou appelez le 078 - 486 839.