Spring’22 Release : Nouvelles possibilités dans Purchase to Pay

Chez Exact, nous innovons en permanence pour aider les entreprises à garder le contrôle de leurs chiffres et à prendre les bonnes décisions. Pour la Spring’22 Release, nous vous présentons les innovations apportées aux différentes solutions. Découvrez quelles innovations et améliorations sont désormais disponibles dans les différents modules de Purchase to Pay. 

Module de gestion des contrats 

Si vous activez la fonction CMM_MAIL_ALL_ATTACHMENTS, vous pouvez envoyer les annexes contractuelles actives avec le courriel de contractualisation. En outre, vous pouvez effectuer une recherche par valeurs dans une liste de sélection d’un champ contractuel ajouté par vous-même. Chaque valeur doit être séparée par une virgule et une espace pour s’afficher dans les résultats de la recherche.  

Module de commande 

Si vous souhaitez ajouter le texte Spécimen à votre commande, vous devez l’activer via la gestion. Rendez-vous dans Gestion --> Paramètres système --> Commander --> Afficher « Spécimen » sur le modèle de commande à l’étape de commande. 

La journalisation de l’envoi d’un message XML vers une URL (passage d’une commande) a également été améliorée. La réaction du destinataire est enregistrée dans l’historique du flux de travail (dans le panneau d’action de la commande). Si l’envoi d’une commande échoue, vous pouvez en connaître la raison en tant qu’utilisateur. 

Précédemment, si vous sélectionniez des articles dans une autre devise, par exemple en USD, la devise était convertie en EUR. Cela a changé : désormais, la devise par défaut de l’utilisateur s’applique.  

Module de facturation 

Vous pouvez maintenant supprimer des paiements erronés ou en double de l’application. Pour ce faire, ajoutez le Paramètre système « Supprimer les paiements importés ». Ce paramètre système s’affiche uniquement si le module de paiement est inactif. En outre, l’étape d’approbation peut être associée à un groupe plutôt qu’à l’utilisateur. Cliquez sur « Tout démarrer » pour associer le flux de travail au groupe. C’est également possible si un ordonnateur approuve la facture. L’avantage de cette méthode est que si l’autorisation est adaptée, il suffit au gestionnaire fonctionnel de remplacer l’ordonnateur dans le groupe. Il ne faut donc plus adapter les factures. 

Module budgétaire 

Les factures qui dépassent le budget s’affichent dans la période budgétaire correspondante. Par exemple, les factures de 2021 avec des règles de comptabilisation dont les dates de rapport contiennent à la fois 2021 et 2022 sont à présent reprises respectivement dans les budgets de 2021 et 2022. 

Module de gestion 

• Dans la fenêtre d’interface du catalogue, vous pouvez indiquer que la connexion à un catalogue externe doit passer par « Secure OCI ». « Secure OCI » transmet le nom d’utilisateur et le mot de passe de manière sécurisée. Cela signifie que lorsqu’un utilisateur ouvre le catalogue externe dans le module de commande, une session s’ouvre avec une communication sécurisée entre la boutique en ligne et P2P. 
• L’écran de gestion des groupes fonctionnels a été amélioré à plusieurs niveaux : 
  - Il est désormais possible de désactiver d’un clic la notification par courriel de l’utilisateur dans le groupe en cliquant sur l’icône « Modifier » au début de la ligne. 
  - L’élément « Supergroupe » n’est visible qu’à la création d’un groupe organisationnel. Les informations superflues du groupe fonctionnel ne s’affichent plus. 
  - Il est désormais possible d’ajouter facilement des utilisateurs au groupe fonctionnel via « Gérer les connexions ». 
• Les commandes sans facture peuvent être exclues de la facturation. Dans la section « Paramètres », une option a été ajoutée pour indiquer que les commandes sans facture associée sont aussi clôturées pour facturation.  
• La fonction de recherche a été étendue avec le numéro d’identification, la description et le statut. 
• En tant que client, vous pouvez à présent importer votre propre logo à afficher dans les courriels.  

Des améliorations ont été apportées aux connexions avec plusieurs applications Exact : 

• Exact Globe : à la création d’un nouveau fournisseur, des enregistrements sont créés pour les adresses et les personnes de contact. C’est notamment nécessaire pour l’interface Globe. 
• Exact Financials : dans le message d’exportation d’Exact Financials, si la date de début de la période ne s’inscrit pas dans une période clôturée, vous voyez désormais que la contre-passation est munie d’étiquettes avec une répartition par période. En outre, si plusieurs fournisseurs sont exportés, vous pouvez voir dans la journalisation lesquels ont ou n’ont pas été exportés avec succès.  

Spring’22 Release

Chaque trimestre, nous vous présentons les dernières innovations et développements de nos produits, pour que vous puissiez exploiter pleinement votre logiciel Exact. Découvrez toutes les innovations que nous avons présentées dans la Spring’22 Release.