Bureau d’études Savoie sur Exact pour Gestion de Temps et Facturation

“Pouvoir intégrer encodage et facturation est un progrès considérable. Tout comme le fait de pouvoir produire tous les récapitulatifs et tableaux que l’on désire.” - Grégory Savoie - Bureau d’études Savoie

Au fil des ans, le bureau d’ingénieurs et de géomètres Savoie a vu ses activités prendre de l’essor, à mesure qu’elle multipliait clients et contrats. Son registre de compétences couvre aujourd’hui aussi bien les relevés topographiques que l’étude de projets d’aménagement, d’égouttage ou de dépollution ou encore l’accompagnement de sociétés tierces pour la gestion de chantiers de génie civil. Les trois personnes de départ sont aujourd’hui 15. En 2005, pour se rapprocher de sa clientèle qui essaime désormais dans toute la Wallonie et pouvoir mieux desservir le Grand-Duché de Luxembourg, la société a décidé d’ouvrir une antenne (Urbattop) à Grâce-Hollogne, près de Liège, où travaillent désormais trois personnes. Comme souvent, la progression de la société a été assumée au gré des besoins, en rajoutant progressivement outils et ressources. Une démarche réactive qui ne favorise pas toujours la cohérence de l’ensemble. Consciente de la nécessité qu’il y avait pour lui de moderniser son infrastructure informatique, le bureau Savoie a profité du déménagement, l’année dernière, de son siège montois pour harmoniser et mettre à jour toute une série de choses. En commençant par l’environnement d’exploitation et le réseau. Ce fut aussi l’occasion de se doter de nouvelles fonctionnalités aptes à lui simplifier sa gestion administrative au quotidien. L’un des besoins majeurs concernait l’enregistrement des temps de travail.

Lourdeurs et pertes de temps

“Au début, la saisie des temps prestés était purement manuelle”, se rappelle Grégory Savoie, administrateur-délégué de la société. “A mesure que nous engagions du personnel et compte tenu du fait que nous sommes avant tout une société de services, nous avons assez rapidement ressenti le besoin de nous doter d’une solution digne de ce nom. Il fallait absolument centraliser toutes les heures prestées, afin d’optimiser le processus de facturation, et permettre à chaque collaborateur d’encoder aisément ses heures. Or, certains sont quasi en permanence sur des chantiers et ne passent que rarement au bureau… Nous avons alors utilisé une petite application de gestion des heures mais qui restait relativement basique et qui, surtout, avait l’inconvénient de ne pas être intégrée avec nos autres outils de gestion.”

Résultat: d’importants processus de réencodage et la nécessité d’allouer deux personnes. L’une s’occupait de la collecte des heures et de leur mise en forme à des fins de facturation; l’autre, des encodages comptables. “Il n’y avait pas d’intégration entre enregistrement des heures prestées et la facturation. Il fallait en passer par des tableaux récapitulatifs et il nous manquait des fonctions d’analyse, afin par exemple d’associer les heures prestées par chaque personne à un dossier particulier, déterminer le total des heures par semaine, etc.” Le manque d’intégration ne permettait en outre pas de lier une offre de prix à la gestion de projet ou à la facturation.

Pourquoi Exact ?

“Nous avons découvert Exact et la solution Exact dès 2011. Nous nous étions inscrits sur leur site pour pouvoir utiliser la solution en mode test. Lorsque nous nous sommes mis à la recherche d’une nouvelle solution, début 2012, nous avons envisagé plusieurs alternatives mais Exact était le seul à nous proposer une solution on-line valable.”

Si le bureau Savoie, a priori, n’avait pas envisagé de remplacer son programme comptable, il s’est rendu compte que le caractère parfaitement intégré de ce que lui proposait Exact présentait bien des avantages. Non seulement, il pouvait retrouver dans le module comptable toutes les fonctionnalités dont il bénéficiait avec son ancien logiciel mais il y ajoutait l’enregistrement des heures, la facturation et le CRM. “Pouvoir intégrer encodage et facturation est un progrès considérable. Tout comme le fait de pouvoir produire tous les récapitulatifs et tableaux que l’on désire. Compte tenu de notre structure et de nos activités, plusieurs personnes, à savoir les gestionnaires et les responsables de département, doivent en permanence être au courant de la gestion des dossiers, par exemple pour vérifier les délais de paiement, effectuer des rappels, pouvoir renseigner immédiatement les clients…”

La fonctionnalité la plus appréciée, dans le module Temps et Facturation, demeure, aux yeux de Daphné Beltrame, assistante administrative, l’aptitude à générer des synthèses et à analyser les données. Autres avantages très appréciés: le pré-paramétrage de l’encodage des prestations, par type de dossier ou de tâche. “Auparavant, le principe était encore celui de la description libre. Chacun utilisait les descriptions qu’il voulait. Ce qui nécessitait un gros travail de nettoyage et d’harmonisation a posteriori. Désormais, l’encodage est plus encadré, ce qui facilite la tâche de nos collaborateurs même si cela exige toujours de leur part un minimum de rigueur et de régularité.”

Daphné Beltrame apprécie également tout particulièrement l’automatisation du processus d’approbation interne que pilote Exact. Son souhait est que ce flux puisse être étendu à des intervenants externes dans la mesure où le client doit approuver le relevé d’heures avant que la facturation ne puisse intervenir. Pour cette étape, il faut encore en passer, aujourd’hui, par l’envoi d’un rapport sous format Excel.

Autre progrès dont rêve Grégory Savoie est l’interconnexion du module Temps & Facturation avec l’agenda et la boîte mail. “Cela nous permettrait de prédéfinir le travail. Les prestations à réaliser pourraient être préencodées dans le planning, communiquées aux collaborateurs concernés et validées à distance via GSM. Cela leur simplifierait la tâche et leur éviterait de devoir procéder eux-mêmes à des encodages pour lesquels ils n’ont pas toujours le temps.”

Ne se concentrer que sur le cœur de métier

La modernisation de son environnement informatique a aussi été l’occasion pour le bureau Savoie de réexaminer les éléments dont elle désirait préserver la maîtrise en interne. Désormais, seul tout ce qui touche directement à son cœur de métier- dessins, plans, gestion de projet…- continue d’être géré en interne, sur des serveurs et des systèmes de stockage internes. Le reste est passé au modèle ‘cloud’, notamment ses services courriel et… la comptabilité.

“Cela nous évite de devoir encore nous charger des processus de sauvegarde”, souligne Grégory Savoie. “Et Exact nous a fourni la pleine garantie que nos données seraient toujours accessibles et disponibles. Nous ne jugeons dès lors pas nécessaire d’effectuer une deuxième sauvegarde électronique chez nous.” Seule sauvegarde éventuelle envisagée: une copie globale des temps de prestations, à la fin de l’année.

“De manière plus fondamentale, l’externalisation garantit une plus grande flexibilité aux personnes chargées de tâches administratives. C’est-à-dire moi-même, mon père et notre assistante administrative, Daphné Beltrame. Je voyage personnellement souvent entre les deux sièges. Mon père et moi travaillons aussi de chez nous… Externaliser nous confère plus de liberté et de mobilité.”

Etat de la situation

Le bureau Savoie a commencé à utiliser Exact en début d’année. L’exercice de migration de l’ancienne comptabilité et l’apprentissage, voire la simple découverte, des potentiels de la nouvelle solution ont monopolisé quelques mois. Les formations et l’aide en-ligne d’Exact ont été les bienvenues, même s’il reste toujours des aspects très spécifiques à son métier pour lesquels le bureau Savoie ne peut compter que sur ses propres compétences. “Notre priorité était la mise en œuvre du module Temps & Facturation puisqu’il correspondait à notre besoin prioritaire. Nous n’avons donc pas encore eu le temps de nous intéresser au module CRM mais ce sera chose faite en 2013. Il nous permettra d’améliorer le suivi des offres faites aux clients, de programmer des alertes en cas de manque de réactivité de leur part et de leur envoyer automatiquement des rappels, par exemple.”

Au sujet du Bureau d’Etudes Savoie

Le bureau de géomètres et d’ingénieurs Savoie (Jurbise, près de Mons) a été créée en 2001. L’éventail de ses activités couvre par exemple les relevés topographiques (terrains et bâtiments), l’implantation et le suivi de chantiers, les dossiers de création, modification et rénovation de voiries, l’étude de projets d’aménagement ou de dépollution... Son département Gestion de projets intervient par exemple lors de la création de lotissements ou pour des études d’égouttage. Le bureau d’études dessert des clients tant privés que publics à travers toute la Wallonie qu’il dessert à partir de deux sites, l’un à Erbisoeul, l’autre à Liège (ce dernier couvre aussi le Grand-Duché de Luxembourg). Il emploie actuellement 15 personnes à Jurbise et 3 à Liège.