Zo werkt de btw op facturen naar het buitenland

    Als je internationaal onderneemt, stuur je soms facturen naar klanten in het buitenland of moet je zelf buitenlandse facturen verwerken in je boekhouding. Je factuur en boekhouding zien er dan anders uit dan in België. In deze blog leggen we uit met welke factuureisen in het buitenland je rekening moet houden.

    De randvoorwaarden voor een goede factuur

    Er zijn een aantal factuureisen in België waaraan je factuur moet voldoen om geldig te zijn. Denk aan een factuurdatum en uniek factuurnummer. Moet je facturen maken naar het buitenland? Dan zien een aantal zaken er anders uit. We leggen je de belangrijkste verschillen uit bij facturen aan het buitenland.

    Tip: met een online factuurprogramma maak je eenvoudig facturen volgens een vast professioneel format. Bovendien houd je makkelijk de status per factuur bij. Zo win je heel wat kostbare tijd en verklein je de kans op fouten bij facturen aan het buitenland!

    Hoe weet je welke btw je moet toepassen op een factuur?

    Welke btw je moet toepassen op je factuur is afhankelijk van de volgende elementen:
    • Is je klant binnen of buiten de EU gevestigd?
    • Is je klant een particulier of onderneming?
    • Valt je dienst onder de uitzonderingen voor het verleggen van btw?

    Binnen of buiten de EU: wat met btw bij facturen naar het buitenland?

    Heb je een hoofdkantoor in België, maar heb je buitenlandse klanten? Of heb je meerdere buitenlandse vestigingen die zelfstandig factureren aan eigen klanten? Check bij het factureren aan het buitenland dan eerst dubbel of je klant wel of niet binnen de EU is gevestigd. Houd hierbij in je achterhoofd dat landen zoals Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk buiten de EU vallen. Bij factureren aan het buitenland moet je namelijk rekening houden met grote verschillen tussen factureren voor klanten in EU-landen en niet-EU-landen.
    Hoe zit het met de btw op facturen aan het buitenland? Wanneer je vanuit België binnen de EU handelt, reken je in de meeste gevallen het Belgische btw-tarief van 6% of 21% voor goederen en diensten. Er zijn vaak geen aanvullende eisen voor de factuur.

    Hierbij geldt wel een jaarlijkse drempelwaarde per land (vaak van € 10.000). Is je omzet lager dan de drempelwaarde voor het specifieke land? Dan reken je de Belgische btw aan. Is je omzet hoger? Dan reken je de buitenlandse btw. Dit kun je bij de FOD Financiën doen via de Unieregeling, of bij de belastingdienst van het betreffende land (per land). Lees bij twijfel meer hierover op de website van de Belastingdienst.
    En wat met de btw op facturen aan het buitenland in een zakelijke omgeving? Voor een factuur van goederen of diensten aan een onderneming binnen de EU vanuit België pas je meestal de btw-verleggingsregeling toe. Hiermee zorg je ervoor dat je klant zelf de belasting afdraagt aan de belastingdienst in zijn of haar land. Je noteert een btw-tarief op je factuur van 0%. Houd hierbij rekening met het volgende:
    • Vermeld duidelijk ‘btw verlegd’ op de factuur;
    • vermeld duidelijk het btw-nummer van jezelf én je klant.
    Jij draagt zelf geen btw af, maar geeft de geleverde goederen of diensten wel aan bij de FOD Financiën. Dit doe je met een intracommunautaire opgave. In het volgende artikel leggen we met een voorbeeld uit hoe de intracommunautaire opgave werkt.
    Meer over de intracommunautaire opgave
    Nog een belangrijke vraag op het vlak van btw bij facturen aan het buitenland, is: lever je vanuit België buiten de EU? Dan maakt het niet uit of het om een particulier of zakelijke onderneming gaat. Je noteert in dit geval altijd een btw-tarief van 0%. Er kunnen in sommige gevallen specifieke administratieve eisen zijn.

    Factureren in buitenlandse valuta: wat zijn de factuureisen in het buitenland?

    Factureren in buitenlandse valuta vergt de nodige aandacht. Want wanneer je facturen vanuit België verstuurt naar het buitenland, wil je deze soms vertalen en voorzien van de lokale valuta om het je klant makkelijker te maken. Dat mag, mits je altijd het btw-bedrag (ook) in euro’s noteert.

    Wanneer je vanuit buitenlandse vestigingen facturen verstuurt naar klanten in het betreffende land, werk je uiteraard altijd in de nationale valuta van dat land. Als je in meerdere landen actief bent, kan dit voor jouw medewerkers best uitdagend zijn.

    De uitdagingen van buitenlandse facturen

    Heeft je onderneming verschillende buitenlandse vestigingen en verstuur je vanuit een vestiging facturen naar je klanten in dat buitenland? Dan wil je er zeker van zijn dat je facturen en boekhouding bij elke buitenlandse vestiging voldoen aan de lokale btw-regelgeving. Bij factureren in buitenlandse valuta krijg je dus te maken met lokale valuta, regelgeving én verschilende talen. Hou rekening met specifieke factuureisen in het buitenland.

    Zo kan het bij factureren aan het buitenland bijvoorbeeld gebeuren dat de persoon die de factuur opstelt niet de lokale taal spreekt. Dan wil je er wel zeker van zijn dat de factuur op de juiste wijze opgesteld en verwerkt wordt. Ook moeten facturen in sommige gevallen voldoen aan vaste formats. Dit geldt bijvoorbeeld bij B2B- facturen voor e-facturatie in Italië en Polen. Vaste factuurformats zorgen ervoor dat deze aandachtspunten standaard in orde zijn. Tot slot zijn er ook nog veel landen waar facturen op papier nog steeds gangbaar zijn. Dat kan een groot verschil maken in hoe je facturatieproces eruitziet. Je merkt dus dat factureren in buitenlandse valuta de nodige focus vraagt!

    Tip: met een online factuurprogramma maak je eenvoudig facturen volgens een vast professioneel format. Bovendien houd je makkelijk de status per factuur bij. Zo win je heel wat kostbare tijd en verklein je de kans op fouten!

    Facturen naar het buitenland, gelinkt aan btw:
    Exact voor Internationaal Zakendoen

    Ben je al actief in het buitenland, of heb je plannen om uit te breiden? Dan moet je rekening met specifieke factuureisen in het buitenland. Met Exact voor Internationaal Zakendoen regel je de boekhouding vanuit één centraal systeem. Vaste factuurformats en bankformaten zorgen ervoor dat je altijd compliant bent met lokale regelgeving. Zo heb je meer ruimte om focussen op het ondernemen. De rest is geregeld.
    © Exact 2024
    BE Select your country