5 powodów, dla których warto pożegnać się z BOM w Excelu

BOM (ang. Bill Of Materials) jest to zestawienie surowców, podzespołów, części i ilości każdego z nich, potrzebnych do wytworzenia produktu końcowego. Wiele firm prowadzi zestawienie materiałowe w Excelu. Jest tak dlatego, że każdy ma do niego dostęp, a poza tym jest tani i sprawdza się przy różnych obliczeniach. 

Korzystanie z Excela uzależnione jest od fazy rozwoju firmy - planiści produkcji uznają go za przydatny do momentu, kiedy wady zaczynają przeważać nad zaletami. Jakie są więc wady Excela, jak je rozpoznać i co najważniejsze – jak sobie z nimi poradzić?

Tak jak już wspominaliśmy, zestawienie materiałowe to lista surowców, części i operacji, których używamy do wytworzenia danego produktu. Potrzebujemy tego z trzech powodów:

• Ustalenie kosztów własnych - jeśli zsumujemy koszty materiałów i operacji możemy oszacować, jaki będzie koszt wytworzenia produktu, a nałożenie na niego marży umożliwi nam złożenie oferty.

• Zamawianie materiałów – po otrzymaniu zamówienia od klienta często będziemy musieli dokupić brakujące materiały.

• Komunikacja z halą produkcyjną - często hala produkcyjna otrzymuje kopię zamówienia klienta (z datą dostawy i numerem), szkic roboczy i zestawienie materiałowe jako specyfikację pracy do wykonania.

Tworzymy nowy BOM z szablonu lub z kopii innego BOM. Po zakończeniu procesu, formuły programu Excel są ulepszane i stają się podstawą do stworzenia nowych. Czasami zaczynamy od istniejącego zestawienia materiałowego, które musimy tylko lekko zmodyfikować. Niech to będzie ta wersja, w której nadal występują błędy. Ktoś inny, kto ma współtworzyć BOM, zacznie pracować na innej wersji dokumentu i w tym momencie powstaną dwie wersje tego, co powinno być tą samą listą materiałów. Excel nigdy nie był zaprojektowany jako program do udostępniania danych, a kontrola wersji dokumentów jest słabym punktem. Problemem więc jest to, że pliki mogą być modyfikowane w danym momencie tylko przez jedną osobę. To sprawia, że krążą one po firmie (często w różnych wersjach), a to zwiększa ryzyko błędów.

W uproszczeniu możemy ustawić nasz Bill of Materials w Excelu na dwa sposoby - w prostej formie, gdzie za każdym razem wprowadzamy ręcznie wszystkie materiały i operacje, które mają być świeżo wykorzystane. To sporo pracy, ale wtedy ceny powinny być aktualne. Bardziej zaawansowanym rozwiązaniem jest „wbudowanie" materiałów i operacji, które mają być użyte. To rzeczywiście można zrobić błyskawicznie – jednak ta forma również opiera się na wcześniej manualnie wprowadzonych danych.

Pamiętajmy jednak, że ceny podlegają ciągłym zmianom, więc skąd mamy wiedzieć, że obliczenia są wiarygodne? Arkusz kalkulacyjny niestety nie posiada centralnej, aktualizowanej na bieżąco bazy danych, więc może generować błędy.

Kolejne obliczenia polegają na porównaniu rzeczywistego zużycia materiałów i godzin z (wstępnie) obliczonym zużyciem. To pozwala nam wyciągać wnioski i w przyszłości tworzyć lepsze kalkulacje. O ile nie rozszerzymy zestawienia o dane dotyczące rzeczywistego zużycia (prawie nikt tego nie robi!), zestawienie materiałowe pozostanie tylko zestawieniem materiałowym, czyli dokumentem, który nie pomaga nam się rozwijać i dokonywać ulepszeń. Excel nie daje innych możliwości niż wprowadzanie i drukowanie danych.

Odwołując się do celów BOM (ustalenie kosztów, zamówienie i komunikacja z halą produkcyjną), zauważamy, że nadal należy sprawdzić, czy jest konieczne zamówienie materiału, a jeśli tak, to trzeba to zrobić. Może wystąpić również potrzeba zamówienia na prace zlecane na zewnątrz, a dopiero po uporządkowaniu planowania produkcji możemy porozumieć się z halą produkcyjną. Nie dzieje się to automatycznie, kiedy pracujemy na podstawie listy materiałów w programie Excel. Nie jest on bowiem zintegrowanym programem do automatyzacji procesów biznesowych.

Tak długo, jak firma jest mała, a obliczenia i przygotowanie pracy są rzeczywiście wykonywane przez jednego pracownika, wady programu Excel nie są tak oczywiste. Problem pojawia się, gdy trzeba przekazać wiedzę np. nowemu pracownikowi lub gdy pracownik, który ma to wszystko opanowane, odchodzi z firmy. Nie ma wówczas osoby, która znałaby np. słabe strony zestawienia materiałowego w programie Excel. Często problemem jest również to, że BOM urósł do rangi mocno specjalistycznego dokumentu. Uzasadnieniem jest to, że jesteśmy „firmą z unikalnymi procesami". Niestety, brakuje nam wtedy zbiorowego doświadczenia firm produkcyjnych z najlepszym sposobem sporządzania zestawień materiałowych, a to nawet utrudnia nam zatrudnianie nowych pracowników. Krótko mówiąc - Excel hamuje wzrost.

Jeśli zamiast zarządzać zestawieniami materiałów w Excelu, przestawimy się na system ERP taki jak Exact dla Produkcji, otrzymamy centralną bazę danych z zestawieniami materiałów, do której może mieć dostęp wielu pracowników. Dane podstawowe (ceny materiałów, operacje) są przechowywane centralnie i dlatego są dostępne zawsze dla każdego. Nie ma również konieczności ręcznego składania zamówień, ponieważ na podstawie stanów magazynowych i zleceń do wykonania można je tworzyć automatycznie. Hala produkcyjna może przeglądać zlecenia pracy (zestawienia materiałowe) i wprowadzać rzeczywiste zużycie.  Dobre rozwiązanie dla BOM-ów zawiera wbudowane obliczenia dotyczące odpadów i złomu wraz z czasem konfiguracji, które mają wpływ na koszt partii. Rzeczywisty koszt można wyświetlić, naciskając jeden przycisk. Oczywiście Excel pozostaje „tańszy”. Jednak co, jeśli niski koszt stanie się przeszkodą w rozwoju firmy? Poza tym, czy nowoczesny system nie pozwoli nam na szybszą i bardziej efektywną pracę?