Jak wyglądają wdrożenia ERP? Cały proces krok po kroku.

Wdrożenie systemu ERP to ważna, strategiczna decyzja i jednocześnie spora inwestycja biznesowa. Wymaga zarówno nakładów finansowych, jak i czasowych. Warto się jednak podjąć tego wysiłku, zważywszy na to, jak wielką wartość dla firmy niesie za sobą implementacja systemu ERP. Odpowiednie oprogramowanie przede wszystkim optymalizuje wszystkie procesy w organizacji, a co za tym idzie - zwiększa efektywność pracy. Tym bardziej, jeśli osoby zarządzające firmą, napotykają w codziennej pracy trudności i to takie, które uniemożliwiają efektywne działanie. Motywacja do startu jest tym silniejsza, im większy jest dyskomfort spowodowany dotychczasowym stanem rzeczy. Kiedy już podejmiemy decyzję dotyczącą wdrożenia ERP i wybierzemy dostawcę, to powinniśmy się przygotować na to, jak będzie wyglądać implementacja systemu. W poniższym artykule uchylamy kulisy implementacji ERP w firmach.

Pierwszym krokiem, jaki powinna zrobić firma, która nosi się z zamiarem wdrożenia ERP jest przeprowadzenie analizy aktualnej sytuacji - przestudiowanie przebiegu procesów biznesowych w firmie, słabych i mocnych stron każdego z nich, ustalenie braków w obecnie wykorzystywanych rozwiązaniach, a także istniejących problemów. To pozwoli nam określić, jakie konkretne potrzeby mamy w firmie oraz wyznaczyć cele, które powinny zostać osiągnięte za sprawą nowego systemu. Analiza, którą możemy przeprowadzić samodzielnie lub korzystając z usługi zewnętrznych firm, daje wiele odpowiedzi i ogólny pogląd na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a także pozwala znaleźć te procesy, które najgorzej wypadają pod kątem efektywności. Pamiętajmy, że podczas przeprowadzania analizy sytuacji wyjściowej powinniśmy korzystać z wiedzy pracowników zaangażowanych w przebieg procesu, to oni najbardziej zdają sobie sprawę z jego mocnych i słabych stron.

W celu ustalenia konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa potrzebna jest współpraca osób z różnych działów. Transformacja technologiczna powinna obejmować wszystkie obszary działalności firmy, ponieważ brak usprawnień w jednym dziale ma pośredni wpływ na działalność pozostałych. Współcześnie praca w średnich i dużych organizacjach jest mocno zintegrowana. Dlatego wdrażając nowy system ERP, warto zadbać o przeprowadzenie w firmie jak najszerszych konsultacji i pozyskać zaangażowanie jak największej liczby przyszłych użytkowników oprogramowania ERP. Kwestia, która wymaga ustalenia to również to, czy chcemy, aby system ERP działał na serwerach firmowych, czy może w chmurze prywatnej lub publicznej. A może lepszym rozwiązaniem będzie model hybrydowy? 

Pozostaje więc ostatnia kwestia - wybór dostawcy systemów ERP. Selekcja powinna być przeprowadzona starannie, pamiętajmy, że to wymaga dużego zaangażowania oraz czasu. Warto wykonać dokładne rozpoznanie dostępnych ofert na rynku i stworzyć listę dostawców i systemów, które budzą największe zaufanie. 

Na podstawie naszych doświadczeń możemy nakreślić obraz realizacji wdrożenia ERP według kilku modeli. Pierwszy z nich jest „standardowy”, inaczej domyślny. Następuje wtedy, gdy klient ma sprecyzowane potrzeby, a wdrożenie realizujemy w zakresie, który dobrze znamy. Wtedy wdrożenia ERP mają następujący przebieg: pierwszy etap to instalacja oprogramowania standardowego, które później konfigurujemy (inaczej parametryzujemy) pod daną organizację. Kolejny etap to migracja danych i testy, po których następują szkolenia przyszłych użytkowników systemu. Często są to praktyczne sesje trwające kilka godzin, przeprowadzane w niewielkich grupach. Wtedy każdy z pracowników ma możliwość pracy na rzeczywistym systemie. W przypadku modułów z zakresu produkcji występuje jeszcze przygotowanie do uruchomienia produkcyjnego i asysta przy pracy.

Zdarzają się sytuacje, w których firma ma określone potrzeby, jednak są one za mało usystematyzowane, wtedy rolą dostawcy jest ich pełne rozpoznanie i uporządkowanie. W takim przypadku musi dojść do paru wywiadów, by dostawca mógł dobrze doradzić klientowi, znając możliwości systemu i wiedząc, z czym klient musi się mierzyć. W wyniku tej dwustronnej, szczegółowej komunikacji powstaje koncepcja skonfigurowania systemu i wdrożenia ERP, inaczej analiza przedwdrożeniowa. Dokument opisuje przede wszystkim cele biznesowe firmy – impuls, dla którego klient sięga po system. Może to być np. źle zorganizowany proces produkcji, duże rozproszenie i wolne przekazywanie danych lub chęć sprostania konkretnym wymogom legislacyjnym. Cele biznesowe klienta muszą być sprecyzowane już na etapie analizy, łącznie z zakresem wdrożenia ERP, a także niezbędnymi obszarami funkcjonalnymi, które powinny być zrealizowane. Taka sytuacja dotyczy zwykle większych, bardziej złożonych projektów, a dokument zawierający analizę przedwdrożeniową ma zwykle do kilkudziesięciu stron.

Należy wziąć jednak pod uwagę to, że w wielu przypadkach do analizy przedwdrożeniowej nie dochodzi. Jest tak, gdy w grę wchodzą mniejsze wdrożenia ERP, gdzie obydwie strony wiedzą, jaki produkt będzie dostarczony, a implementacja jest przeprowadzona w krótkim czasie.

Ostatnią, równie często spotykaną sytuacją jest taka, w której klient nie do końca wie, jakich rozwiązań potrzebuje, czy w którym kierunku ma podążać. Może się tak zdarzyć, gdy firma składa się z wielu spółek powiązanych ze sobą, a złożoność potrzeb jest tak duża, że ciężko od początku sprecyzować wszystkie potrzeby wprost. W takim przypadku dostawca systemu klasy ERP wypracowuje wspólnie z firmą koncepcje wdrożenia ERP, jego zakres i wymagane konfiguracje. W skrócie - założenie jest takie, że klient jest mocno zaangażowany w proces i na bieżąco koryguje, to co powstaje. Jest to model bardziej elastyczny.
Rola dostawcy ERP nie kończy się wraz z implementacją oprogramowania, a firma nie jest zdana tylko na siebie po zakończeniu procesu wdrożenia ERP. Nasi specjaliści oferują wsparcie techniczne w szerokim obszarze - udzielają pomocy za pośrednictwem portalu dla klientów lub telefonicznie.

Zdarza się, że klient posiada tak specyficzne wymagania, że standardowa wersja systemu pokrywa np. tylko 80-90% jego potrzeb, a pełna konfiguracja istniejącego systemu jest niemożliwa. Często wynika to ze specyfiki branży, gdy np. dodatkowe funkcjonalności są niezbędne dla danego biznesu. W takiej sytuacji Exact proponuje rozwiązania dedykowane „szyte na miarę”. Konsultanci Exact zapoznają się z potrzebami nabywcy i tworzą projekt funkcjonalny, który określa zaawansowane wymagania przedsiębiorstwa, a z drugiej strony to, jak będzie funkcjonowało oprogramowanie rozszerzające możliwości systemu.

Niestety ciężko jest podać średni czas usługi wdrożenia ERP, ponieważ zależy on od wielu czynników – w tym od zakresu prowadzonych prac. Zazwyczaj wynosi on od kilku tygodni, do paru miesięcy, a nawet roku. Przy niewielkich wdrożeniach pojedynczej funkcjonalności trwa to od 2 do 4 tygodni, natomiast implementacja kompleksowych rozwiązań np. połączonej księgowości, fakturowania, CRM, zakupów, dystrybucji, które trzeba rozbudować, trwa zdecydowanie dłużej. Szczególnie jeśli nasze wdrożenie wymaga wyżej wspomnianej customizacji. Wpływ na czas wdrożenia ERP ma również przygotowanie i zaangażowanie nabywcy, a także posiadane przez firmę zasoby.

Jeśli mowa o zaangażowaniu, to należy wspomnieć o zespole projektowym, który zajmuje się tematem implementacji ERP w danej organizacji. Ważną funkcję pełni w nim Kierownik Projektu, który jest osobą decyzyjną z ramienia firmy, ma stosowne uprawnienia, dba o komunikację w zespole i zna w pełni potrzeby organizacji. Poza tym w zespole znajduje się również przedstawiciel działu IT, który przygotowuje infrastrukturę pod wdrożenie systemu – zwykle to osoby z działu IT zostają administratorami aplikacji. Są jeszcze użytkownicy kluczowi, którzy często reprezentują różne działy, a także konsultanci, delegowani ze strony dostawcy ERP, którzy czuwają nad konfiguracją systemu. Często w jednej osobie spotyka się kilka ról, np. gdy Manager IT jest jednocześnie Kierownikiem Projektu, a także administratorem aplikacji.

Kluczem do skutecznego wdrożenia ERP jest przede wszystkim zaangażowanie przedsiębiorstwa. Jak o nie zadbać? Poniżej przedstawiamy kilka czynności, które warto wprowadzić w życie. Realizacja niektórych powinna leżeć także w gestii dostawcy ERP (np. szkolenie użytkowników czy testowanie systemu), jednak warto „trzymać rękę na pulsie" i zachować pewne dobre praktyki przy implementacji oprogramowania klasy ERP.

• Warto powołać firmowy zespół odpowiedzialny za proces wdrożenia ERP. Musi on składać się z liderów poszczególnych obszarów merytorycznych objętych wdrożeniem.
• Zorganizuj szkolenia dla przyszłych użytkowników ERP. Dajmy im szansę poznać nowy system, jeszcze zanim zostanie on uruchomiony.
• Zadbaj o uporządkowanie i właściwą migrację danych. Bardzo istotne jest to, by w nowym rozwiązaniu znalazły się archiwalne informacje – możemy je później wykorzystać choćby w celach analitycznych.
• Przed rozpoczęciem korzystania z nowego oprogramowania ERP warto przeprowadzić niezbędne testy, a przy starcie stale monitorować nowy system, tak by wyeliminować wszelkie ewentualne usterki.
• Po wdrożeniu rozwiązania ERP warto nadal analizować bieżące potrzeby firmy i dostosowywać sposób działania ERP do zmieniającego się otoczenia biznesowego i ewentualnych nowych potrzeb organizacji.

Wdrożenie systemu ERP pozwala na optymalizację procesów biznesowych w zakresie różnych obszarów działalności firm dzięki wykorzystaniu nowoczesnego rozwiązania, które automatyzuje codzienną pracę. W ten sposób jesteśmy w stanie zwiększyć jej efektywność, a także wpłynąć pozytywnie na wydajność pracowników. System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) dostarcza osobom kierującym firmą niezbędnych informacji do podejmowania strategicznych decyzji, co wpływa również na skuteczne zarządzanie. Wspólna baza wiedzy pozwala na lepszą wymianę informacji zarówno między działami, jak i oddziałami firmy, a co za tym idzie – na bardziej efektywną współpracę.

Jeśli chcesz uzyskać jeszcze więcej informacji na temat wdrożenia ERP w firmach, a także poznać rozwiązanie Exact, skontaktuj się z nami! Nasz zespół chętnie odpowie na wszystkie pytania i rozwieje wszelkie wątpliwości!