Automatyzacja procesów w organizacji – jak zacząć?

Automatyzacja procesów powinna być jednym z głównych celów każdej firmy. Sam proces transformacji cyfrowej może wydawać się skomplikowany, jednak trzeba pamiętać, że ​​istnieją narzędzia, które znacznie go ułatwiają. Automatyzacja procesów w firmie przynosi długofalowe korzyści, a postęp technologiczny jest najlepszym sprzymierzeńcem na przyszłość.

Wiele przedsiębiorstw ma pełną świadomość tego, że automatyzacja procesów jest potrzebna, by firma rozwijała się w prawidłowy sposób. Natomiast niepewność z tym związana wywodzi się z tego, iż nie wiadomo, jak się do niej przygotować ani jak ją przeprowadzić. Kluczem do sukcesu jest dobre oprogramowanie ERP, które pozwoli zoptymalizować wszystkie procesy przebiegające w firmie. Pozostaje więc pytanie - jak rozpocząć automatyzację procesów w firmie?

Zacznijmy od podstaw, czyli krótkiego wyjaśnienia samego pojęcia. Automatyzacja procesów w firmie to wszystkie działania, które mają na celu zastąpienie, usprawnienie lub przyspieszenie pracy, wykonywanej przez człowieka, przy pomocy technologii. Nie ma jednak powodów do obaw - Twoi pracownicy nie zostaną całkowicie zastąpieni, ale to pozwoli im na wykonywanie bardziej wartościowej pracy, która przyniesie większe korzyści dla całej firmy lub zespołu. To w długofalowej perspektywie przyniesie firmie spore oszczędności.

Pierwszym krokiem powinna być gruntowna analiza aktualnej sytuacji. Bez niej nie jesteśmy w stanie ocenić słabych i mocnych stron każdego procesu, problemów, jakie generują i oszacować zysków, jakie może nam przynieść automatyzacja procesów w firmie. Nie będzie również możliwe pełne zdefiniowanie naszych potrzeb. Taki audyt, który możemy przeprowadzić sami lub z pomocą zewnętrznego usługodawcy, daje wiele odpowiedzi i ogólny ogląd na funkcjonowanie firmy, a także pozwala znaleźć te procesy, które najgorzej wypadają pod kątem efektywności.

Możemy zacząć od analizy jednego przykładowego procesu. Powinniśmy wybrać taki, którego usprawnienie będzie miało faktyczny wpływ na działalność całego przedsiębiorstwa. Następnie rozłóżmy ten proces na czynniki pierwsze – w ten sposób będziemy w stanie zobaczyć wszystkie powiązania, etapy zbędne, czynności powtarzalne, brak powiązań pomiędzy poszczególnymi krokami lub zachowania niezgodne z logiką biznesową, hamujące przebieg procesu. Podczas przeprowadzania oceny powinniśmy korzystać z wiedzy pracowników zaangażowanych w przebieg procesu, to oni najlepiej znają jego słabe i mocne strony. Warto więc słuchać swojego zespołu i znać ich bieżące problemy i potrzeby.

Analizując przykładowy proces, powinniśmy się zastanowić, gdzie leży problem i co można w łatwy sposób usprawnić. Może problemem są sterty papierowych dokumentów, które krążą po firmie? Wydaje się to być nieszkodliwe, jednak podwyższa to koszty i zwiększa niebezpieczeństwo przechwycenia wrażliwych lub poufnych danych. Poza tym stwarza takie problemy jak: opóźnienia w płatnościach, problemy z terminowym wykonywaniem zadań, przekroczone terminy realizacji zleceń, braki w dokumentacji, czy problemy w komunikacji wewnętrznej firmy.

A może w naszej firmie mamy do czynienia z wieloetapowymi, manualnymi akceptacjami, które zabierają czas pracownikom i które można by w prosty sposób zniwelować? Często jest też tak, że przepływ danych czy obieg dokumentów w naszej firmie nie jest skuteczny, co może negatywnie wpływać na współpracę różnych działów.

W obszarze produkcji problemem może być na przykład ręczne tworzenie BOM (zestawienia materiałowe) w Excelu, co zwiększa ryzyko błędów i zabiera czas. Takie i inne manualnie wykonywane procesy wpływają na efektywność pracy, a co za tym idzie – rozwój organizacji.

Odpowiedź jest prosta. Transformacja technologiczna powinna obejmować wszystkie obszary firmy, ponieważ brak usprawnień w jednym dziale ma pośredni wpływ na działalność pozostałych. Współcześnie praca w średnich i dużych firmach jest mocno zintegrowana. Tylko jedno kompleksowe oprogramowanie może wyeliminować bariery między różnymi działami, usprawniając zarówno komunikację wewnętrzną, jak i tę prowadzoną z klientami.

Dzięki zebranym i scentralizowanym informacjom za pośrednictwem narzędzi do automatyzacji procesów możliwe jest podejmowanie lepszych decyzji strategicznych, a zarządzanie każdym procesem wewnętrznym, przeprowadzanym automatycznie, stanie się znacznie prostsze, wydajniejsze i szybsze.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, w jaki sposób możesz cyfrowo przekształcić swoją organizację, skontaktuj się z nami, a chętnie opowiemy o tym jak automatyzacja procesów przebiegła w firmach naszych klientów.