Ile kosztuje ERP? Oto 5 czynników wpływających na jego koszt

Gdy przedsiębiorstwo osiągnie pewien poziom rozwoju, to konieczna staje się automatyzacja powtarzalnych procesów. Cyfryzacja przemysłu i postęp technologiczny, który obserwujemy w każdej branży, wymógł na firmach transformacje. Zmiany związane z cyfryzacją firmy pozwalają na zwiększenie wydajności pracowników, podniesienie efektywności pracy, lepsze zarządzanie, a co za tym idzie wzrost wyników finansowych i ciągły rozwój. Narzędziem, które pozwala zautomatyzować wszystkie procesy i dostosować się do zmieniających się warunków otoczenia biznesowego są systemy ERP. Oprogramowanie to zwykle obejmuje różne obszary działalności przedsiębiorstwa m.in. takie jak: produkcja, handel i dystrybucja, e-commerce, transport i logistyka, zarządzanie magazynem, sprzedaż, obsługa klientów, kadry i płace, a także finanse i księgowość. Jego największą zaletą jest to, że pracownicy z różnych działów mają dostęp do jednej, zintegrowanej i aktualnej bazy danych.

Pozostaje więc jedna zasadnicza kwestia, która z pewnością nurtuje osoby decyzyjne w firmach - ile kosztuje ERP? Ponieważ jest to złożona kwestia, to w poniższym artykule spróbujemy wyjaśnić, co wpływa na koszt systemu ERP.

Ciężko jest w szybki i jednoznaczny sposób odpowiedzieć na pytanie na temat tego, ile kosztuje system ERP. Ostateczny koszt nowego systemu zależy od wielu czynników. Jest tak z prostej przyczyny - oprogramowanie ERP jest dopasowane do indywidualnych potrzeb każdej firmy, do unikalnego modelu biznesowego, nie jest rozwiązaniem "pudełkowym" w związku z czym, na jego cenę składa się kilka parametrów. Należą do nich:

Kluczową kwestią jest ustalenie liczby użytkowników systemu. Analizując wszystkie procesy biznesowe zachodzące w firmie, powinniśmy bez problemu określić potrzeby każdego z działów, a także liczbę stanowisk pracy. Warto zrobić bardzo dokładny wywiad w organizacji i określić, kto ma pracować na nowym systemie oraz jakie operacje ma w nim wykonywać. Miejmy na uwadze jednak to, że każdy dostawca ma inny model licencjonowania. Wśród nich przeważają dwa najpopularniejsze:

• Decydujemy się na pakiet różnych modułów systemu ERP, który obsłuży wszystkie wymagane przez nas procesy i do tego wybieramy ilość jednoczesnych dostępów do systemu. Ten dostęp nie jest ograniczony co do tego, z jakich modułów, kto ma korzystać. Oczywiście funkcjonuje tu cała strefa uprawnień zawartych w systemie, które ten dostęp regulują.
• Kupujemy dostępy do poszczególnych modułów. Jeśli mamy pięć osób pracujących w dziale księgowości – musimy zakupić pięć modułów księgowych, z kolei, jeśli mamy dziesięciu pracowników magazynu, to powinniśmy dokonać zakupu dziesięciu modułów z zakresu WMS. Model ten wymaga sprecyzowania, ile osób będzie pracowało na danym module.

 

Wielu dostawców systemu ERP proponuje cenowy podział użytkowników ze względu na uprawnienia, jakie posiadają. Zdarza się, że cena za użytkownika, który potrzebuje większej liczby uprawnień (bo np. piastuje zarządcze stanowisko w danym dziale) będzie nieco wyższa. Pamiętajmy, że należy zapoznać się dokładnie z warunkami licencjonowania np. czy są one bezterminowe albo czy nie posiadają ograniczonej funkcjonalności.

Bardzo ważnym czynnikiem, który wpływa na cenę systemów ERP jest zakres obszarów funkcjonalnych, które obejmujemy wdrożeniem. Powinniśmy się zastanowić, jakie mamy potrzeby i które moduły będą nam niezbędne do codziennej pracy. Pomoże nam w tym analiza przedwdrożeniowa. Czy będzie to wyłącznie pakiet księgowy, czy może taki połączony z modułem CRM, WMS lub produkcyjnym? Większa liczba funkcjonalności wpływa na wzrost ceny w ramach pakietu.

Czasem zdarza się tak, że przedsiębiorstwa wymagają specyficznych funkcjonalności, będących poza standardem systemu ERP - to także generuje dodatkowe koszty. Kastomizacja to innymi słowy "szycie na miarę" wymaganych rozwiązań, modyfikacja standardowego produktu i "spersonalizowanie go". Jest to powiązane z indywidualnymi oczekiwaniami organizacji lub specyfiką branży. Należy brać jednak pod uwagę to, że z kastomizacją wiąże się pewne ryzyko - jest to napisanie danego rozwiązania od zera, coś, co będzie dopiero na późniejszym etapie testowane w praktyce przez daną firmę.

Do kosztów inwestycji dochodzi również wydatek związany z ewentualnym zakupem serwerów lub rozwiązań w chmurze. Wszystko zależy od tego, którą z opcji wdrożenia wybierze klient. Czy posiada lokalną infrastrukturę informatyczną, która zintegruje się z rozwiązaniami ERP i czy chce osobiście zająć się jej utrzymaniem, czy woli oddać to w ręce zewnętrznej firmy. Należy pamiętać o tym, że administrowanie infrastrukturą IT ( w tym rozbudowa serwerów, aktualizowanie ich, by się nie przestarzały itp.) i zatrudnienie osób za to odpowiedzialnych to dodatkowy wydatek.

System ERP w chmurze to jedna z opcji wdrożenia ERP, która pozwala na pominięcie aspektu utrzymania infrastruktury serwerowej w firmie. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na takie rozwiązanie. Jest ono wygodniejsze, jednak jego wadą jest mniejsze bezpieczeństwo danych. Firmy, które operują w znacznym stopniu danymi poufnymi (np. informacje na temat stosowanych receptur), ze względów bezpieczeństwa wolą korzystać z własnych serwerów i ponosić wyższe koszty.

Na ostateczną cenę systemu ma również wpływ model licencjonowania. Pierwszym z nich jest subskrypcja, czyli model wynajmu oprogramowania, które klient instaluje na swoich serwerach. W tym przypadku płaci on opłatę miesięczną – i tak długo, jak to robi – może korzystać z oprogramowania.

Drugim przykładem licencjonowania jest model zakupu praw licencyjnych – potocznie zwany zakupem licencji – składa się z wysokiej opłaty wstępnej oraz towarzyszącej temu rocznej opłacie serwisowej. Na opłatę serwisową składają się bieżące aktualizacje systemu, wsparcie działu technicznego oraz rozwój oprogramowania.

Elementem niezależnym od wybranego modelu licencjonowania jest koszt parametryzacji – mocno uzależniony od zakresu wdrożenia systemu. Jest to inwestycja rozłożona w czasie – zgodnie z postępem wdrożenia. Parametryzacja przeprowadzana przez konsultantów po stronie dostawcy to inwestycja jednorazowa.

Wdrożenie systemu ERP to ważna, strategiczna decyzja i jednocześnie spora inwestycja biznesowa, która wymaga często dużych nakładów finansowych. Posiadanie nowoczesnego oprogramowania to jednak konieczność, jeśli chcemy się rozwijać i dostosować się do zmieniających się warunków otoczenia biznesowego. System klasy ERP pozwala na optymalizację procesów biznesowych w zakresie różnych obszarów działalności firm dzięki wykorzystaniu nowoczesnego rozwiązania, które automatyzuje codzienną pracę. Oprogramowanie dostarcza osobom kierującym firmą niezbędnych informacji do podejmowania strategicznych decyzji, a pracownikom firmy daje możliwość bardziej efektywnej współpracy.

Zastanawiasz się, w jaki sposób system ERP umożliwi Ci automatyzację Twojej firmy?

Dowiedz się, jak oprogramowanie Exact pomaga w codziennej pracy.