Business Intelligence – co to jest i do czego się przydaje w firmie?

Prowadzenie biznesu i podejmowanie strategicznych decyzji w firmie powinno być za każdym razem poparte skrupulatną analizą aktualnych danych na temat działalności przedsiębiorstwa. Kompleksowy wgląd w dane pozwala osobom zarządzającym organizacją na wprowadzanie potrzebnych zmian, eliminowanie nieefektywnych procesów i potencjalnych zagrożeń, a także umożliwia dostosowanie się do stale zmieniającego się otoczenia rynkowego, co z kolei skutkuje uzyskaniem przewagi konkurencyjnej.

Współcześnie rynek oferuje szeroki wybór zaawansowanych narzędzi informatycznych. Za największą wartość uważa się bazy danych, dzięki którym każda firma może uzyskać pełną wiedzę nie tylko na temat każdego ze swoich procesów biznesowych, ale także i wszystkiego o swoich klientach. W poniższym artykule omówimy jedno z rozwiązań analityki biznesowej - systemy Business Intelligence. W jaki sposób te narzędzia mogą wspierać firmy i ułatwiać podejmowanie decyzji biznesowych?

Można powiedzieć, że system Business Intelligence (BI), czyli analityka biznesowa automatyzuje proces pozyskania, przygotowania i analizy danych. W praktyce narzędzia tego typu przekształcają dużą ilość surowych danych z różnych źródeł w czytelne informacje, które przemieniane są potem w wiedzę wspierającą podejmowanie decyzji i świadome analizowanie działań w firmie. Należy jednak pamiętać, że Business Intelligence nie należy postrzegać tylko jako oprogramowanie, ale cały proces, który z wykorzystaniem odpowiednich praktyk, narzędzi i wiedzy eksperckiej przekształca dane w użyteczne informacje biznesowe. Zebrana wiedza może natomiast wpłynąć na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Rozwiązania tego typu umożliwiają szybki i łatwy dostęp do raportów na temat aktualnego stanu organizacji w oparciu o dostępne dane. Jak to działa w praktyce? Narzędzia systemu Business Intelligence mają dostęp do zbiorów danych (których źródłem są np. systemy ERP) i analizują je, po czym przedstawiają wyniki analityczne w różny sposób - np. w raportach, podsumowaniach, pulpitach nawigacyjnych, wykresach, a nawet mapach. Wszystko po to, by użytkownik posiadł szczegółowe informacje o kondycji swojej firmy i mógł je wykorzystać przy podejmowaniu decyzji.

Trudno wyobrazić sobie współczesną firmę, która w ramach swojej działalności nie przetwarza danych biznesowych. Zwykle w każdej średniej czy dużej organizacji jest ich ogromna ilość. Bywa, że znaczna część tych danych jest „ukryta” w różnych systemach automatycznych takich jak ERP czy CRM, przez co są one mniej przydatne. Tradycyjne systemy nie zawsze dają pełny obraz sytuacji i zdarza się, że nie pozwalają znaleźć ukrytych prawidłowości czy odchyleń rzutujących na codzienną działalność firmy. Jakie konkretnie korzyści możemy uzyskać poprzez wdrożenie systemu Business Intelligence?

• Rozwiązania z zakresu BI udostępniają odbiorcy wszystkie informacje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mamy pewność, że proces podejmowania decyzji przebiega w oparciu o bieżące i wiarygodne dane.
• Systemy Business Intelligence gwarantują użytkownikom standardowe pulpity nawigacyjne dla określonych sektorów i specjalizacji, co w znacznym stopniu ułatwia tworzenie analiz lub prognoz.
• Niejedna firma nadal tworzy raporty np. w programie Excel czy PowerPoint - profesjonalny system wyeliminuje tę konieczność.
• Wszystkie dane dostępne są w jednym miejscu, nie trzeba więc weryfikować każdorazowo informacji z różnych systemów (np. ERP czy CRM). Z racji tego, że dane biznesowe są skonsolidowane, to zyskujemy możliwość przeprowadzania skuteczniejszych i bardziej szczegółowych analiz.
• Zaletą dobrych systemów BI jest to, że mamy możliwość korzystania z nich w dowolnym czasie i na każdym urządzeniu.

Z narzędzi Business Intelligence możemy korzystać w zakresie różnych obszarów działalności organizacji - nie tylko w przypadku podejmowania decyzji biznesowych w celu zarządczym, ale także np. przy zarządzaniu informacją, planowaniu działań i ich późniejszą kontrolą. Oprogramowanie do analityki biznesowej wspiera takie procesy jak: budżetowanie i controlling, tworzenie analiz finansowych, szans sprzedażowych, czy podsumowywanie działań marketingowych.

Dobry program może zapewnić odpowiednie pulpity nawigacyjne w interesujących nas obszarach, czyli np. pulpity: finansowy, HRM, produkcyjny, sprzedaży hurtowej, czy do obsługi projektów.

Wyobraźmy sobie taką sytuację, że firma chce zminimalizować koszty i w tym celu musi znaleźć obszary, które kuleją - czyli procesy, które są mało efektywne. Może to na przykład brak kontroli windykacji opóźnień w płatnościach klientów? W tej sytuacji bardzo użyteczny będzie pulpit nawigacyjny z zakresu finansów. Rozwiązanie zapewni wgląd we wszystkie najważniejsze dane - takie jak przepływ gotówki, płynność, obroty oraz rentowność brutto i netto. Pracownicy księgowości czy administracji mają możliwość zweryfikowania zaległych płatności, rachunków zysków i strat. Rozwiązanie pozwoli im także przyjrzeć się dokładniej transakcjom, które są ujęte w każdym bilansie.

Innym przykładem na efektywne wykorzystanie systemu Business Intelligence jest danie pracownikom HR możliwości pełnej kontroli wszystkich danych związanych z zasobami ludzkimi w firmie. Pulpit nawigacyjny HRM pokazuje szczegółowe informacje na temat obecnie zatrudnionych osób, bieżących rekrutacji, na temat specjalizacji pracowników, ich rozwoju czy przedziału wiekowego. Narzędzie to jest także pomocne w przypadku procesów administracyjnych - umożliwia wgląd w rozdzielenie urlopów pomiędzy różnymi działami, a także dokładną analizę absencji według departamentów, grup wiekowych itp.

Narzędzie Business Intelligence od Exact pozwala na zamianę dostępnych danych na informacje, które możesz wykorzystać do prowadzenia swojej firmy. Co to oznacza? Wdrożenie Exact Insights umożliwia łatwe konwertowanie dużych ilości danych w kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i trendy, które dotyczą wszystkich obszarów działania przedsiębiorstwa. Chcesz wiedzieć więcej na temat naszego systemu do analizy danych?