Pourquoi conseiller un logiciel de comptabilité à votre client, et comment faire ?

Du travail de saisie à la mission de conseil : en tant qu'entrepreneur d'un bureau comptable ou administratif, votre objectif est de rendre ces tâches au top de l’efficacité. Il faut que ces opérations soient rapides, faciles et, surtout, bien exécutées. Si votre client travaille d’une manière qui vous convient – avec le logiciel de votre choix –, cela va évidemment faciliter les choses. Mais comment amener votre client à travailler avec Exact Online ? Voici quelques conseils, notamment sous forme de vidéos, pour vous aider à aborder judicieusement la question du conseil en matière de logiciels.  

Pourquoi fournir des conseils sur les logiciels ?

Dans un précédent article, nous vous expliquions l’intérêt d’avoir davantage de clients qui travaillent avec votre logiciel de prédilection. Car si toutes les parties utilisent le même progiciel, vous pouvez grandement améliorer votre efficacité : automatisation des tâches qui demandent beaucoup de temps, rationalisation des rapports, simplification de la collaboration avec votre client. Cela vous permet de maximiser les heures facturables, de faire plus de choses en moins de temps ou de libérer du temps – que ce soit pour de nouveaux clients ou pour fournir des services comme le conseil. Tout cela n’est pas possible si votre client utilise un logiciel de comptabilité différent (ou s’il n’en utilise pas).

5 conseils pour bien conseiller sur les logiciels

1. Élaborez une stratégie

Personne n’aime vraiment le changement. L’utilisation d’un nouveau logiciel ou un changement de méthode de travail, c’est une étape importante. Il vous faut un plan d’action pour convaincre les clients d’adopter le logiciel que vous recommandez. Réfléchissez au préalable : à qui vous allez vous adresser, comment vous allez communiquer avec ce client, quels avantages vous allez lui présenter et comment dissiper sa réticence au changement. Montrez à votre client que vous comprenez sa situation et expliquez-lui en quoi un logiciel de comptabilité peut améliorer sa journée de travail, ses résultats opérationnels, ses décisions et ses aperçus.

Votre client est-il convaincu ? Utilisez notre assistant d'invitation pour l'inviter à utiliser la solution Exact Online souhaitée.

2. Choisissez le bon moment

Vous constatez qu'un client pose de plus en plus de questions sur sa situation financière ? C’est peut-être le signe qu’il a besoin d’un nouveau logiciel de comptabilité et de gestion. Au lieu de simplement répondre aux questions, il est opportun de poser des questions en retour. Pourquoi votre client demande-t-il cette information ? Quel est son objectif ? Comment pouvez-vous l’aider davantage ? Le début d’un nouvel exercice ou un élargissement de la comptabilité constituent également de bons moments. Il est également possible que votre client souhaite se concentrer sur la facturation électronique et recherche l'option la plus adaptée pour que son entreprise se conforme à l’obligation Peppol toute proche.

Dès ce mois de mars 2024, toutes les factures adressées au gouvernement doivent obligatoirement passer par la facturation électronique. Depuis le 1er mai 2023, les entreprises sont déjà tenues d’établir des factures électroniques pour les nouveaux contrats supérieurs à 30 000 € (hors TVA). Cette obligation s'applique également aux contrats publiés après le 1er mars 2024 pour une valeur égale ou supérieure à 3 000 € (hors TVA). Et à partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges (petites société, PME et grandes entreprises) seront obligées d'utiliser la facturation électronique. En d’autres termes, les entreprises devront être en mesure d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées (GEF) via le réseau Peppol. Un logiciel spécifique de facturation électronique comme Exact Online permet de le faire très simplement.

3. Expliquez les avantages

La transition vers le logiciel Exact Online n’est pas compliquée en soi. Donnez vos conseils avec enthousiasme, sans expliquer toutes les fonctions du progiciel comptable. Montrez à votre client que l’utilisation d’Exact Online va l’aider à atteindre ses objectifs : croissance, plus d'aperçus et d’informations, meilleure gestion des stocks, plus de contrôle sur les projets, facturation plus rapide et encaissements plus rapides également. Donnez également l'exemple d'un client qui a déjà changé de logiciel en expliquant ce qu'Exact Online lui a apporté.

Pensez à informer votre client sur les mesures de soutien supplémentaires en ce qui concerne l'investissement dans un nouveau progiciel.

Afin de faciliter cette transition, le Gouvernement belge a décidé que chaque entreprise individuelle ou PME puisse bénéficier d'une déduction des coûts de 120 % de l'impôt sur le revenu en matière de facturation électronique structurée. Le même principe s’applique aux grandes entreprises, mais sous la forme d’une déduction pour investissement. Concrètement, ces frais déductibles sont des frais d'abonnement ou de conseil à un logiciel de facturation électronique, comme un conseil personnalisé. La mesure s'applique pour la période imposable de 2024 à 2027. Afin de pouvoir déduire le montant maximum de vos frais de logiciel de facturation électronique, il est dès lors préférable de démarrer au plus tôt.

4. Restez en contact

Convaincre un client de travailler avec un (nouveau) logiciel de comptabilité est un processus. Ce n’est pas une décision qui se prend après un seul entretien. Donnez-lui le temps de la réflexion. Restez à son écoute en réexaminant régulièrement vos conseils. Mentionnez Exact Online dans les newsletters et les e-mails que vous envoyez, et glissez-le dans vos conversations personnelles.

Formes de collaboration

Vous voulez pouvoir expliquer à votre client, de manière simple et rapide, les différentes options de collaboration dans Exact Online ? Regardez cette vidéo et partagez-la avec votre client.

5. Montrez comment cela fonctionne

Parler d'un nouveau logiciel, c’est bien. Mais montrer comment il fonctionne, c’est encore mieux. Pourquoi ne pas réunir plusieurs clients pour une séance de démo autour d’un bon lunch ? Concentrez-vous sur les principaux avantages (pour aller dans les détails, une conversation en tête-à-tête convient mieux). Faites des démos du logiciel en direct, expliquez comment vous utilisez ce logiciel pour votre propre administration et partagez les réussites d'autres clients. Ou, mieux encore, invitez un client qui utilise déjà Exact à venir parler et répondre aux questions. N'oubliez pas de garder le contact avec les participants après la session (voir conseil 4). Cela vous permettra d’exploiter le momentum de manière optimale et de tirer le meilleur parti de vos efforts.

Vous souhaitez organiser une session clients réussie ? Consultez ici la boîte à outils session clients spécialement créée pour vous.

Même en suivant toutes les étapes, vous ne pourrez pas convaincre tous vos clients. Certains ne seront pas prêts à utiliser un logiciel de comptabilité ou à passer au progiciel que vous proposez. Restez à l’écoute de votre client, continuez à partager les réussites et réengagez la conversation avec lui à un autre moment sur ce sujet.