BOOKKEEPERS : « Nous n'avons plus des pics de travail stressant. »

La comptabilité en direct est la voie à suivre. C’est du moins ce qu'estime le bureau comptable BOOKKEEPERS d’Aalster. En prenant en charge l'ensemble de la gestion sur base mensuelle, le gérant Dieter Coppens et ses trois collaborateurs peuvent non seulement donner des conseils pertinents à leurs clients, mais aussi éviter les périodes de pic stressantes au bureau. Selon Dieter, il s’agit d’une approche gagnant-gagnant pour les clients et les comptables.

Servir les clients en temps réel

Parmi les clients de BOOKKEEPERS, on trouve de très nombreuses personnes issues des médias ou d’autres secteurs créatifs. Des têtes connues du petit écran, des personnalités moins connues des coulisses ou des rédacteurs à la plume acérée. Quelle que soit l’importance de la comptabilité de ces clients, Dieter insiste toujours pour servir chacun d’entre eux en temps réel. Cela signifie que ceux-ci n’ont pas besoin d’attendre la fin du trimestre pour connaître l’évolution de leur situation ou des mesures à prendre dans telle ou telle direction. « Nous agissons comme le directeur financier de l’entreprise de notre client », explique Dieter. « Nous rendons compte de la situation en temps et en heure, nous fournissons des analyses précises et nous les aidons à prendre les bonnes décisions.

Un gain de temps énorme

C’est tout à fait possible avec Exact, selon Dieter. Il utilise Exact pour Accountancy depuis le lancement de son bureau en février 2019. « J’avais travaillé dans un bureau comptable qui avait testé différents logiciels de comptabilité. J’ai donc vu défiler les grands acteurs du marché, mais je n’ai pas été convaincu par la plupart d’entre eux, et ce pour diverses raisons. » Exact correspondait à la philosophie de comptabilité en direct que Dieter voulait adopter dès le départ dans son bureau. « L’entrepreneur peut télécharger ses documents via Mon [Coach]. Le service de scan traite ensuite le document le plus volumineux. Cela nous permet de gagner énormément de temps, car la plupart des tâches sont exécutées automatiquement. Il nous suffit ensuite de vérifier une dernière fois, puis le reste de notre temps peut être consacré à donner des conseils proactifs », explique le gérant.

Travailler en vacances

L’aspect cloud était également indispensable pour Dieter. Il s’est toujours donné pour mission de travailler avec BOOKKEEPERS de manière totalement numérique. Fini les archives papier et les différents outils sur les serveurs : tout est bien pris en charge dans un cloud central. « C’est la technologie la plus moderne. Et c’est très pratique », ajoute-t-il. « Si tout le monde devait travailler à domicile du jour au lendemain à cause du COVID-19, ce serait tout à fait possible. Les clients peuvent mettre à jour et contrôler numériquement leurs comptes depuis n’importe où dans le monde. Moi aussi, je peux travailler depuis un autre pays, même si, malheureusement, ma compagne n'apprécie pas toujours que je me connecte pour travailler pendant nos vacances », s’amuse Dieter.

Davantage d’implication

Pour Dieter, travailler avec Exact Online, c’est avant tout une opération gagnant-gagnant pour tous. « Nous voulons offrir aux clients le meilleur service, mais aussi les impliquer davantage dans leur propre comptabilité sans qu’ils aient à jouer eux-mêmes les comptables », explique-t-il. Le tableau de bord de My Coach contribue à l’engagement des clients. « Ceux-ci sont désormais impliqués dans leur comptabilité. Les entrepreneurs ont par ailleurs une vision précise de leurs chiffres. Je constate que cela les motive. Ils voient noir sur blanc qu’ils sont sur la bonne voie ou, dans certains cas peut-être, qu’ils doivent faire certains ajustements. »

Pas de stress

Par ailleurs, Dieter souhaite également se faciliter la tâche et celle de son équipe. « Les comptables aussi ont une famille », déclare-t-il. « Mes collaborateurs et moi-même voulons pouvoir être présents pour nos familles. Depuis que nous avons adapté nos méthodes de travail, nous n’avons plus de périodes de pic où nous devons enchaîner les heures supplémentaires ou annuler des congés pour respecter les échéances. Et bien entendu, les choses sont encore plus faciles grâce aux outils innovants de pointe d’Exact Online. Tous ces outils sont par ailleurs simples d'utilisation, de sorte que tout le monde s’y retrouve rapidement. Pas de stress au bureau, donc. »