ZiggZagg opte pour Exact, un logiciel modulaire pour des produits complexes

Ne pas avancer, c’est reculer, en particulier pour une entreprise d’impression 3D. C’est dans cette philosophie que la société est-flandrienne a cherché à automatiser sa gestion financière. Son CEO, Stijn Paridaens, partage son expérience.

L’entreprise ZiggZagg d’Aalter est spécialisée dans la fabrication additive – le terme générique pour désigner toutes les techniques de production permettant de créer des objets par superposition de couches à l’aide d’un logiciel de modélisation 3D – et en particulier dans toutes les opérations allant du prototypage à la production de masse. Avec une dizaine d’imprimantes qui fonctionnent jour et nuit, le reste du flux de production doit également se dérouler de manière optimale. Or, ce n’est pas évident, en particulier pour une entreprise d’impression 3D.

Des produits complexes nécessitent des logiciels complexes

S. Paridaens nous en dit plus. « La fabrication additive est un processus extrêmement complexe. Nous ne fabriquons pas de simples produits prêts à l’emploi avec un prix fixe. Chaque produit est unique, le prix étant par conséquent déterminé par différents facteurs. De manière logique, le suivi financier pose donc certains défis auxquels la plupart des progiciels classiques ne peuvent répondre. Pour notre facturation, nous cherchions un outil capable de gérer la complexité de nos produits.”

À la recherche d’un logiciel sur mesure pour une PME

“Idéalement, cet outil devait être écrit sur mesure. Une solution SAP aurait par exemple été idéale, mais était relativement onéreuse pour une PME comme la nôtre. Même les coûts de démarrage, à eux seuls, auraient représenté un investissement énorme.”

Dans sa recherche d’une solution financièrement plus intéressante pour une petite entreprise, ZiggZagg a testé plusieurs progiciels. « Dans le passé, nous avons perdu un temps précieux avec des logiciels qui n’étaient pas adaptés. Ils n’étaient pas mauvais en soi, mais nous travaillions toujours avec les versions de base, qui n’étaient pas assez développées pour notre entreprise.  Après un certain temps, notre recherche nous a menés à Exact. Leur logiciel de gestion était le meilleur choix pour nous, car l’outil est très modulaire, et donc plus adaptable à nos besoins.”

Exact tient compte de facteurs spécifiques

“Le propre de l’impression 3D et de la fabrication additive est que le prix est influencé par différents facteurs, qui sont moins présents dans d’autres secteurs, comme le travail volumétrique, par exemple. Qui plus est, certaines techniques de finition et processus de production doivent être facturés séparément. Nous devons pouvoir traiter ces éléments de manière plus approfondie, car ils sont importants pour le calcul du coût réel. Or, ce n’est généralement pas possible avec un progiciel comptable classique. Le logiciel d’Exact nous permet quant à lui d’ajouter des champs supplémentaires, afin de prendre en compte ces facteurs spécifiques.”

“Le prix était également celui qui correspondait le mieux à nos attentes. Grâce à cet outil, notre facturation est désormais entièrement automatisée. Nous en faisons en outre un usage analytique. Nous travaillons avec différentes business units et ce logiciel nous permet de les comparer entre elles.”

L’importance d’une bonne implémentation

ZiggZagg ayant déjà testé plusieurs autres progiciels, elle avait déjà une idée de ce qu’il ne faut pas faire. « Tout commence avec une implémentation correcte, car un outil logiciel ne peut être fiable que si les données que vous y introduisez le sont également. Afin de ne pas rencontrer les mêmes problèmes qu’avec les outils précédents, nous avons décidé de confier l’implémentation complète à un spécialiste de chez Exact.”

Opérationnel en trois mois, avec des difficultés d’extension minimales

“Notre personne de contact a passé en revue l’ensemble du processus de production avec nous, de la prise de commande à l’expédition. Il a procédé à l’implémentation sur cette base. Cela a pris environ trois à quatre mois. En interne, nous avons mis trois personnes, du management et de la comptabilité, sur le projet.”

“Nous ne sommes pas passés par une phase de test, mais avons adopté le nouveau logiciel du jour au lendemain. Nous avons évidemment rencontrés quelques difficultés les premières semaines – comme c’est toujours le cas lors de la mise en œuvre d’un nouvel outil – mais elles ont été rapidement résolues.”

Des données, des données et encore des données

Au-delà de la complexité des produits, la marge bénéficiaire implique également quelques défis. « Nos marges varient d’un produit à l’autre et d’un jour à l’autre, en fonction de l’occupation de nos imprimantes. La seule manière d’y voir plus clair ? Des données, des données et encore des données. Et l’exploration de données nécessite des intégrations et programmes flexibles.

“Personnellement, je trouve que le tableau de bord est l’un des principaux atouts de cet outil. Je suis informé en permanence de ce qui entre et sort. Cela nous permet de travailler de manière très analytique. Je peux demander des données sur base journalière, les comparer avec celles du mois ou de l’année précédents et donc réagir très rapidement. Pour moi, en tant que CEO, c’est le plus important. Je peux voir où nous en sommes, ce qui est positif et ce que nous devons améliorer. Les possibilités de rapportage ont certainement pesé dans la balance.

C’est au niveau de la comptabilité que le gain de temps est le plus perceptible

Quant à savoir si ZiggZagg voit déjà les résultats du nouvel outil, la réponse est : « Absolument. Nous avons immédiatement constaté un retour sur investissement, sans doute parce que ce logiciel n’était pas hors de prix. Ce sont principalement les collaborateurs du département comptabilité qui perçoivent le gain de temps.”

Projets d’avenir : lier les progiciels entre eux

Afin de gagner encore plus de temps à l’avenir, S. Paridaens souhaite autant que possible lier les logiciels entre eux. « Nous ne voulions pas lier notre logiciel de production (le logiciel qui commande les imprimantes, n.d.l.r.) à d’autres logiciels tant que nous n’étions pas sûrs de continuer à utiliser l’outil. Maintenant qu’il nous satisfait depuis quelques mois déjà, il est temps de lier les programmes. Nous espérons avoir terminé d’ici six mois.”

“La facturation automatique reste un défi car chaque produit que nous vendons est tout à fait différent, mais nous espérons apporter prochainement des changements à ce niveau également. L’objectif est de poursuivre l’automatisation. Si nous y parvenons, nous gagnerons encore bien plus de temps.”

Cet article a déjà été publié sur agoria.be