Co-creatie tussen Exact en accountants zorgt voor een goede wisselwerking

Kantoren die een jaarrekening moeten opstellen, willen dat zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk kunnen doen. Om de meest waardevolle software voor onze klanten te leveren, ontwikkelen we Exact Online Jaarrekening en Werkprogramma Gemak samen met onze klanten. Waarom doen kantoren mee aan deze co-creatie en wat zijn hun verwachtingen?

Exact Online Jaarrekening is een complete rapportagetool waarmee accountants naast het jaarwerk ook tussentijdse rapportages en kredietrapportages kunnen opstellen. Kantoren die dossiers bijhouden, krijgen met werkprogramma's inzicht in de rode draad van de uitgevoerde werkzaamheden voor individuele dossiers. Met Werkprogramma Gemak kunnen zij doorlooptijden verkorten en de klanttevredenheid verhogen. Exact ontwikkelt deze software samen met zijn klanten. We spraken twee medewerkers van kantoren die sinds eind 2022 bij deze co-creatie betrokken zijn.

Invloed op het eindproduct

Rolf Rudolphy is Senior Accountant Audit bij Van der Veen & Kromhout accountants en adviseurs. Zijn kantoor doet mee met de co-creatie van Online Jaarrekening en Werkprogramma Gemak. "Werkprogramma's zijn voor ons niet nieuw. We gebruiken die al meer dan tien jaar voor het digitaal vastleggen van onder andere de verschillende posten in de jaarrekening." Deelnemen aan een co-creatieprogramma is volgens hem nuttig omdat je invloed kunt uitoefenen op het eindproduct. Als je de ontwikkeling van begin tot eind hebt meegemaakt, zorgt dat bovendien voor meer draagvlak binnen de organisatie. "We hebben op kantoor 125 mensen van wie er zo'n honderd dagelijks bezig zijn met het samenstellen en controleren van jaarrekeningen. Het heeft dus een flinke impact op onze organisatie."

Goede integratie

Rudolphy hoopt dat het uiteindelijk een product oplevert, waarin de werkprogramma's goed worden geïntegreerd. "Online Jaarrekening bouwt voort op de fiscale software die we al een tijd gebruiken en daar hebben we goede ervaringen mee. Ik hoop dat dat op dezelfde manier wordt vertaald naar het rapportage-onderdeel en naar het werkprogramma. We hopen ook dat het wat eenvoudiger werkt dan de software waar we nu mee werken, bijvoorbeeld wat betreft onderdelen als consolidaties."

Niet vrijblijvend

Het zou mooi zijn als het kantoor na de zomer een aantal klanten, bijvoorbeeld kleine vennootschappen, met het product kan uitwerken. "Ik ga het met mijn collega testen, daarna met een kleine groep collega's en daarna met klanten. We hopen ook dat we niet te lang met de oude én de nieuwe situatie zitten. We moeten collega's kunnen uitleggen dat ze moeten switchen en waarom. Dan moeten we een goed verhaal hebben, want we willen niet dat het vrijblijvend is."

Iedereen mee krijgen

Mike Bodelier, vennoot bij DGD financiële partners, neemt met zijn kantoor deel aan de co-creatie voor Online Jaarrekening. Ook hij ziet dit als een goede manier om draagvlak te creëren binnen de organisatie. "Accountants en IT'ers denken op een heel verschillende manier. Het is goed om onze ideeën tijdens de co-creatie bij elkaar te brengen." Met zijn kantoor met 25 medewerkers zal zijn invloed beperkt zijn, maar hij verwacht wel goede input te kunnen leveren en hoopt dat daarnaar wordt geluisterd. Hij doet de co-creatie in eerste instantie met twee collega's. Daarna sluit steeds ook een andere collega aan. "We willen nadrukkelijk dat mensen die heel handig zijn én mensen die minder handig zijn met de computer aanhaken. Je krijgt dan iedereen direct mee."

Flexibiliteit en gebruiksgemak

Wat Mike Bodelier betreft, zijn flexibiliteit en gebruiksgemak de belangrijkste vereisten voor de software. "Vooral voor jonge medewerkers kan het niet snel en makkelijk genoeg gaan. Ook de flexibiliteit van output is belangrijk. Het is op dit moment bijvoorbeeld niet mogelijk om een bedrijfshuisstijl goed te integreren in een rapport. Ook kun je nu geen eigen categorieën aanmaken in je rapportages. Dat zijn misschien niet de meest essentiële functies, maar in deze tijd zouden die wel gewoon in het pakket moeten zitten." Ook Mike Bodelier hoopt in de eerste helft van het jaar flinke stappen te kunnen zetten om daarna te helpen het nog mooier en beter te maken. De communicatie is volgens hem belangrijk voor het slagen van het project. "Door regelmatig bij elkaar te zitten en telkens vast te stellen wat er bereikt is en wat in de volgende periode wordt aangepakt, verwacht ik dat we flinke vooruitgang boeken."