Digitalizacja w firmie. Czym jest? Jak ją wprowadzić?

Nowoczesne technologie, automatyzacja i cyfryzacja stały się częścią naszej codzienności. W niektórych obszarach życia jesteśmy od tego wręcz uzależnieni. Naprawdę trudno wyobrazić sobie obecnie jakikolwiek segment konsumencki bez możliwości zakupu produktów lub usług w Internecie.

Współczesny rytm życia klientów wymusza na firmach cyfryzację. Jest to powszechny proces przede wszystkim w dużych firmach, ale również coraz bardziej popularny w sektorze MŚP. Nie chodzi o wprowadzanie zaawansowanych rozwiązań technologicznych tylko w kontekście komunikacji z klientami i dostarczania im produktów i usług. Równie istotna jest także automatyzacja procesów wewnątrz samej organizacji w celu optymalizacji codziennej pracy. Jednym z procesów, który pozwala organizacji na rozwój i poprawia skuteczność działań, jest digitalizacja. Co to za pojęcie i jakie są inne zalety tego procesu? Odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule.

Za digitalizację uznaje się wykorzystanie technologii cyfrowych w celu ulepszania działalności przedsiębiorstwa i uzyskania przewagi konkurencyjnej. A co dokładnie należy przez to rozumieć? To, że wszystkie bądź wybrane procesy i zasoby w przedsiębiorstwie, które dotychczas miały formę analogową przekształca się w ich cyfrowe zamienniki. W efekcie digitalizacji, informacje i dane mogą być przechowywane oraz udostępniane za pomocą cyfrowych kanałów komunikacji i sieci. Włączenie technologii cyfrowej w codzienną działalność firmy umożliwia zatem na przykład pracę zdalną, ponieważ wiele procesów jest przeniesionych do działań online.

Digitalizacja, to pojęcie, którego używa się najczęściej w kontekście dokumentów i funkcjonowania biura. Obecnie m.in. dzięki takim narzędziom jak OCR (Optical Character Recognition - Optyczne Rozpoznawanie Znaków) możliwe jest zaciągnięcie danych prosto do systemu. Polega to na tym, że OCR pozwala na rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki takim usługom cyfrowym możliwe jest udostępnianie takich analogowych materiałów jak: zdjęcia, szkice, akta, wizytówki czy grafiki. Digitalizacji podlegają także mikrofilmy, nagrania dźwiękowe czy filmy.

Digitalizacja dokumentów nierzadko stanowi dla firm początek ich transformacji cyfrowej. Jest tak z prostej przyczyny - wzrost digitalizacji w firmach przekłada się na jednoczesną automatyzację innych procesów biznesowych i zwiększa zapotrzebowanie na integrację międzysystemową.

W wielu firmach do dziś funkcjonuje przepływ dokumentów w formie papierowej. Takie przedsiębiorstwa borykają się z wieloma problemami. Muszą utrzymywać archiwa, w których gromadzone są wszystkie dokumenty i materiały, a często także zatrudniać osoby, które się tym zajmą. Pod pojęciem digitalizacji mieści się najczęściej wprowadzenie do firmy elektronicznego obiegu dokumentów. Takie oprogramowanie odpowiada za przechowywanie, zarządzanie i śledzenie zasobów w postaci dokumentów elektronicznych - i to wszystko z wykorzystaniem odpowiedniego sprzętu i jednej, zintegrowanej bazy danych. Jakie jeszcze korzyści ma digitalizacja materiałów w przedsiębiorstwie?

Dzięki cyfrowym rozwiązaniom mamy dostęp do dokumentów i potrzebnych materiałów z każdego miejsca i o każdej porze. Wiele zaawansowanych programów posiada możliwość pracy za pomocą urządzeń mobilnych, wystarczy mieć dostęp do sieci. Osoby, które odpowiadają w firmie za sprawy administracyjne i przetwarzanie dokumentów, nie muszą już pracować wyłącznie stacjonarnie.

Analogowy model przetwarzania dokumentów niesie za sobą wiele zagrożeń. Jest duże prawdopodobieństwo, że może dojść do utraty dokumentu lub do przekazania oryginału do nieodpowiedniej osoby, co może negatywnie wpłynąć na bezpieczeństwo danych biznesowych. Poza tym takie sytuacje mogą generować opóźnienia w płatnościach, czy brak terminowości w wykonywaniu zadań przez pracowników. Jeśli natomiast zdecydujemy się na cyfrowe rozwiązania, to mamy gwarancję, że dany dokument automatycznie trafi do kolejnej osoby uwzględnionej w procesie.

Koszty związane z utrzymaniem dokumentacji w formie papierowej mogą być bardzo duże. Szczególnie jeśli będziemy potrzebowali specjalnego miejsca do gromadzenia zbiorów i pomocy pracownika, który będzie odpowiedzialny za archiwizowanie dokumentów. Nie wspominając już o kosztach druku papierowych wersji, co jest także działaniem na szkodę środowiska naturalnego. Digitalizacja dokumentów z wykorzystaniem systemu do elektronicznego obiegu dokumentów niweluje ten wydatek.

Rozwiązania online pozwalają na szybszą obsługę dokumentów, ich udostępnianie, współdzielenie i późniejsze archiwizowanie. To z kolei wpływa na lepszą organizację pracy, oszczędność czasu, czego efektem może być wyższa wydajność pracowników.

Digitalizacja pozwala na przechowanie dużej ilości informacji i na ich łatwe udostępnianie zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Wpływa to pozytywnie na komunikację między pracownikami i współpracę między różnymi zespołami w przedsiębiorstwie. Poza tym cyfryzacja procesów jest także kluczowa dla obsługi klienta - produkt bądź usługa to jedno, ale standardy, którymi kierujesz się przy administracji i korespondencji do klientów oraz kontrahentów, to drugie.

Punktem wyjściowym do przeprowadzenia digitalizacji powinno być uzyskanie wiedzy na temat bieżących procesów analogowych, ich mocnych i słabych stron, a także problemów, jakie generują. Bez tego ciężko będzie nam oszacować potrzeby, cele, a także zyski, jakie może nam przynieść digitalizacja. W tym miejscu warto dać głos naszym pracownikom - skorzystajmy z ich wiedzy na temat mocnych i słabych stron całego procesu. Po przeprowadzeniu swoistego audytu wewnątrz przedsiębiorstwa, warto zacząć poszukiwanie odpowiednich rozwiązań dla naszej firmy. Selekcja dostawców powinna być skrupulatna - warto sprawdzić referencje producenta, a także to, czy dana firma zapewnia wsparcie posprzedażowe. Jeśli zdecydujemy się na konkretne rozwiązanie wprowadzające digitalizacje w firmie, takie jak np. system do elektronicznego obiegu dokumentów, to w dalszej części proces przebiega następująco:

1. Instalacja systemu wraz z parametryzacją
2. Migracja danych
3. Testy oprogramowania
4. Szkolenie przyszłych użytkowników systemu

Digitalizacja to proces, który sprawdzi się w każdej branży. Najczęściej spotykana jest w przedsiębiorstwach produkcyjnych, handlowych i usługowych. Cieszy się ona także dużą popularnością w firmach logistycznych i transportowych, gdzie kluczową rolę odgrywa sprawna wymiana informacji pomiędzy dostawcą a odbiorcą. Digitalizacja jest także wręcz niezbędna w biurach rachunkowych i firmach z sektora finansowego, w których są przetwarzane setki faktur każdego dnia.

Chyba nikogo nie trzeba dłużej przekonywać, że digitalizacja ma sens. Przynosi ona wiele korzyści - m.in. zwiększa rentowność, konkurencyjność przedsiębiorstwa i długofalowo wpływa na obniżenie kosztów działalności. Pojawia się natomiast pytanie, jaką technologię wybrać, myśląc o przekształceniu firmy na w pełni cyfrową? Z pewnością warto postawić na kompleksowe rozwiązanie, które obejmie różne obszary działalności przedsiębiorstwa. Takie jak Exact Synergy - oprogramowanie, które jest w całości kompatybilne i konfigurowalne. System obejmuje takie obszary działalności jak: HRM, CRM, zarządzanie dokumentacją czy przepływy pracy.

Ponadto system Exact jest rozwiązaniem skalowalnym. Można rozpocząć od automatyzacji czy digitalizacji jednego lub kilku procesów, a następnie stopniowo zwiększać zakres wdrożenia, realizując tym samym strategię transformacji cyfrowej firmy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat naszych rozwiązań?