Cinq conseils pour faire régler plus rapidement vos factures

En tant que petite ou moyenne entreprise (PME), comment pouvez-vous faire en sorte que vos clients paient vos factures à temps ? Dans ce blog, Sigrid Jansegers, Sales Director d’Exact Belgique, partage cinq conseils pratiques pour éviter les défauts de paiement et minimiser le risque de pertes.

D’après une étude d’Altares Dun & Bradstreet sur les comportements de paiement en 2022, plus de la moitié (56 %) des factures belges ne sont pas payées à temps. Les défauts de paiement systématiques mettent la trésorerie des entreprises sous pression. Pour les PME, cela peut entraîner des problèmes financiers, voire, dans le pire des cas, la faillite. Il est donc essentiel de mettre en place un processus de facturation efficace. Comment procéder ?

1. Concluez au préalable des accords écrits et clairs

Un bon accord est à la base de toute relation d’affaires solide. En tant qu’entrepreneur, il est donc capital de clarifier dès le départ le processus de facturation. Convenez avec votre client des délais de paiement applicables et proposez-lui les divers systèmes de facturation possibles. Il est important de conclure ces accords par écrit, car des conditions de paiement claires couchées sur papier permettront d’éviter tout litige éventuel. Selon la législation, le délai de paiement entre deux parties à un contrat ne peut dépasser 60 jours calendrier. Les délais usuels varient d’un secteur à l’autre, mais correspondent à environ 30 jours en moyenne.

2. Construisez une relation client solide fondée sur la confiance

Une relation client de qualité repose sur la confiance. Si cela peut sembler évident, il est essentiel de mettre en place dès le départ les conditions de cette confiance. Pour gagner la fidélité de vos clients, engagez-vous auprès d’eux et communiquez activement avec eux, ce qui vous permettra de vous tenir au courant des dernières évolutions dans leur secteur et leur entreprise. En prévoyant des lignes de communication courtes, vous assurez aussi un meilleur suivi du travail fourni, des coûts et des plaintes éventuelles.

3. Capitalisez sur le succès de processus de paiement simplifiés

Facilitez le processus de paiement en offrant à vos clients une vue d’ensemble précise. Avec des factures claires et bien structurées, ceux-ci sauront aussitôt de quel service il s’agit et par qui il a été fourni. Vous pouvez aussi inclure un lien de paiement ou un code QR, pour permettre à vos clients de régler la facture en quelques clics de souris. Plus le processus de paiement est convivial, plus la confiance s’instaurera.

4. Minimisez le stress lié au suivi des factures et adoptez toujours le ton juste grâce à une gestion automatisée des débiteurs

Que faire lorsqu’un client est en retard de paiement ? Une bonne préparation est essentielle. Une gestion des débiteurs de qualité permettra souvent de régler la situation. Optez pour un système d’envoi automatique des factures et des rappels, non seulement pour optimiser le processus, mais aussi pour gagner du temps, car vous ne devrez plus vous charger manuellement du suivi administratif des paiements.

Il n’est pas toujours évident d’envoyer des rappels de paiement. Différents scénarios de communication vous aideront à adopter le ton juste en toutes circonstances. Par exemple, le logiciel Exact Online Gestion des débiteurs opte pour l’approche la plus adéquate en fonction de l’historique du comportement de paiement de chaque client. Pour vous en tant qu’entrepreneur, cela peut aussi permettre de réduire la charge mentale.

5. Envisagez de faire appel à un tiers indépendant

Et si des factures restent malgré tout impayées ? Dans certains cas, il peut être judicieux de vous adresser à un prestataire indépendant. L’objectif est alors par priorité d’obtenir le paiement. Mais attention, faire appel à un bureau de recouvrement est une démarche de dernier recours qui peut définitivement compromettre une relation d’affaires. Il s’agit d’une approche qu’il vaut mieux éviter, surtout vis-à-vis d’un client fidèle qui achète vos produits et services depuis des années. Comme toujours, mieux vaut évidemment prévenir que guérir.