Dankzij deze 6 tips is het eenvoudig innoveren

Als je besluit om te innoveren, dan is dat best een flinke stap. Goede software helpt je om die stap te zetten, maar hoe krijg je klanten én medewerkers mee in de beoogde digitale transformatie? Makkelijk, betrouwbaar en goedkoop facturen uitwisselen  

Ieder mens is geneigd om alles bij het oude te laten. We houden van een dagelijks ritme waardoor we weten waar we aan toe zijn. Vanuit die wetenschap kunnen we de mogelijke risico’s aardig overzien. Veranderingen verstoren onze behoefte aan zekerheid.

Of zoals onze collega Martin van Vliet het beschrijft: “Medewerkers weten niet wat ze gaan krijgen en ze voelen zich de kalkoenen voorafgaand aan kerst. Het is de grootste blokkade die kantoren ervaren: de weerstand van de mensen tegen verandering. Ze weten wat ze nu hebben en daar is (volgens hen) iedereen gelukkig mee. Ook de cliënt.”

Het lijkt hetzelfde, maar de mindset is compleet anders. Bepaal de doelstelling die je wilt behalen en ga vanuit dat punt kijken hoe je daar het beste kan komen. Kijk daarbij ook naar je eigen gedrag en ervaringen. Stel jezelf vragen, zoals: wat zijn de effecten van mijn gedrag op andere collega’s? Is mijn manier van werken de meest effectieve manier om aan een oplossing bij te dragen? Wat kan ik anders of beter doen? Iedere verandering begint bij het stellen van de juiste vragen.

Aan jou als werkgever de taak om je medewerkers hierin mee te nemen en ze zo goed mogelijk te begeleiden tijdens deze verandering. Besef dat de verandering voor je medewerkers gezien kan worden als een ravijn vol gevaren. In dat geval sta jij aan de ene kant van het ravijn en je medewerkers aan de andere kant. Jij probeert ze over te halen om naar jouw kant te komen, maar het enige wat je medewerkers zien is de afgrond voor hun neus. Daar ligt hun focus. Aan jou de taak om deze medewerkers vertrouwen te laten krijgen in de oversteek.

Natuurlijk zijn er altijd de medewerkers die gelijk enthousiast zijn. Gebruik hen als promoters van de verandering. M>ar bij je kritische medewerkers zul je eerst een brug moeten bouwen, ze laten merken dat ze gehoord worden en ze zo langzaam overtuigen. Je kunt dit doen aan de hand van de Change Curve. Zo ontdek je en begrijp je in welke fase zij verkeren. Anticipeer hierop, help ze en bouw zo die brug over het ravijn. Rijk ze de hand toe en realiseer je dat je af en toe weer moet terugschakelen. Daar is veel tijd en energie voor nodig.

Tip 1: Bereid je voor

Voorkom dat je oude ballast meeneemt naar nieuwe software en werk met een template voor de cliëntenadministratie. Zo kun je het geheel stroomlijnen. Deze manier van voorbereiden hielp Slooten van den Bogaart de overstap in slechts een paar maanden te voltooien.

Tip 2: Kies voor een gefaseerde uitrol

Start met een combinatie van klant en medewerker die het meest genegen en flexibel zijn om de digitaliseringsstap te maken, ofwel klanten en medewerkers die je zou kunnen aanmerken als ‘early adopters’. Neem bijvoorbeeld een combinatie van klanten die al digitaal aanleveren en de medewerkers die de boekhouding voor deze klanten verwerken. Creëer hiermee een eerste succesverhaal onder je medewerkers en onder je klanten en bouw van daaruit verder.

Tip 3: Blijf communiceren

Geef medewerkers al in een vroeg stadium inzicht in de visie van het kantoor (waarom doen we dit?) en benoem de voordelen die de digitalisering voor hen oplevert (welk verschil gaan we maken?).

En vergeet niet, medewerkers zijn net mensen. Ze luisteren niet naar alles wat ze horen en nemen niet alles waar wat ze zien. Laat staan dat ze er iets van onthouden of erdoor van gedachten veranderen. Om hun aandacht vast te houden, heb je verleidingskracht nodig. Deel droge informatie eens op een andere manier. Een persoonlijke video, een infographic of een webinar.

Tip 4: Organiseer een kennissessie

Wil je de volgende stap maken in de samenwerking met klanten? Plan een Exact Online kennissessie om alles te weten te komen over online samenwerken, hoe je jouw kantoorprocessen efficiënter kunt inrichten en hoe je de relatie met je klant naar een hoger niveau tilt. Samen inspireren en informeren we jouw medewerkers.

Tip 5: Deel duidelijke informatie

Uiteraard kan dit alles gepaard gaan met een meer ‘top down’ aanpak. Hierbij wordt directiever aangegeven dat verdere digitalisering nu eenmaal noodzakelijk is en dat klanten en medewerkers daarin mee zullen moeten gaan. Vaak schuilt het succes in de combinatie van verschillende manieren van benaderen.

Tip 6: Maak van je medewerkers ambassadeurs

Leid 1 of meerdere medewerkers op tot een zogenoemde ‘key users’. Die persoon is actief als ambassadeur voor de software en beschikbaar als vraagbaak onder de medewerkers, om zo het draagvlak onder de collega’s zo groot mogelijk te maken.

Tip 7: Leer van de ervaring van anderen

Profiteer van een praktijkvoorbeeld, zodat jij valkuilen eerder herkent en kunt voorkomen. In dit interview vertelt Edo Westerbeek van accountantskantoor MBS Benelux hoe zij de stap naar No hands accounting hebben gemaakt en hoe hij zijn medewerkers heeft meegenomen in de digitale transformatie.

Het Accountancy Resource Center biedt de ondersteuning die je nodig hebt om je ambities te verwezenlijken en bevat alles wat je nodig hebt om optimaal aan de slag te gaan met nieuwe software. Ook in de samenwerking met je klant.