Hoe Waterland Accountants papier van zich afschudt en zich richt op de toekomst

Het opvoeden van klanten om hun administratie digitaal aan te leveren kost een jaar. Een hele inspanning dus, maar die betaalt zich dubbel en dwars terug. Dat ervaren Toni Mayas en Jan Molenaar van Waterland Accountants (18 FTE). Lees hoe zij hun papieren kantoor hebben gedigitaliseerd en nieuwe diensten opgetuigd.

Samenwerking, geen hiërarchie

Toni, Jan, André Karregat en Corn Veerman hebben in het verleden samengewerkt. Nadat ze elkaar enige tijd uit het oog hebben verloren, vormen ze sinds twee jaar de directie van Waterland Accountants. Het kwartet wilden het totaal anders doen dan andere kantoren: volledig digitaal werken en onderlinge samenwerking, geen hiërarchie.

De werkwijze was nog traditioneel. Een groot deel van de klanten leverden hun administratie nog op papier aan, de verwerking ging handmatig. Waterland Accountants heeft veel energie gestopt in het volledig digitaliseren van de papierstroom en klanten geïnstrueerd hun administratie digitaal aan te laten leveren. “De kunst is om klanten zo op te voeden dat ze een complete administratie aanleveren”, zegt Toni.

Weet de klant wat ‘compleet’ inhoudt?

“Nee. Daarom sturen we de klant direct nadat hij zijn administratie heeft ingeleverd een lijst met ontbrekende documenten. Wij begrijpen dat het voor sommige klanten een hele omslag is. Daarom begeleiden we klanten en merken ze uiteindelijk dat het voor beide partijen tijdwinst oplevert.”

Financiële planning

Nu de administratieve lasten door digitalisering zijn afgenomen, zet Waterland Accountants ook nieuwe dienstverlening op zoals financiële planning, risico analyse, strategisch advies en het begeleiden van ondernemers met hulp van een groeicoach. “Traditionele financiële planning doe je normaal gesproken eens in de 5-10 jaar”, vertelt Jan. “Die dienst die wij ontwikkelen, voorziet in een jaarlijkse financiële planning als abonnement. Daar heeft de ondernemer veel meer aan. Doordat de cijfers centraal in het systeem staan, kun je de planning jaarlijks makkelijk aanpassen.”

Softwareadvies

Steeds meer klanten vragen om advies over bedrijfssoftware. Zo heeft Waterland Accountants recent een klant met succes geadviseerd om met Exact Online voor Productie te werken. Doorslaggevend was dat de accountant pakketkennis had en goed kon begeleiden bij de inrichting van de software. Toni: “Daarom gaan alle collega’s het certificeringsprogramma van Exact volgen. Zo kunnen ze klanten goed adviseren over de producten die voor hen mogelijk geschikt zijn en begeleiden bij de ingebruikname. Dat is cruciaal voor een succesvolle overstap op nieuwe software.”

Makkelijker werken

Waterland Accountants adviseert klanten om met Exact Online te werken. Zo hoeft het kantoor slechts kennis te onderhouden van 1 pakket. Veel klanten die werkten met andere boekhoudsoftware zijn inmiddels over. Die ervaren dat Exact Online makkelijker werkt dan hun vorige pakket, vertelt Jan. “We merken dat steeds meer klanten hun administratie dagelijks bijwerken, omdat ze dan nog meer up-to-date informatie krijgen.

Ook het klaarzetten van betalingen en het versturen van aanmaningen zien klanten als groot voordeel van werken met Exact Online. Ondernemers die werken met een boekhoudpakket dat al is gekoppeld met hun andere bedrijfssoftware, kunnen uiteraard met hun software blijven werken als de moeite van overstappen niet opweegt ten opzichte van de voordelen.”

Spaanse activiteiten

De komende twee jaar verwachten Jan en Toni dat het handmatige werk, zoals inboeken en controleren, verder is teruggedrongen. Momenteel loopt er een pilot om het handmatige werk dat er nog is te verplaatsen naar Spanje. Toni is Spaans en heeft bekwame vakmensen gevonden die de verzorging van het overgebleven handmatige werk doen. “

Dit is het begin”, vertelt Toni. “Als de proef succesvol blijkt en de kennis van Exact Online groeit, dan is het denkbaar dat de dienstverlening wordt uitgebreid door Spaanse ondernemers te bedienen. Die hebben hun complete boekhouding volledig uitbesteed aan een externe boekhouder. Exact Online kan overal ter wereld worden gebruikt, dus dat biedt kansen.

Toekomst

Jan: “We kijken uit naar de toekomst. Digitalisering en automatisering met onder andere Exact Online voor Accountancy geeft rust, inzicht en tijdwinst. Onze klanten krijgen de juiste begeleiding en advies via ons complete aanbod. Samen met onze klanten zien wij de toekomst met vertrouwen tegemoet.”